RPAで事務業務を効率化!事例や活用方法をご紹介

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知識

目次

  1. RPAと事務の親和性
  2. RPAとは?
  3. 事務業務にRPAを活用するメリットとは?
  4. 効率化できる事務業務とは?
  5. 事務業務の活用事例を紹介
  6. まとめ

RPAと事務の親和性

RPAを導入する際、職種で言うと事務作業を行う管理部や人事部や総務部や経理部と呼ばれるバックオフィス業務での活用が進んでいます。事務業務とRPAとの親和性は高く、繰り返し発生する反復作業やルーティン作業にRPAは向いています。人間であれば日によって体調が万全な時や不調な時もありますが、ロボットは常に決まった動きを行うので作業の処理スピードや結果が体調によって左右されることはありません。そんなRPAを事務の方が利用する際のメリットや実際の活用方法をご紹介します。

RPAとは?

RPA(Robotic Process Automation)とは、パソコン上で行う作業や業務を自動化させるためのツールの事です。人間が行う作業手順をRPAに覚えさせるための設定を行い、ロボットとも言われるRPAは決められた作業が完了するまで動きを止めずに実行・処理します。ロボットを作成したり動かすためにわざわざエンジニアを雇う必要はなく、基本的に社内でその作業に携わる方がロボットを作成・運用する方法が促進されています。現在普及しているRPAツールは、WinActor(ウィンアクター)、UiPath(ユーアイパス)、Robo-Pat(ロボパット)などがあります。

事務業務にRPAを活用するメリットとは?

RPAは幅広い業界に適しており、特に事務業務へのRPA導入は有効です。向いている事務業務や、実際の事例を紹介する前に、まずはRPAを事務業務に導入するメリットを3つ解説します。

業務効率化

多くの業界では、RPA導入で大幅に事務業務の時間を削減しています。RPAは24時間稼働できるので、夜間を含めRPAと人の分業も可能です。単純な事務業務はロボットが、営業や販売などコミュニケーションが必要な業務は人が対応するなど、事務業務の効率化を目指せます。

コスト削減

大手から中小企業、自治体、病院など、多くの組織は経費削減を目指しています。RPA導入で、人件費や交通費などのコストを削減できる点も、RPAの大きな導入ポイントでしょう。地方や海外などに支社が多い企業は、全社でRPA導入を進めると、より多くのコストを削減できます。

ヒューマンエラー予防

RPAは一定のルールで事務業務を行うため、ミスが起こりにくいツールです。経理や総務、発注業務など、大量のデータをマニュアル通りに処理する事務業務では、RPA導入でヒューマンエラー予防の効果を実感できるでしょう。

効率化できる事務業務とは?

RPA導入で効率化できる、事務業務の導入事例を紹介します。RPAを他システム・ツールと組み合わせることで、より大きな効果が得られる場合もあります。

情報が電子化された事務業務

RPAは、電子化されたデータ処理が可能です。ラベルや宛名など紙に書かれた情報や、PDFやJPEGなど画像資料は、RPA活用前に電子化する必要があります。OCR(光学的文字認識)を用いて文字を読み取り、文字コードに変換する作業を行います。紙ベースのデータが多い場合は、OCRを導入してRPAと併用することも検討しましょう。
参考:【OCRとは?】RPAと組み合わせて業務効率を大幅改善!

マニュアル・ルール化された事務業務

RPAはAI(人工知能)とは異なり、自ら学ぶことができないため、判断を伴った事務業務には向いていません。RPAは、作業手順や判断基準が明確で、ルール化された事務業務への導入がおすすめです。俗人化していた事務業務があれば、RPAを最大限活用できるよう、マニュアルを作成するなどの工夫が必要です。事務業務の手順をルール化することが、RPA導入を成功させる秘訣です。

反復作業・定期的な事務業務

RPAはマニュアル通りに事務業務を行うツールのため、反復作業や定期的に発生する事務業務に最適です。手作業ではヒューマンエラーが起こりやすいですが、RPAは自動化するためミスが起こりにくく、事務業務の品質向上を目指すことができます。定期的な事務業務はロボットに任せ、人間はよりクリエイティブな仕事に集中する環境をつくりましょう。

