RPAで事務業務を効率化!事例や活用方法をご紹介

2020年は、新型コロナウイルスの感染拡大防止のために在宅勤務やリモートワークが大幅に押し進められました。そして、多くの人が会社に集まれないデメリットをカバーするべくさまざまな業務改善ツールに注目が集まりました。RPAもそのうちの一つです。RPAは個人利用、もしくはビジネスの場では2017年頃から大企業や自治体を中心に導入されていましたが、この年を機に中小企業からも注目が高まりました。RPAを始めとした多種多様なツールを併用しながら、効率的な働き方を定着させていく潮流は、2021年以降も続くでしょう。今回は、RPAの導入によって実際に業務が効率化されるのか、どんな業務に効果を発揮するのかなどを導入事例を元にわかりやすく紹介します。

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知識

目次

  1. RPAによる業務効率化が話題に?!
  2. 【事例紹介】RPAツール導入で業務効率化ができた企業
  3. RPAツールの可能性と今後の業務
  4. まとめ

RPAによる業務効率化が話題に?!

RPAによる業務効率化の事例を見る前に、RPAの基礎的な知識を簡単におさらいしておきましょう。

そもそもRPAとは何か

RPAとはRobotic Process Automation(=ロボットによる過程の自動化)の略です。オフィスワーカーが通常、パソコンで行っている作業や業務を自動化できるツールを指します。

なぜRPAが注目されているのか

近年RPAが注目されているのには、いくつかの理由があります。

業務効率化

RPAはまず、「ロボット作成」と呼ばれる、人間が行っていた作業をロボットに記憶させ、ロボットを稼働することによって作業を代行させる仕組みです。これにより、RPAを活用すれば大量の作業をミスなく行えますので、大幅な業務の効率化が期待できます。

人材不足の解消

日本はすでに労働人口の減少が始まっており、どの企業も人材不足の状況が続いています。そんな状況をカバーする方法の一つとして、RPAが注目されているのです。RPAに業務を担当させることで、人を雇用する以上の生産性効率を目指すことも可能です。

生産性の向上

RPAに業務を任せたことによって生まれた時間を創造性の高い業務やコア業務に当てることにより、個人のみならず部署や会社全体の生産性を向上を図ることができます。

RPAで効率化が図れる業務範囲と具体例

ここで注意したいのは、RPAを導入すればどんな業務も効率化を図れるわけではないということです。RPA導入のメリットや効果を感じられる業務、RPAに向いている業務は限定されています。

その前に、まずはRPAを導入してから実際に稼働するまでの一連の流れを確認しておきましょう。

まず、会社や部署の業務洗い出しを行い、全ての業務を可視化できるようにします。そしてその中からRPAで自動化できる業務をピックアップします。次に、RPAのロボットを作成し、対象業務の一連の流れを覚えさせ、シナリオを作成します。最後に、ロボットを実際に稼働させれば、RPAが業務を代行します。この一連のプロセスを経ることにより、RPAを効果的に活用し、費用対効果を高めることができるのです。

このように、ロボットに「業務を覚えさせる」必要があることから、RPAには手順が決まっている業務が向いているといえます。これらの作業は、大量の業務をミスなくこなさなければならないため、人が行うのは大変です。これらの作業に対してRPAを導入することで、その価値を大いに実感できるでしょう。

具体的には顧客管理業務に付随するデータ入力やコピー・ペースト作業、顧客対応業務に付随するメールや問い合わせの自動応答、レポート作成業務に付随するデータの自動抽出・集計からの資料作成業務などが挙げられます。導入事例集から具体的な部署名を挙げると、総務・人事・経理など事務作業の多いバックオフィス部門が多く見られます。また、導入されている業界は製造業・不動産・病院・自治体など多岐にわたります。

【事例紹介】RPAツール導入で業務効率化ができた企業

それでは、具体的にRPAを導入し、業務効率化を実現した企業の成功事例を見ていきましょう。

事例1 株式会社アルバイトタイムス様 WEBサイト更新作業

・業界:人材サービス業
・企業名:株式会社アルバイトタイムズ様
・課題点:ウェルネス情報メディアサイト「Design me」の更新を担当しています。更新作業の際、YouTubeやSNSなどさまざまなプラットフォームを横断しなければならなず、煩雑だと感じていました。
さらに、更新作業は最初は1日に1本程度だったのですが、現在は7本にまで増加。それに加えて関係者へメールを送信しなければならなくなり、手が回らなくなってしまいました。
・導入ツール名:RoboTANGO
・導入後の効果:RPAの導入により、毎月のWEBサイト更新作業の作業時間を20時間削減できました。また、RoboTANGOを校正ツールとしても活用しています。

