RPA活用に向けたシナリオ作成の3つのコツ

RPAを運用する際に欠かせないシナリオ作成の工程。今回はRPAをうまく活用していくために、参考にできるシナリオ作成の3つのコツを紹介します。

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知識

目次

  1. RPAのシナリオとはそもそも何?
  2. 考え方や作り方で重要なこと
  3. 作成にあたっての実際のコツは?
  4. RPAのシナリオ作りでおすすめしたいツールは?

RPAのシナリオとはそもそも何?

RPAのシナリオとはどういったものを指すのか。今回はRPAのシナリオの概要と作成のコツ、活用できるツールについて説明します。
シナリオとはRPAを運用するための設計書・仕様書です。RPAのシナリオは具体的に下記3つの要素で構成されます。

  • 実行させたい業務
  • 担当者が知っておくべき全体像
  • 置き換えの流れ

上記の要素を組み立て、RPA導入後に効果を発揮する運用方法をシナリオと呼びます。

では、どうすれば良いRPAのシナリオが作れるのでしょうか。ポイントは無理に複雑なものにしないという点にあります。
RPAという新しいツールを導入するにあたり、いきなりいろいろな業務で活用するのは困難です。まずは一部の業務効率化から始めることをイメージし、最適なシナリオを考えていきましょう。

考え方や作り方で重要なこと

RPAのシナリオを考える際・作る際にはどのような点が重要なのか。RPAシナリオについての考え方・作り方について具体的に説明します。

まずポイントとなるのは、RPAのシナリオに「RPA導入によって成し遂げたい目的」を盛り込むことです。これはRPAシナリオのゴールを明確化すると言い換えることができます。何となく便利だからRPAを導入するのはなく、解決したい課題があるからRPAを活用することを改めて意識しましょう。

RPAは、Robotic Process Automationの略ですので、何を自動化するかをしっかりと考え、シナリオに落とし込んでいきましょう。ドキュメントや動画を管理したい、フローチャートの進行を管理したい、サンプルや事例のインポート・エクスポート・ダウンロードを管理したいなど、課題に合わせて様々なゴールを設定できるでしょう。

RPAの代表例としてはWinActor(ウィンアクター)やUiPathなどがあります。また、RPM(採用管理システム)をはじめ、特定の分野に特化したRPAもあります。

RPAは一度浸透すれば、何らかの工程やツールの使い方を本やネットで確認する時間を大幅に軽減できます。まずは簡単な業務1つを自動化すれば、イチ早く社内のメンバーに「RPAを導入してよかった」と感じてもらうことができるはずです。

RPAのシナリオを考える際には、これまでの考え方を一度捨てて、「こうなったらいいな」、「こうなってほしい」という完成図を自由に考え、RPA導入のゴールとしましょう。

作成にあたっての実際のコツは?

RPAのシナリオ作成は下記の流れに沿って行います。

  • RPAを活用する手順や業務フローを明確にする
  • 小さな業務のRPAシナリオを作成する
  • ショートカットキーの有効活用を検討する
  • 待機時間を柔軟に変更する

①RPAを活用する手順や業務フローを明確にする

RPAのシナリオには自動化する手順やフローチャートを盛り込む必要があります。例えば、RPAと連携するツールやファイル、サイトなどをまずは決めていかなくてはなりません。RPAのシナリオを作成する際にはそれぞれの要素を細分化して設定するようにしましょう。

②小さな業務のRPAシナリオを作成する

RPAシナリオを作る際、すべての業務に影響を与えるような大掛かりなシナリオを作ることは現実的ではありません。まずはRPA導入の例・サンプルとなるような簡単に実行できるRPAシナリオを作成し、RPAの使い方に慣れていくことが大切です。

③ショートカットキーの有効活用を検討する

RPAのシナリオを作成する際、スクリプト言語のキーボード入力には多くの時間を要します。効率的にシナリオを作成するために、ショートカットキーの有効活用を検討すべきです。Ctrl、Shift、Alt、Windows、上部F1-F12のそれぞれによって実行される機能を勉強しておけば、シナリオ作成を効率化できるでしょう。

④待機時間を柔軟に変更する

RPAを使用する際、ファイルのインポートやエクスポートなどの際に待機時間が発生します。シナリオを作成する際には、どのタイミングでこのような待機時間が発生すれば、業務の妨げになりにくいかということも考える必要があります。RPA導入のメリットを実感できるように、RPAのシナリオを考えましょう。

RPAのシナリオ作りでおすすめしたいツールは?

RPAのシナリオ作成には大きくわけて2つの方法があります。1つ目は「簡易型(画面操作記録型)」、2つ目が「開発型(コーディング型)」と呼ばれています。それぞれにシナリオ作成の難易度が異なるため、RPAを導入する際にはどちらの方式でシナリオを作成するツールなのかを確認し、選定する必要があります。2つのRPAシナリオ作成方法について、具体的に見ていきましょう。

①簡易型(画面操作記録型)

簡易型はパソコン操作を記録し、RPAシナリオを作成できる方式です。プログラミングの知識やソフトウェアの開発経験がない人であってもRPAシナリオを簡単に作成できます。また、基本的に画面操作を記録することでRPAシナリオを作成するため、できあがったRPAシナリオは再現性の高いものになります。RPAシナリオを作成する専任者がおらず、現場メンバーでRPAシナリオを作成する場合はこちらがおすすめです。

②開発型(コーディング型)

もう1つは開発型と呼ばれるRPAシナリオの作成方法です。こちらはライブラリというデフォルト動作から機能を選択しRPAシナリオを作成する方法です。業務のフローチャートにそって必要なRPAシナリオを組み合わせていきます。また、ライブラリに登録されていない動作については、プログラミングを行い、シナリオに組み込んでいくことが可能です。

スキルがある専任者がいればより高度なRPAシナリオを作成し、ファイルやサンプルを処理できます。結果としてRPAによる業務改善効果をより強く感じられるでしょう。

上記のどちらを選ぶかはRPAシナリオをだれが作成し、RPAをだれが活用するのかを検討する必要があります。場合によってはシナリオの作成代行の利用を検討してもいいでしょう。本を参考にすることもできますが、シナリオの作成作業に慣れている会社に依頼すればサンプルやテンプレートにとってRPAのシナリオを作成することもできます。

ファイルをフローチャートにひもづける工程はシナリオ作成後のテストも手間がかかるものですので、本当に自社にあった形でRPAを導入する方法を検討したいものです。

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