就業時間外の事務業務

製造業などでは、夜間に工場を稼働させている場合があります。RPAも24時間稼働できるツールなので、就業時間外の事務業務にRPAを導入できます。例えば、翌日使用するリスト作成を、退社前にRPAに指示しておき、翌朝出社するまでに完了させることが可能です。他にも、就業時間外に受信したメールにRPAが自動返信するなど、さまざまな事務業務に活用でき、RPA活用の導入事例も豊富です。

具体的な業務の事例

  • 売掛金/買掛金の管理
  • 勤怠/経費の確認
  • 伝票データの入力/転記
  • メールの送受信
  • リストの作成
  • レポート/資料作成
  • 顧客情報の管理
  • ファイルのダウンロード
  • 求人の応募者管理
  • Twitterの口コミ検索 等

事務業務の活用事例を紹介

RPA導入に失敗しないためには、他社事例を参考に、RPAを導入する事務業務を検討しましょう。事務業務にRPAを導入した事例を紹介します。

RPA活用事例①【売掛金/買掛金の管理】

経理では、売掛・入金、買掛・支払いの事務業務にてRPA導入ができます。承認作業は人の手で行い、リスト照合や消込などの事務処理をロボットで自動化するなど、RPAと人が分担する事務業務の事例が多くあります。他にも、固定資産の管理、伝票や決算書、各種手続き書類の作成など、経理の事務業務にて、RPAを導入した事例があります。

RPA活用事例②【勤怠/経費の確認】

人事では、勤怠や経費確認などの事務業務に、RPAを活用した事例があります。エクセルにまとめた各拠点の勤怠・経費データを、RPAが管理システムに自動登録します。手作業で入力する必要がなくなり、ヒューマンエラーが削減できます。拠点や社員が増加しても、担当者の負担は変わらないなどのメリットも。残業時間の削減にも繋がるRPAの活用事例です。

RPA活用事例③【メールの送受信】

業界や部署を問わず、RPA導入に向いている業務は、メール送受信です。請求書のメール送信では、件名・本文入力、ファイル添付、送信などの手順をRPAに記憶させ、自動送信できます。また、受信メールの添付ファイルを、RPAで自動保存するなどの事務業務にも向いています。特定の単語を含むメールに、事務処理を行うようにRPAを設定できるので、メールの送受信でRPAを導入した事例はたくさんあります。

RPA活用事例④【リスト/レポート/資料の作成】

営業やマーケティングでは、定期的にリストやレポートを作成するでしょう。これらの事務業務は、RPA導入で効率化できる事例だと言えます。インターネットで企業情報を検索してリストを作成したり、営業結果の集計をしたりと、RPAが事務業務をサポートします。週報や月報、ログレポートなど、定期的な事務業務との相性も良いです。

RPA活用事例⑤【顧客/応募者情報の管理】

営業の顧客情報や、人事の応募者管理にも、RPAが適しています。名前や所属、連絡先など決められた情報を、管理システムへ手作業で入力・転記する事務業務は、手間がかかるだけではなくミスも多くなるため、RPAで自動化すると業務効率化の効果を実感できます。一般企業だけではなく、病院などの医療分野、自治体などでも、顧客情報の管理にRPAが導入されています。

RPAを活用して事務業務を効率化する方法を紹介しました。RPA活用の導入事例を目安として、自社に最適なRPAの活用方法、成功事例を見つけてみてください。

まとめ

事務とRPAとの親和性について述べてきましたが、事務業務に携わる方が急に辞めてしまい人材不足になったり、人材を募集して集まらなかったりしても、RPAがいれば代わりに作業を行ってくれます。また、通常業務をこなすことで時間が過ぎていたとしても、RPAのロボットを活用することですき間時間が生まれ、人間が考え判断する仕事・作業に手を回すことができるようになります。自社でもRPAが活用できると考えている方は、様々なツールや代理店がいるのでセミナーや勉強会などで進め方を詳細に調べることをおすすめいたします。

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