経理業務をRPAで効率化！成功事例も合わせてご紹介

RPAは3段階に分類される

RPAツールは機能によって3つの段階に分類されており、経理業務を効率化する場合にはどのレベルのツールを導入するかを検討する必要があります。

まずクラス1のRPAは、3段階のうち最もベーシックなものを指します。RPAは決められたシナリオの通りに業務を処理することに特化しているツールです。経理や総務などのルーティンワークの自動化を可能にします。基本的にAIや学習機能は搭載されていないため、処理の工程が変わる際には手動で設定をしなおさなくてはなりません。
次にクラス2のEPAは「Enhanced Process Automation」の略で、RPAの機能を強力にしたツールです。RPAとは異なり、AIとの連携が可能になるため処理業務の幅が広がります。膨大な経理データの処理や非定型業務にも対応できるようになります。
最後にクラス3のCAは「Cognitive Automation」の略で、認知による自動化を意味します。認知とはつまり、搭載されているAIに学習機能があり、使用を重ねる過程で処理能力が向上するということです。CAは導入後に精度を増すRPAだと言い換えられるでしょう。正確さが求められる経理系業務に導入すれば頼もしい存在になります。CAクラスのRPAツールは自然言語学習・機械学習によりビッグデータ分析や個別処理に対応できるようになります。ミスが許されない経理業務の最適化を担うことができ、学習能力によって処理ルールの作成や意思決定も可能です。

このように、クラスによってRPAツールでできることは異なります。RPAツールで経理業務を効率化するために導入する際には、どのレベルで経理業務を最適化していくのかを明らかにしなくてはなりません。導入する際には、どのように経理分野の業務でRPAツールを活用するのかを検討しながら導入するクラスを決めると良いでしょう。

単純作業・定型業務の効率化

経理業務におけるルーティンワークの自動化により作業効率が向上します。
もしかすると、すでにエクセルマクロを活用して、経理業務の一部を自動化している場合もあるかもしれません。エクセルマクロとRPAはどちらもパソコン上の定型業務を自動化できる点では似ています。しかし、エクセルマクロの利用はエクセルをはじめとするMicrosoft製品に限定されます。一方、RPAはMicrosoft製品以外のソフトウェアやシステムで行う業務にも対応できます。例えば、書類のPDF化やメール送信の自動化も可能です。RPAとエクセルマクロを組み合わせれば、さらに複雑な作業も自動化できるようになるため、幅広い業務で作業効率の向上が実現できます。

人為的ミスの削減

RPAは設定された業務を正確にこなすため、人為的ミスの削減が可能です。
ヒトが作業をする場合、いくら注意していても疲労や集中力の低下により、誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。そのため、作業後に複数回の確認作業をすることも少なくありません。ミスが発生した場合は、担当者の負担や工数が増えますし、ミスが起こらなかった場合も、複数回の確認作業をする負担と工数がかかります。繰り返し行う定型業務が多い経理業務でRPAを導入すれば、ロボットが設定された手順にそって正確に業務を行うため、人為的ミスの削減と確認作業の回数を減らすことができ、経理担当の負担が軽減されます。さらに、会社のお金を管理するのでミスが許されない経理業務で業務を自動化することにより、経理担当の肉体的な負担だけでなく精神的な負担も和らぐでしょう。

コスト削減

RPAで経理業務を効率化すれば短時間で業務をこなせるようになるため、残業時間や人件費の削減が可能です。
もちろんRPAの導入にもコストはかかりますが、新たな人材の採用や人材育成のコストを考えると、RPAを導入した方がコストを抑えられる場合もあります。またRPAで人手不足を補えば、採用した人材が退職してしまうリスクもありません。ロボットは疲労することなく24時間365日稼働できるという点でも、人材を採用するよりもRPAを導入した方が、低コストで高いパフォーマンスを実現できるでしょう。

コア業務にリソースを割ける

定型業務をRPAに任せることで、経理担当はロボットでは対応できないコア業務に集中できるようになります。コア業務に注力することにより、生産性の向上も期待できるでしょう。また作業にかかる時間を大幅に短縮できるので、作業スピードもアップします。これにより作業納期を早めたり、作業量を平準化したりすることも可能になります。

経理分野でRPAを活用できる業務

株式会社I&Rビジネスアシスト

辻・本郷税理士法人

社会保険業務や給与計算業務を行う法人の事例です。

上記に挙げた手間を解決するために、RPAツールについてWebやセミナーで情報収集を開始。ロボットの作りやすさと操作性の良さからRPAソフトウェア「Robo-Pat」を導入し、給与計算業務の時間短縮に成功しました。
現在は給与計算業務にとどまらず、社会保険業務でもRPAの運用をスタート。業務の効率化や人為的ミスの軽減など、RPAの導入効果を感じています。
※上記事例はいずれもReiWorQのRPAソフトウェア導入事例です。その他の企業・業務での導入事例はこちらにまとめられています。
また、詳しい話を聞きたいという場合は、業務自動化関連セミナーで情報を収集することも可能です。

