この記事を書いた人

櫻澤佑季(さくらざわ ゆき)　

スターティアに営業として入社後、同年グループ会社のスターティアラボにて約300社のホームページのコンサルティングを担当。 2018年事業部の分社化によりMtame(エムタメ)に転籍。2019年よりスターティアレイズにてマーケティングに従事。

RPAを導入する4つのメリット

まずはRPAを導入するメリットについて、4つのポイントを解説します。

メリット①　作業ミスの予防

RPAを導入することで反復業務を自動化し、人の手で作業する際のミスを防ぎ、無駄を省くことが可能です。例えば、エクセルシートに記載されている内容を管理システムに転記する作業では、同じ作業を繰り返し行うことになるので、エクセルシートのセルを一行見間違えて入力してしまう、ということが起こりえます。RPAを利用することで、参照するセルを間違えることは無くなりますので、作業ミスや修正作業の必要が無く、システムに転記することが可能となります。

メリット②　人件費（コスト）の削減

2つ目のメリットはRPAで業務を自動化することにより、人材の雇用に必要だったコストを削減できる点です。例えば、1ライセンス月額5万円のRPAツールだと、月に20日・1日8時間稼働させたとした場合、時給が312円になります。さらに、人は辞めてしまったりその日のコンディションによって集中力が変わってきますが、RPAの作業は一定でブレがありません。一度ロボを作成すれば、安定して業務を遂行してくれます。

メリット③　業務改善と業務効率化

業務改善・業務効率化はRPAが真価を発揮することで得られるメリットです。専門資格を持つ人材の業務時間が単純作業だらけになっているという場合はRPAを導入し、業務効率化をはかってください。また、定例業務を外注している場合はRPAを活用し、業務を内製化することも可能です。

メリット④　人材不足の解消

RPAの導入メリットに関する事例・資料に多いのは人材不足を解消した事例です。その理由はRPAのロボットがレギュラー作業を自動化し、人の業務時間が削減されるため。人材不足を解消するためにRPAを導入するのも1つの方法です。

導入する際の注意点

次にRPA導入のデメリットについて、具体的なポイントを解説します。

デメリット①　システム障害による業務停止リスク

1つ目のデメリットは、RPAを導入後、システム障害が発生した際に業務が停止するリスクがある点です。業務を自動化しているRPAがストップすると業務全体が停止する恐れがあります。RPAは複数のシステムやアプリケーションを連携しながら作業を行うことができますが、連携しているシステムにアップデートが生じた際、RPAの処理が停止してしまったり誤作動を引き起こしたりなど、トラブルにつながる可能性があります。予期せぬトラブルが起きた際の対処法は考えておきましょう。

デメリット②　情報セキュリティへの不安

RPAに単純作業を任せるために、様々な情報の入力が必要です。システムやアプリケーションのログインを伴う業務をRPAに設定すると、IDやパスワードも記録されるため、第三者による不正アクセスされる可能性はゼロではありません。RPAを導入する際にはセキュリティ面を整備しなければ、懸念事項が増えてしまうというデメリットがあります。

デメリット③　誤った作業を繰り返すおそれ

RPAのロボットを作成する際、作業の入力を間違うと、RPAは誤った作業を反復することになります。RPAは自動化された業務を自分で修正することができないので、ロボット作成時には注意が必要です。作業を実行する前にテストを行い、問題がないか確認することが重要になってきます。また、関連するシステムやアプリケーションのアップデート情報は常に確認し、RPAフローに影響を及ぼさないかを確認する必要があります。

RPAにはデメリットとなるポイントもあります。上記のデメリットを解消するため、次のポイントに注意しましょう。

デメリットに対する対策と注意点とは

まずは部分的な業務から自動化する

RPAを導入する際には、部分的な業務自動化からスタートしましょう。既存システムとの連携も含め、業務全体に支障がない部分的業務からRPA活用を開始することがポイントです。
注意点としては、業務の1~10までいきなりRPAで自動化させようとする方がいますが、途中で挫折してしまう傾向にあります。小さな成功を積み重ねることで大きな業務の自動化ができるようになりますので、部分的な業務から始めましょう。

