RPA&AI-OCRツールの併用で1,000時間分の作業短縮に成功

  • TOP
  • 導入事例
  • RPA&AI-OCRツールの併用で1,000時間分の作業短縮に成功
スターティアウィル株式会社

担当者様:飯田 氏,笹野 氏,齊藤 氏

  • 業種

    その他

  • 対象業務

    クラウド勤怠管理システムによる勤怠管理、書類のデータ化

  • 導入製品・サービス

    Robo-Pat,AI-OCR,RoboTANGO

  • 導入前の課題

    手作業でのデータ入力、データ確認に膨大な時間が必要だった

  • 導入の決め手

    直感的に使用できるRPAに魅力を感じ、データ入力やチェックの作業時間削減のためにRPAを導入!

  • 導入の効果

    勤怠管理業務では作業時間が半減、AI-OCRツールの活用で紙書類の電子化作業時間が80%短縮、情報収集業務で1,000時間分の作業時間短縮に成功!

目次

  1. Robo-Pat&RoboTANGOを導入したきっかけ
  2. RPAを活かした業務の内容
  3. VBAとRPAそれぞれの活かし方
  4. RPAの今後の課題
  5. AI-OCRツールを使った取り組み
  6. RPAやAI-OCRツールが活用する未来で必要なこと

Robo-Pat&RoboTANGOを導入したきっかけ

-まずはふたつのRPAツールを導入したきっかけを教えてください。


RPAを導入する前は、主にVBAを使っていました。しかし、VBAには専門知識が必要で敷居が高いイメージが強かったので、ある程度直感的に使えるRPAに魅力を感じたのです。トライアル期間はロボを作成せず、導入してから初めて取り組みましたが、これなら自分たちでもメンテナンスできると直感しました。2020年の4月から導入していますが、ちょうどスターティアグループ全体がデジタルシフトに舵を切ったタイミングだったので、上手く時流に乗れて良かったなと感じています。社内だけではなく社会全体もデジタル化にシフトしていくなかで、これからも安定した仕事を確保するためには、デジタル化をさらに進めていかなければならないと考えています。

RPAを活かした業務の内容

-現在、どのような業務でRPAを使っていますか。

最も使用頻度が高いのはクラウド勤怠管理システムで、週1回、10分程度使用しています。スターティアグループは500名以上の従業員がいるので、これまで勤怠管理がかなり大変でした。手作業で勤怠データの不備をチェックし、VBAの抽出データと照らし合わせていたのですが、今はRobo-Patを導入してからはVBAとRobo-Patを照合して問題がなければ完了という流れで、とても楽です。今まで丸1日かかっていた作業時間が半日未満に短縮され、ヒューマンエラーも確実に減って正確性も増しましたね。勤怠不備チェックにかけていた時間は少なくとも半分までには圧縮できていると思います。ロボ作成には数週間を要し、マニュアルや手順の考案にも苦労しましたが、作って良かったと感じています。

RPAは校正ツールとしても活用でき、Webの電子書籍出版サイトでは、発生した印税の計算を行っています。今までエクセルに自分の手で貼り付けていたデータは自動で反映されるようになり、二人がかりで行っていたダブルチェックも不要になりました。こちらも大幅に工数削減を達成しています。

VBAとRPAそれぞれの活かし方

-なぜVBAとRPAの両方を導入しようと考えたのですか。

VBAとRPAを使ってダブルチェックをすることで人の手が完全に空き、その手を使ってまた新しい業務ができると考えたからです。あと、VBAとRPAはアウトプットが一緒だとしても、フローは微妙に異なります。それぞれで自動抽出プログラムを実行し、ふたつの答えが合わされば、さらに信頼性が高まると考えました。

-ロボ化する業務とVBAを使う業務の棲み分けは、どのように判断していますか。

最初はなかなか判断が難しかったものですが、業務に使えそうと判断したロボであれば作成しています。これまでに4つか5つ、非アクティブのロボも入れたら8個ぐらい作成してきました。

