RPAのメリット・デメリットを解説

RPAとは？背景も踏まえてご説明

近年多くの企業で、業務効率化や業務プロセスの管理ツールとして、RPAがブームです。事務業務の効率化を目指して、RPA導入を検討している方や、RPAのメリット・デメリットを把握したい方も多いのではないでしょうか。RPA導入のメリットをお伝えする前に、まずは「RPAとは何か」を簡単にわかりやすく解説します。

RPAとは？

RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットが業務プロセスを自動化することを指します。RPAの類似ツールに、パソコン操作を自動化する「RDA（Robotic Desktop Automation）もあります。

RPAの自動化レベルが3段階で、現在のRPAツールは定型業務に対応できる「クラス1」が主流です。「クラス2」ではAIの活用で非定型業務の一部を自動化し、「クラス3」では高度なAIを活用して意思決定までを自動化します。PRAは、サーバー型とデスクトップ型の2種類があり、OCRやAIなどと組み合わせて使用できる点がメリットです。

参考：「RPAとは？種類から導入事例まで網羅的に解説」

なぜ注目を集めているの？

少子高齢化による人手不足が問題となり、働き方改革が進むなか、RPAは業務プロセスの改善や、各作業を自動化できるとして注目を集めています。人の手で行っていた作業をRPAで自動化することで、時間や人件費などのコスト削減に繋がる点がメリットです。

マクロ・AIとの違いは？

マクロは、Excelなどで活用される、コンピュータで自動化する機能です。Excelでは、VBAというプログラミング言語を使用し、マクロで作業を自動化できます。

AIは「Artificial Intelligence（人工知能）」の略です。RPAと比較すると、RPAはマニュアル通りに作業するのに対し、AIは判断や学習能力がある点が特徴です。

参考：「RPAとエクセル VBAやマクロとの違いは？」「RPAとAIとbotの違いとは？」

RPAに任せることが望ましい業務

RPAは、業務プロセスがマニュアル化している作業や、単純作業に活用できる点がメリットです。具体的には、下記のような業務にRPAを導入すると、業務効率化のメリットを実感できるでしょう。

＜RPAに最適な業務例＞

• データ入力／転記／照合
• リスト／レポート／資料作成
• メールの送受信
• 検索エンジンからの情報収集
• ファイルのダウンロード
• 顧客情報の管理
• RPAのメリットとデメリットとは？

RPAのメリット

＜業務効率化＞
RPA導入の最大のメリットは、「業務効率化」ができることです。RPAは24時間稼働できるため、人間以上のスピードで業務を行います。RPAで業務効率化すると、人件費などのコスト削減や、人材不足の解消にも繋がることがメリットです。

＜ヒューマンエラーの予防＞
RPAの導入は「ヒューマンエラーの予防」にも効果があります。ロボットが決められた手順で正確に作業するため、RPAはミスが起こりにくい点もメリットです。

＜コーディング知識が不要＞
RPAはITツールでありながら、「コーディング知識が不要」な点も大きなメリットです。RPAツールにより多少の差はありますが、エンジニアでなくでも、ロボットを作成できる点がRPAのメリットでしょう。

RPAのデメリットと対応策

＜導入コストがかかる＞
RPA導入の弱点としては、「導入コストがかかる」ことでしょう。初期費用やRPA専用パソコンの用意などにコストがかかることもあります。サーバ型のRPAツールは、専用パソコンが不要な点がメリットなので、検討してみてください。

＜指示を誤ると、誤った作業を繰り返す＞
RPAは作業指示を誤ると、「誤った処理の反復作業」を続けてしまいます。RPAはマニュアル化された業務を自動化するツールのため、正確な手順でロボットを作成し、定期的に手順を確認することでリスクを予防しましょう。

実際にRPAを選ぶ時のポイント

RPA導入後に思わぬ問題点や弊害が発生し、失敗事例となる事態は避けたいものです。RPAのメリットを活用するために必要な、RPAツール選定時のポイントを3つ紹介します。

RPA導入の目的に合うか

RPAで自動化したい業務を選定し、導入目的に合うRPAツールを検討しましょう。RPAのメリットを実感するためには、業務プロセスを改善したり、外部委託していた業務を内製化したりする必要もあるでしょう。自社のガバナンスやコンプライアンスなども確認し、セキュリティにも考慮したRPAツールを選びましょう。

現場主導でロボット作成できるか

RPAは業務担当者が主導となり、現場でロボットを作成できる点もメリットです。IT部門に任せるのではなく、実際の業務を理解している担当者がシナリオを作成することで、RPA導入後の微調整にも対応できます。各RPAツールでは、他社の導入事例や失敗談がシェアされているので参考にしましょう。

トライアルできるか

WinActorやUiPathなど、多くのRPAツールでは無料トライアルがあります。本格導入前には、RPAの導入目的に合うか、現場主導でロボット作成できるかを確認しましょう。RPAのトライアル期間に勉強会などに参加すると、RPAの活用方法を図解で説明してくれる場合もあります。RPAのトライアルでは、操作性やコストとのバランスを、事前に確認できることがメリットです。

RPA導入後に意識することは？

RPAは一度導入したら終わりではありません。3つのポイントに気を付けることで、RPAをより効果的に活用できRPA導入のメリットを実感できるでしょう。

RPA運用ルール・管理体制をつくる

適切なRPA運用には、ルールや管理体制づくりが欠かせません。RPAの運用方法を整備し、社内で情報共有すると良いでしょう。RPA提供企業のサポートと合わせて、何か問題が起きた際のフローも作成しておくと、いざという時にも安心です。

RPAの効果測定をする

RPA導入前と比較して、どのような効果があったのかを測定しましょう。RPAの効果測定では、具体的な数値を用いて、変化を把握することが重要です。RPA導入目的を検討する際には、漠然とした目標を設定するのではなく、RPAで削減したい時間などを具体的に決めておくと良いでしょう。

業務プロセスを定期的に見直す

RPAを導入した業務や、ロボットが担う業務プロセスは適切か、定期的に見直す必要があります。RPAの効果が想定以下であった場合には、改善策を検討しましょう。業務プロセスを定期的に見直し、より使いやすく効果的なロボットとなるよう改善を重ねることで、RPA導入のメリットを実感することができます。

RPAツールの選定や、導入後のポイントを意識して、自社にメリットをもたらす最適なRPAツールを運用してみてください。