パスワードを見せない設定をRPAにする

RPAを活用する際、セキュリティ面でのデメリットに不安があるなら、RPAにパスワードを見せない設定をしましょう。これにより、RPAのセキュリティ面でのデメリットを軽減できます。注意点としては、RPAに記憶させたパスワードに変更があった場合、元々のパスワードを忘れてしまったり、わかる人が退職してしまうことで野良ロボットになってしまうこともあります。RPAで自動化できたからと言って、業務の引継ぎを行わない、仕事の流れを説明しない、ということは避け、情報共有を徹底しましょう。

RPA導入前に課題や目的を明確に

ロボットに正しい作業を入力するために、RPA導入前に課題や目的を明確にする必要があります。時にはRPAでの作業自動化よりも制度見直しで解決すべき課題もあるでしょう。RPA導入前にはRPAでどの業務を改善・効率化したいのか検討してください。注意点としては、導入前から横展開を想定し、一人でプロジェクトを走らせないことがポイントです。相談相手がいることで解決できる問題もありますし、社内で導入して良かったと思ってもらうためには業務時間の削減に加え、どのくらいの人が利用しているかというのもポイントになります。

導入前に押さえておきたい3つのポイント

最後にRPAツールを導入する前に押さえたいポイントを解説します。

RPAツールの得意な業務範囲

得意業務①　ルール化しやすい業務

RPAツールはルール化しやすい業務─つまり、定例業務の自動化を得意としています。規則にそって、進行できる業務にRPAを導入しましょう。

得意業務②　反復業務

RPAツールは反復業務の効率化にも効果を発揮します。単純作業を何度も繰り返す工程ではRPAを活用しやすいでしょう。

得意業務③　ロボットが自動化できる業務

RPAツールは作成されたロボットが業務を進行します。複雑な判断が必要ない作業を得意とします。

RPAツールの種類

タイプ①　デスクトップ型（RDA）

デスクトップ型RPAとは、RPAツールをPCにインストールし、デスクトップで使用するタイプのRPAです。RDAとも呼ばれ、小規模なRPA活用に向いています。

タイプ②　サーバー型（サーバ型）

デスクトップ型RPAとは、RPAツールを社内サーバーで稼働させるRPAツールです。社内にある複数のPCでRPAを稼働させたいという場合に有効です。

タイプ③　クラウド型

クラウド型RPAとは、クラウド上のRPAツールを使用するものです。ネットワークでつながる端末であれば、どこでもRPAを作業させることができるため、大規模でのRPA活用に向いています。

RPAツール導入後のサポート体制

RPA導入後、RPAを長期的に活用し、安心してメリットを実感するため、導入後のサポート体制を確認しましょう。具体的なポイントは下記の通りです。

・RPAサポート専用ページや問い合わせフォームはあるか
・RPAサポート担当と連絡がつきやすいか
・RPAサポート担当者はツールに詳しいか

特にRPAツールを初めて導入する場合は、サポート体制が充実しているRPAツールを選び、RPA導入にメリットを実感できるようにしましょう。

全体の計画を立て、社内体制を整える

RPA導入が決まったら、社内準備も必要です。いきなりRPAを導入して社内が混乱しないように、導入メリットや活用事例、導入後の活用計画を共有し、社内体制を整えましょう。

まとめ

今回はRPAのメリットとデメリット、導入時に注意するポイントについて解説しました。RPAは様々な業務を自動化するツールとして、近年導入事例が増加しています。 この記事を読み、RPAを導入してもいいかもしれないと思った方もいるかと思います。 当社ではそれぞれの企業様にあったRPAツールと導入サポートをご提供しております。また、おすすめのRPAツールを比較解説しているページもご用意しております。