RPAで業務改善を!重要となるポイントをご解説

「働き方改革」を推進するためには業務改善を行う必要がありますが、具体的に何をすればいいのか。一言に業務改善といっても頭を悩ませる企業も少なくありません。今回は働き方改革を実現するために、RPAによって業務改善を行う方法について解説します。

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知識

目次

  1. 業務改善とRPAの関係について
  2. うまく業務改善できない時の原因
  3. RPA導入前にきちんと把握しておくポイントとは
  4. まとめ

業務改善とRPAの関係について

「働き方改革」を推進するためには業務改善を行う必要がありますが、具体的に何をすればいいのか。一言に業務改善といっても頭を悩ませる企業も少なくありません。今回は働き方改革を実現するために、RPAによって業務改善を行う方法について解説します。

そもそもRPAとは?

まずRPAについて説明します。RPAとはRobotic Process Automationの略で、ロボットを用いて業務効率化を行うツールを指します。効率化できる業務はデータ入力をはじめとする単純作業が一例です。業務改善を行いたい企業にとってRPAは心強い味方になります。

※RPAは「ロボティクス」と読まれることがありますが、正確には「ロボティック」です。

RPAで業務改善

RPAによって業務自動化を行った作業の事例には配送業務や自治体の総務業務なそど含まれ、近年業務改善の方法として注目を集めています。また、RPAによる業務改善はBPMの一環として導入されることもあります。

うまく業務改善できない時の原因

業務改善がうまくいかない理由①課題が明確になっていない

業務改善を行いたいという気持ちがありながら、業務改善がうまくいかない場合には理由があります。たとえばそれは課題が明確になっていない恐れがあります。どんなに業務改善を図ろうとしても、そもそも課題が明確になっていなければ、課題を的確に解決することはできません。

RPAなどの業務改善ツールを導入する前に、まずは課題を明確にすることを目指しましょう。場合によってはRPAよりもBPO(Business Process Outsourcing)を活用したほうが、うまく業務改善できるということも想定されます。

業務改善がうまくいかない理由②RPAの理解が十分ではない

次にRPAを導入したにもかかわらず業務改善がうまくいかないというときには、導入したRPAを十分に機能させられていないという場合があります。RPA導入時には研修やセミナーに参加し、業務改善のためにどのようにRPAを活用すればいいのかを学ぶ時間をもつといいでしょう。

RPAサービスの開発を手がけるUiPathは無料の講座をオンラインで開催しています。また、AmazonではRPA関連の単行本が多数販売されていますし、社内の業務改善事例をまとめる記事(例:PROTO SolutionのMitsunoriさんとTakakuniさんのRPA対談)なども参考にすることが可能です。

RPAで業務改善がうまくいかない時には自分にあった方法で情報を探し、業務改善のフロー見直しの参考にることも大切です。

RPA導入前にきちんと把握しておくポイントとは

RPAで業務改善するためのポイント①対象業務と改善点を可視化する

次にRPAで業務改善するためのポイントを紹介します。まず1つ目は業務改善したい業務の可視化です。どのようなシステムを導入する際にもいえることですが、対象となる業務を整理することが大切です。

次に改善点を把握する必要があります。何を改善したいのかが可視化されていなければ、RPAをうまく機能させることはできないでしょう。

RPAで業務改善するためのポイント②RPAで解決することを明確にする

対象業務と改善点が可視化されたらRPAで解決することを明確に設定します。業務改善によって何を実現したいのかを意識し、具体的に設定することが大切です。

業務改善の方法には効率化や削減、自動化といったいくつかのタイプがありますので、まずはRPAで解決することを明確にし、業務改善の方法を選択しましょう。

RPAで業務改善するためのポイント③小さな業務改善からスタートする

RPAのような新しいシステムを導入し、業務改善を行うことを決めると、大きな成果が欲しいと考えてしまいがちです。しかし、大きな成果を求めると、その分、大がかりな業務改革やフロ―変更を行う必要が出てきてしまいます。

結果としてせっかく導入したRPAを既存のフローになじませることができず、業務改善の効果が見られないということになりかねません。RPAで業務改善を行う際には、小さな業務改善を目指すところからスタートする意識が大切です。

RPAで業務改善するためのポイント④RPAツールが慎重に選ぶ

また、忘れてはならないのが、しっかりと業務改善の効果を得るために、RPAツールは慎重に選ぶ必要があるということです。導入後にRPAツールが自社に会わず、活用しても業務改善につながらないということにならないように、事前にしっかりと検討する必要があります。

導入までに行った業務や改善点の可視化、RPAで解決することの明確化などを無駄にしないように、該当業務の業務改善に最も効果的なRPAツールを選択するようにしましょう。

まとめ

RPAは2017年から2018年にかけてRPAブームと呼ばれるほどの盛り上がりを見せ、社会に広く浸透しました。今では業務改善方法の1つとして、RPAツールを導入する企業も少なくありません。

これから業務改善のためにRPAツールを導入したいと考えている場合は、どのような業務やフローで活用するのかを明確にし、検討する必要があります。導入前に業務を可視化し、自社にあったRPAツールを選定することができれば、確かな業務改善効果を得られるでしょう。

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