事例2 株式会社イーエムネットジャパン様 転記作業、チェックリスト作成作業、レポート作成作業等

・業界:広告・メディア業
・企業名:株式会社イーエムネットジャパン様
・課題点:オンライン広告代理店事業として、クライアントのニーズに応じて営業から広告の運用、分析までを行っています。複数の部署にまたがって同じ内容の転記作業が発生しており、定型的な作業を効率化できないかと考えていました。
・導入ツール名:Robo-Pat
・導入後の効果:例えば、営業部門で作成しているテレアポ先のチェックリスト作成につては1人あたりの作業時間が毎日30分~1時間削減されました。レポート作成業務には、これまで30分かけていたのが自動化で0分になりました。営業部においては、合計で1日100時間分の業務時間を削減しました。

事例3 エイレント株式会社様 問い合わせ対応の自動化、売上見込み報告の作成等

・業界:レンタル業
・企業名:エイレント株式会社様
・課題点:全社を挙げて業務改革活動に取り組んでおり、業務改善の必要性を感じていました。特に経営層はITの活用やマーケティングの強化を通じた生産性向上を重視していたため、当初は経理業務を改善しようと計画していたところ、RPAの存在を知りました。
・導入ツール名:Robo-Pat
・導入後の効果:約20のロボットを作成し、Excelと基幹システムの連携や売上見込み報告の確認を行うシナリオを作成。これらにより合計で400~450時間の業務時間を削減できました。

RPAツールの可能性と今後の業務

ここからは、RPAツールの将来における可能性を見ていきましょう。具体的には、どのような業務にRPAツールが関わってくるのか、それに伴って今後RPAが担当できる業務に変化が訪れるのがなどを紹介します。

現在最も期待されているのは、RPAとAI、RPAとIoT、RPAとETLなど、RPAと他のツールやシステムを組み合わせることにより、RPAの適用業務の幅が拡大することです。

AIは人工知能としておなじみの概念であり、特徴は機械学習によって人間の複雑な思考を学習できることです。IoTは「Internet of Things」の略で、モノとインターネットが接続されることにより、さまざまな活動を便利に効率化できるようにすることを目指すものです。また、ETL(Extract・Transform・Load)の略で、企業内のさまざまなな「システム間のデータ連携」を効率的に行うためのツールです。

すでに、いくつかの企業でこれら複数のツールを組み合わせることにより、さらに高度な業務を可能とするソリューションが提供されつつあります。

例えば、RPAの代表的なツールであるUiPathがIoTベンダーと共同で、新型コロナウイルス感染者の濃厚接触者を瞬時に特定する仕組みを提供しています。具体的には、従業員が感染者と判明した場合、RPAが該当者の情報をIoT-HUB上で検索し、特定します。するとオフィス内の親機とその圏内で検出された子機のデータから、対象者と接触した可能性の高い従業員の一覧が自動的に作成される仕組みです。

そのため、これまでは接触の可能性が高い人たちに時間をかけてヒアリングをすることで濃厚接触者を特定していた作業が数分程度で済みます。

このように、RPAと他のツールやシステムを組み合わせることにより、より複雑で創造的な業務を行うことが期待されています。さらに将来的には、分析や改善・意思決定とといった創造的な業務を担えるRPAが登場するのではないかとも予測されています。

まとめ

RPAによって効率化できる業務や、実際の活用事例がお分かりいただけたでしょうか。RPAは難しそう、導入したとしても使いこなせるか分からない、自動化業務選定が大変そうなどの理由から、まだRPAを導入していない企業は多いはずです。さらに、大企業がRPAを導入して数年経っているため失敗事例も聞かれることから躊躇しているというケースもあるでしょう。

しかし、労働人口の減少や業務効率化は避けて通れないものとなっています。このことから、あなたの企業や部署がRPAを導入する日は近いかもしれません。

今回は事務業務の効率化について詳細に解説いたしました。ここまで読んでいただいた方の中には、RPAに興味を持っていただいた方もいるかと思います。
そこで、当サイトではRPAの導入検討に対し、絶対に失敗しないRPAツールの選び方についてまとめた記事もご用意いたしました。
RPAをご検討されている方は、ぜひご確認ください。

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