業務を洗い出し、RPA化する業務を選定する

まずは業務を洗い出し、RPAで自動化する業務を選びましょう。
業務を洗い出す際は、RPAで自動化するか否かに関わらず、全ての業務をリストアップすることからはじめると良いです。そうすることで、RPAを実際に使用してからRPAを活用する業務を広げやすくなります。

全ての業務を洗い出したら、RPA化する業務を選定します。RPAが得意とする業務は、定常業務や同じことを繰り返し行う業務、作業手順が明確な業務です。一方、ヒトによる判断が必要な業務やルールが整理されていない業務はRPAの導入には向いていません。自動化に適さない業務にRPAを導入すると、業務効率が下がったり、工数が増えたりする可能性があるので注意が必要です。業務の選定を行う際には、RPAに適した業務かどうかを考えましょう。また、導入の目的やRPA導入で期待する効果・目標を事前に決めておくと、業務選定がしやすくなるのでおすすめです。

自社で運用できるRPAを探す

自社のRPA導入目的や環境に合ったRPAツールを探しましょう。

RPAツールの選定ポイント

RPAツールを選定するポイントは「自動化したい業務に対応できるか」「カスタマイズが可能か」「導入形態」「操作性」「サポート体制」の5つをポイントとして検討すると良いです。
自動化したい業務に対応できるかを確認する際は、搭載されている機能だけでなく、自動化したい業務の規模に対応しているかどうかも確認するようにしましょう。
またカスタマイズ性は「汎用型」を選べば、自社仕様にカスタマイズできるので広範囲の業務で活用できます。拡張性の低い「特化型」は特定の部署で狭い業務範囲で使用する際におすすめです。

RPAの導入形態

RPAの導入形態には、自社のサーバやパソコンにRPAソフトウェアをインストールして使用する「オンプレミス型」とWebブラウザ上で操作する「クラウド型」の2つに分類されます。パソコン1台に対しRPAソフトウェアをインストールする「デスクトップ型」と自社サーバにRPAソフトウェアをインストールする「サーバー型」に分類される場合もあります。

オンプレミス型は自社システムと連携できるなど拡張性が高いです。しかし、システムを管理する人員が必要であり、初期費用も高額になる傾向があります。クラウド型は、比較的安価に導入ができ、導入後すぐに利用を開始できます。サーバやシステムを管理する必要がないのも魅力ですが、カスタマイズ性が低いので利用できる業務の幅が狭まります。デスクトップ型は、部門や担当者レベルで小規模なRPA導入が可能です。しかし、担当者レベルで導入する事によって属人化しやすくなるため操作方法を部門内で共有するなどの工夫が必要です。そして、サーバ型は大量のデータを管理できるため、大規模な導入に向いていますが、高額な初期費用がかかります。このように導入形態によってメリットとデメリットがありますので、自社の目的や環境に合わせて選びましょう。

自社で管理できるか

社内のエンジニアが不足している場合は、操作性が良く、メンテナンスがしやすいRPAツールを選ぶことも大切です。プログラミングの専門知識がなくても簡単に利用できるRPAツールを選ぶと、現場でも使いやすく、社内での浸透も早まります。

サポート体制

初めてRPAを導入する場合は、RPAを導入する業務選定やシナリオ作成などのサポートを受けられるRPAツールを選ぶと安心して利用できます。トラブルが発生した場合にサポートが受けられる時間帯なども確認しておくようにしましょう。

エラーが発生時の対処法を考える

RPAはロボットであるため、システム障害やバグが発生する可能性があります。このようなエラーが発生した際に、スムーズに対応できるように事前に対処法を決めておきましょう。

エラーが発生する原因には、ロボットを開発した時と実行した時の環境の変化が考えられます。例えば、業務フローの変化やパソコンのアップデート、アプリケーションの仕様変更、インターネット環境の変化などです。

このようなエラーが発生するケースを想定しながら対処法を決め、フローや対応手順をマニュアルに記載するなどして部署内で共有しておきましょう。情報システム部門の連絡先やRPA提供会社のカスタマーサービスに関する情報もマニュアルで共有しておくと、エラー発生時に誰でも迅速に対処できるようになり、被害を最小限に抑えられます。

また、エラーが発生したらRPAが停止した原因をメッセージで知らせたり、担当者にメールでアラートが送信されるようにしたりしておくと、迅速にエラーに対応できるようになるのでおすすめです。

スモールスタート

RPAは小規模で比較的手順が簡単な業務から導入しましょう。
プロジェクト単位などスモールスタートでテスト運用する中で、RPAツールの使い勝手やRPAの運用体制などを検証します。
RPAツールの仕組みや特性を理解し運用体制が整ったら、段階的に他のプロジェクトにも導入していきましょう。このようにスモールスタートで始めることで、失敗を防ぐことができます。