人事業務こそRPAを活用すべし

RPAは事務業務を効率化する際に大きな助けとなるものです。8割が事務作業といわれる人事にとって、RPAは重要な業務効率化ツール。人事がRPAを活用すべき理由を説明します。

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知識

目次

  1. RPAを人事部に導入すべき理由とメリット
  2. 人事業務においてRPAができること
  3. 実際の管理部門業務での活用例
  4. 実際にどう進めるのがべスト?

RPAを人事部に導入すべき理由とメリット

人事部がRPAを活用するメリットは様々な事務業務を効率化できることにあります。採用や労務だけでなく、総務・経理もカバーする人事にとって、RPAは効果的なツールです。8割が事務作業といわれる人事にとって、RPAは重要な業務効率化ツールなのです。

また、人事関連には領域ごとにRPAがあり、人事担当者は用途に応じて使い分けられます。たとえば採用領域ではRPMと呼ばれ、おもに応募者対応を自動化し、負担を軽減します。本当は戦略の分析や立案に時間をかけたいと考える人事にとって、RPAは頼もしい味方になるでしょう。

RPAとはRobotic Process Automationの略であり、Automationとあるように自動化できる業務を自動化し、改善するものです。RPAの効果は人事の残業の削減時間を計測すれば一目瞭然ですし、RPAを人事領域で活用することで人材不足・人手不足の解決につながります。

効果が定量的に計れる点が人事部でRPAを活用する魅力です。

人事業務においてRPAができること

人事部は会社のヒトに関わる様々な人事情報を一括して取りまとめる間接部署として、多くの業務を抱えています。RPAは業務を効率化し、負担軽減・人員削減するツールですので、人事領域とは相性がいいといえるでしょう。
具体的に、人事部がRPAを活用することで様々な業務を効率化・自動化できます。RPAの適用業務はたとえば下記のようなものです。

人事部でのRPA活用例

  • 採用業務
  • 雇用契約更新
  • 人事関連の申請
  • 勤怠管理
  • 労務管理
  • 給与計算
  • 人材育成
  • 人材評価
  • 各種発注業務
  • BCP(防災対策)関連業務

上記のような人事系の定型業務をRPAで処理することで業務改善を図り、人材派遣などでまかなっていた人件費を軽減できます。使い方によっては、働き方改革をRPAで始めることも可能です。また、各業界ではRPA活用事例が増えています。今回は人事部門・管理部門での活用事例について紹介します。

実際の管理部門業務での活用例

今回は人事が活用できるRPAツールの導入事例を紹介します。各企業がRPAを必要とした理由と共に、導入後のRPAツールが人事・管理部門でどのような役割を果たしたかを説明します。
人事部という通常少人数で会社全体・従業員全員の情報を管理する部署にとって、RPAは様々なかたちで機能します。各社の人事・管理部門でのRPAツール導入事例から、人事系RPAがどのような効果を発揮するのかを見ていきましょう。

導入事例①/不動産業界A社

従業員数が膨大で、こまごまとして業務に人事が手をとられていた。勤怠管理・社会保険関連の手続きをRPAで自動化。勤怠収集業務を50%軽減し、人事の負担を軽減するとともに年間1800万円の経費削減につながった。

導入事例②/税理士法人B社

様々な企業の給与計算業務を代行しているが、企業ごとに給与計算ルールが異なり、手入力で対応していたため時間がかかっていた。RPAを活用し始めることで、業務の効率化や人為的ミスの軽減を実現した。

導入事例③/通信業界C社

人事に限らず、バックオフィス系業務全般の業務量に課題を感じていた。RPAを活用し始めることによって、業務効率化を実現。人事領域を含むバックオフィス業務で35%の負担軽減を実現した。

RPAは企業の抱える人事課題を解決できるツールです。また、RPAツールが活用できるのは人事関連業務だけではありません。たとえば、直近では人事領域以外の事例として、2019年にFANUC社が製造業を支援するRPAツールをリリースし、人気を集めました。また、製造業のFactory Automationの分野で積極的に人工知能を活用しているABB 社もRPAツールの開発を進めています。
今後人事を含む各領域でRPAツールの開発・導入が進むでしょう。

実際にどう進めるのがべスト?

RPAを人事領域で導入する場合、どう進めていけばいいのでしょうか。現場の実態に則した方法を紹介します。

①人事系RPAで解決したい課題の特定

最適なRPAを選択するために、まず人事業務における課題を特定します。RPAが軽減できる課題は業務量・残業時間・人手不足などにひもづくものですので、その他の課題が人事領域にある場合はRPAにこだわらない解決方法を模索したほうがいいという可能性もあります。

②ネット・セミナーでの人事系RPA情報収集

人事業務における課題が特定できたら、RPAの情報収集です。様々な情報に目を通し、「面白い」と思えるRPAを探しましょう。機能を読んで理解できないものについては、RPAツールの開発元に問い合わせを行い、積極的に判断材料を集めていきます。

③人事系RPAで効率化する業務の選定

業務の選定は基本的に課題の特定でRPAによって解決できそうだと思われた人事業務となります。いきなりすべての人事業務に適応するのではなく、まずはRPAを導入できそうな業務を1つ選びましょう。

④人事系RPAのトライアル

RPAで自動化する人事業務がトライアルです。本当に有効かを試します。その際、社内で人事業務のRPA化を進める推進リーダーを決定すると、スムーズに進行することができるでしょう。

⑤人事系RPA本導入

トライアルで人事領域においてRPAが使えるということがわかれば、いよいよ本導入となります。人事系RPAの製品版を使用するための契約・手続きを行うとともに、社内に対して人事領域にRPAを導入することを広報し、使用方法などを共有していきます。

人事をはじめとする管理部門が抱える課題を解決し、人事担当者の負担を軽減するRPAは現場にとって歓迎されるものです。RPAの選定と同じように社内への説明も丁寧に行い、人事系RPAをしっかりと活用していきたいものです。

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