RPA導入で失敗しないための方法とは?

業務の効率化を図るために、RPAの導入を検討している企業担当者の方も多いことでしょう。そして、せっかくRPAを導入するのだから失敗したくないと考えている方も多いと思われます。今回は、企業で RPAを導入するにあたり失敗しないための方法を紹介します。

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知識

目次

  1. RPA導入までにやるべきこと
  2. RPA導入失敗例①RPAに向かない作業をRPA化させようとする
  3. RPA導入失敗例②どのくらいの作業時間を削減できたか数字で判断してしまう
  4. RPA導入失敗例③手段と目的をはき違えてしまう
  5. 導入済み企業から学ぶこと
  6. まとめ

RPA導入までにやるべきこと

RPAを導入する前に行うことは大きく分けて2つあります。
1つ目は関係者への根回しです。RPAを導入する部署やチームのメンバーにはもちろんのこと、その業務に関わる他部署・他チームのメンバーにもRPAを導入することやその目的について話しておくと、導入のみならず運用もスムーズに進みます。
2つ目は目標設定です。RPAツールに何をどれくらい任せるのか、それによってどんなことを実現したいのかを明確に決定します。この目標設定を行わずになんとなくRPAツールを導入してしまうと、「できた分だけ」の成果しか得られず、その結果として「RPAを導入したのにあまり効果がなかった」ということになってしまいかねません。

RPA導入失敗例①RPAに向かない作業をRPA化させようとする

RPAは全ての事務作業を代替できるわけではありません。RPAが得意なことはデータ入力や自動応答など、あらかじめ手順が決まっている定型的なものであり、なおかつ量が多い作業です。反対に、自動記述が含まれるものなど定型的でない作業は苦手です。そのため、時にはRPAに作業を任せるために人間が手作業を行なうこともありますし、全ての工程ではなく部分的にツールに任せる方が効率化できるケースもあります。RPAツールを導入する際には業務を洗い出し、RPAに向いているかどうか判断することが必要になりますが、さらにどのようにツールに任せるのかを検討することも求められます。

RPA導入失敗例②どのくらいの作業時間を削減できたか数字で判断してしまう

RPAツールを導入した際に、導入してしばらく経った際に費用対効果を算出することがあると思います。その時に注意したいことは、「RPAを導入してどれくらい作業時間を削減できたか」という数値のみに着目して費用対効果を算出してはいけないということです。RPAツールに仕事を任せるということは、単に定型的な作業を代替させることのみを指すのではありません。例えば、RPAツールに作業を任せることによって、従来それを行なっていた人間の手が空き、人間にしか判断できない業務が行えると考えるという視点もあります。このように人間とツールがうまく共存できる環境を整えることも、RPAを導入する際に必要なことの一つです。

RPA導入失敗例③手段と目的をはき違えてしまう

RPAツールに限らず、新しい手法やツールを導入しただけで「これでこの部署の問題は解決した」とばかりに満足してしまう人がいますが、これでは手段と目的をはき違えてしまいます。大切なことは、RPAを導入することで何の課題を解決したいのか、導入したことによって業務効率以外に実現できることは無いのか、です。RPAツールを導入した後には、必ずPDCAのC、つまり検証を行い、「RPAにこの業務を任せるのは適切なのか」「この部署やチームの業務で、RPAに任せる方が適切な業務はないのか」「RPAに業務を任せることによってどんなことができるようになったか」などについてレビューすることが必要です。

導入済み企業から学ぶこと

すでに大手企業を中心にRPA導入が進んでおり、それに伴って先行導入企業の失敗事例が公開され始めています。それらを見ると「全体戦略を描くことができず、『とにかくRPAを導入すれば業務効率化ができる』と考えてしまったこと」「作業を過剰にロボット化する部署とほとんどロボット化が進まない部署の乖離が激しい」「管理方法が曖昧だったために、担当者が異動すると混乱をきたす可能性がある」などが失敗として挙げられています。このような例を読んだ上で自社にも起こりうるのではないかと考え、チェックポイントとして検討することも失敗を防ぐためには重要です。

RPA導入に成功した企業の例はこちら

まとめ

RPAはただ導入すればよいというものではなく、導入前に「なんのために導入するのか」を検討し、導入後に「導入したことによってどんな変化があったか」をレビューすることが大切です。
ただ、いきなり全社的に導入を推し進めようとすると導入効果が測りずらいケースが多いので、部署単位・業務単位のスモールスタートを行う企業が非常に多いです。一見大変に見えるかもしれませんが、効率的に業務を行う上でこれらは重要なものです。RPAツールを無意味なものにしないために、導入の際にはこれらを忘れずに行い、業務効率を高めましょう。

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