経理業務をRPAで自動化する!その際の注意点や実際の事例をご紹介

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知識

目次

  1. まずは確認!そもそもRPAとは
  2. 経理業務の中でRPAで自動化できるのは?
  3. 経理業務の効率化に成功した事例をご紹介
  4. 導入に失敗するケースは?

まずは確認!そもそもRPAとは

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略で、業務を自動化するためのツールやシステムを指します。経理をはじめとする事務業務の負担や人件費を軽減したい企業に検討・導入されています。

RPAができるのは設定されたプロセスを、設定された手順通りに処理することです。そのため、経理業務のように処理フローが定型化している分野に向いています。一方で、ヒトが考えて判断する業務や、経理処理においても通常とは手順が異なる業務には適していません。

また、RPAツールには機能によって3つの段階があり、経理業務を効率化する場合にはどのレベルのツールを導入するかを検討する必要があります。

まずRPAは、3段階のうち最もベーシックなものを指します。RPAは決められたシナリオによる処理に特化しているツールで、経理や総務などのルーティンワークを自動化します。基本的にAIや学習機能は搭載されていないため、処理の工程が変わる際には手動でセッティングをしなおさなくてはなりません。

次にEPAはEnhanced Process Automationの略で、RPAの機能を強力にしたツールです。RPAと異なるのはAIとの連携が可能になり、処理業務の幅が広がります。膨大な経理データの処理や非定型業務にも対応できます。

3段階目はCA(Cognitive Automation)と呼ばれ、認知による自動化を意味します。認知とはつまり、搭載されているAIに学習機能があり、使用を重ねる過程で処理能力が向上するということです。CAは導入後に精度を増すRPAだと言い換えられるでしょう。正確さが求められる経理系業務に導入すれば頼もしい存在になります。

CAクラスのRPAツールは自然言語学習・機械学習によりビッグデータ分析や個別処理により、ミスが許されない経理業務の最適化を担うことができ、学習能力によって処理ルールの作成や意思決定も可能です。

このように、機能によって異なるRPAツールを経理業務効率化のために導入する際には、どのレベルで経理業務を最適化していくのかを明らかにしなくてはなりません。導入する際にはRPAツールは本当に必要か、どのように経理分野の業務に活用するのかを検討する必要があります。

経理業務の中でRPAで自動化できるのは?

RPAは事務業務のルーティンワークに有効なツールで、経理の分野でも様々な業務を自動化できます。具体的には、たとえば下記のような業務をRPAで効率化できます。

<経理分野でRPAを活用できる業務>
・売掛金や買掛金の管理
・経費精算
・伝票データの入力
・帳票の作成
・固定資産の管理
・請求書の仕分け 
・入金データの照合 など

上記の業務はいずれも各社の経理担当が業務フローに基づいて行う定型業務になっているはずです。言い換えれば、正しい手順にで進めることが重要だということになります。そして、そのような仕事こそRPAを用いて効率化するのに最適です。

経理や財務、会計は企業の資金の動きを司り、他の業務よりもミスにシビアな領域です。定型業務に関してはRPAを使えば、ヒトよりも素早く、精度の高い仕事ができるようになります。定型業務が軽減されれば、経理担当はヒトの手でしかできない仕事に、より多くの時間を避けるようになるでしょう。

経理業務の効率化に成功した事例をご紹介

実際に経理分野でRPAを導入した事例を紹介します。企業の導入事例・活用事例を参考にし、自社にとって効率化できる業務がどのようなものなのか、検討していきましょう。

株式会社 I&R ビジネスアシスト

様々な取引先から経理・会計業務のアウトソーシングを引き受けている同社。経理・会計業務を通じて多くの会社を支援するために、ときには短納期での対応や膨大な経理処理を引き受けることがあり、無理な仕事につながりやすい環境がありました。

そのような状況を改善すべく導入したのが、ReiWorQのAI-OCRとRPAでした。結果としてクライアント1社あたり月1時間~2時間かかっていた作業時間を1社1分~30分まで短縮できたといいます。100社以上の経理業務での削減時間をまとめると、月間で約150時間にのぼります。

働き方の「無理をなくす」という観点から導入したAI-OCRとRPAで、仕事の「無駄をなくす」ことができ、社員の働き方への意識も変わってきたそうです。業務効率化による作業時間の短縮後は、社員1人1人がより付加価値の高い仕事に取り組む時間を持つことができました。

辻・本郷税理士法人

次は社会保険業務や給与計算業務を行う法人の事例です。同法人は従業員数1名から300名までの顧客企業に代わり、在籍社員の給与計算を代行しています。企業ごとに給与計算ルールが異なるうえ、以前はExcelデータを印刷し、管理システムに手入力していたため時間がかかっていました。

この手間を解決するために、RPAソフト「Robo-Pat」を導入し、給与計算業務の時間短縮に成功。企業ごとに異なるルールに合わせてRPAのスクリプトをアレンジし、精度の高い効果を得られたといいます。

現在は給与計算業務にとどまらず、社会保険業務でもRPAの運用をスタート。業務の効率化や人為的ミスの軽減など、RPAの導入効果を感じています。

※上記事例はいずれもReiWorQのRPAソフト導入事例です。その他の企業・業務での導入事例はこちらにまとめられています。

また、詳しい話を聞きたいという場合は、業務自動化関連セミナーで情報を収集することも可能です。

導入に失敗するケースは?

長年実行してきた手順を変えて、新しいソフトやシステムを導入することは簡単なことではありません。経理分野にRPAを導入する際には、ユーザーとなる経理担当に明確なメリットを感じてもらうことが大切です。経理担当にメリットを伝えられないまま、現場を置き去りにしてRPAを導入すれば、失敗につながる恐れがあります。

現場に受け入れてもらえなくなることのないように、月末や年度末といった経理担当が多忙になる時期を避けるといった配慮も必要です。現場から「必要ない」、「負担が増えた」と思われてしまうと、RPAの導入・運用は失敗してしまいますので、経理担当の都合に配慮してRPAの導入と浸透を図っていかなくてはなりません。

また、RPAを経理業務でうまく活用してもらうために、下記の3つのポイントをおさえましょう。

RPA導入の理由を説明する

正しい説明がなければ、現状の働きぶりに問題があると受け取られる恐れがあります。RPAの導入はあくまで経理メンバーの負担軽減を目的とし、業務の効率化を目指すものだということをあらかじめ伝えておくべきです。

RPAにできることを説明する

RPAの機能を説明し、経理メンバーに理解を深めてもらうとともに、現場のニーズを引き出します。現場の課題を発見・解決するために、RPAにできることを丁寧に説明することが大切です。

業務改善意識を共有する

RPAによる業務改善は現場で推進・実行するものです。経理の分野でRPAがうまく活用されるように、業務を改善する意識を持ってもらった状態でRPA導入のタイミングを迎えてもらうようにしましょう。

上記のような働きかけができれば、RPAは経理業務を効率化するものとして、その力を発揮できるはずです。現場の事情を考慮しない手順で進めれば、どんなに高機能なRPAも導入が失敗する恐れがありますので、注意が必要です。

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