-VBAやRPAを使って工夫している点があれば教えて下さい。

勤怠労務管理はVBAやRPAだけに頼るのではなく、開発担当者がGoogleでスプレッドシートを作ったり、メール機能を駆使したりしながら自動化を進めています。ダブルチェックは障がい者雇用枠で採用された従業員が担当していますが、多くの人が関わるのでフローとマニュアルをしっかりと作り込んでいます。そのため「分かる人が近くにいなくて、業務がなかなか進まない」ということがほとんどないように思えます。マニュアルがあるので、開発担当者以外の従業員もRobo-Patを使っています。

RPAの今後の課題

-RPAにはまだまだ改良の余地もあるかと思います。そのポイントを教えていただけますか。

私自身、テレワークを自宅で行うこともありますが、テレワーク時に作ったロボが会社でもきちんと動くのか、という不安があります。自宅のパソコンとサポートセンターで使うパソコンが違うとうまく連携されないことがあると聞いていますので、そこを解決していただけると、とても助かります。リモートでも使える仕様は最優先課題ですね。

-RoboTANGOはひとつのライセンスで最大5台の端末に対応できるのですが、今は共有パソコンのみを使用しているのでしょうか。

はい。複数端末に導入できても同時操作はできないので、衝突を避けるためにロボ用のパソコンを決めています。不具合が発生した場合、それを全員の経験値として共有したいというのも端末を限定している理由のひとつです。

AI-OCRツールを使った取り組み

-ここからはAI-OCRツール「DX Suite」との連携についてお伺いしたいのですが、今どのような業務に利用していますか。


主に使っているのは、管理部が使う書類のデータ化ですね。今までは手作業でエクセルにひとつずつ申込書や顧客情報変更届などのデータを入力していましたが、今はDX Suite で一括取り込みをして、書類を一枚一枚処理していくフローにしています。ファイルの名称付け作業では、DX Suite から出したリストの名前をPDFに自動反映してくれる、RPAとの架け橋になるロボットを作っています。申込書のデータ化は、多い時で月に約900件発生しますが、最終的な作業量は以前の20%ぐらいにまで落とし込めたような気がしますね。

あと書類の現物が手元になくても、AI-OCRツールにスキャンしたデータさえあればPDFで済むところも魅力ですね。現物の書類を触る回数が多いと、どうしても紛失や破損のリスクが上がりますが、DX Suite だとその心配がなく、セキュリティ面でも信頼性が上がりました。デスクを散らかすことなく、物理的スペースを確保する意味でも良い事づくめです。

-AI-OCRツールの他の活用方法があれば教えてください。

定期的にMFPの新規設置の報告書を紙から電子化するために、AI-OCRツールとRPAの両方を使用しています。

また、各業界の情報収集をすることで、マーケティングに役立てています。これまでは記事のタイトルやURLをエクセルにまとめていたのですが、RPAで一定期間の情報をサルベージし、自動的に圧縮しています。3万件もの情報のなかから、わずか30分で会社名と記事の見出しを拾ってくれるので、すごく便利です。これで作業時間を約1,000時間短縮できたと思いますね。ロボの作成自体は簡単で、半日ぐらいで完成しました。

RPAやAI-OCRツールが活用する未来で必要なこと

-最後に今後RPAやAI-OCRツールを使っていくうえで展望がございますでしょうか。


RPAもAI-OCRツールも非常に便利ですが、アナログな仕事は障がい者に回ってくる仕事でもあるため、RPAやAI-OCRツールが活躍するほど仕事が少なくなっていくわけです。そういう意味ではマイナス面もあります。ただし、これまでの仕事をRPAで構築するという価値が加わったため、仕事の価値は上がってきています。今後はRoboTANGOを使った切り出しをどんどん進めていきたいですね。

導入事例をまとめて
ご覧いただけます

皆様の状況に近い事例をお探しいただけるよう、導入事例をまとめた資料をご用意いたしました。業務効率化の成功例が知りたい方、RPAやAI-OCR導入の効果が知りたい方はぜひご活用ください。

まずはご相談

「何から始めたらいいか分からない」「自社に合った製品が分からない」「トータルの費用が知りたい」
「他社サービス・製品と比較したい」など、お困り事をなんでもご相談ください。

 お役立ち資料

 無料相談する