RPAを導入すれば業務改善できるのか?失敗しない4つのポイント

近年、多くの企業が業務改善にRPA(Robotic Process Automation)を活用しています。RPAとは業務自動化・業務効率化ツールで、経理や総務、人事業務などの業務フローを効率化することが可能です。 事務業務に課題を抱え、業務改革が必要な実態がある企業にとって、RPAは高い費用対効果を期待できる業務改善ツールです。正しく適用業務選定を行うことで、しっかりと業務改善を実現できます。 一方でRPAの導入に失敗する企業は、RPAに向いている業務や自動化できる業務を検討しないまま導入している背景があります。RPAを導入する際には正しい使い道をおさえることが重要です。 この記事ではRPAで業務改善を目指す企業向けに、失敗しない4つのポイントと2020年版業務改善事例集をまとめます。

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知識

目次

  1. RPAツールで業務改善を試みる前に知っておきたいこと
  2. RPAツールで業務改善できない失敗事例
  3. 失敗しない導入手順と成功事例の紹介
  4. まとめ

RPAツールで業務改善を試みる前に知っておきたいこと

RPAツールの得意なこと

RPAツールに向いている業務には経理や総務、人事業務など、フローが決まっている業務が含まれます。受発注業務やデータ入力業務など、進め方が決まっている業務も自動化し、業務改善を行うことができます。固定化業務にRPAツールを導入することで、事務効率化を図れるでしょう。

RPAツールの不得意なこと

一方、同じ人事業務でも、クラス別研修などは向いている業務に含まれません。プレゼン資料を用いた研修は自動化できる業務ではないからです。その他にも、進め方を考える必要がある業務はRPAの適用業務ではありません。RPAツールで業務改善できるのは、自動化して業務効率化できる業務だけです。

RPAツールで業務改善できない失敗事例

ここからは業務改善のためにRPAツールを導入し、失敗した事例について説明します。失敗事例に共通するのは次の3つのポイントです。失敗事例から業務改善に正しくRPAを活用する方法を学びましょう。

<RPAによる業務改善失敗事例の共通ポイント>
・業務を可視化できていない
RPAを適用業務に導入するためには業務の可視化が欠かせません。RPAツール導入前に業務の可視化を行っていなければ、RPAでの業務改善に向いている業務やRPAツールで自動化できる業務を抽出できず、業務改善に失敗する恐れがあります。業務改善のためにRPAツールを導入する際には事前に業務を可視化し、適用業務選定を行うことが重要です。

・RPAツールの運用フローが整っていない
RPAツールは導入して終わりというツールではありません。業務改善にRPAを活用する場合には、導入後に効果測定をし、自動化の進め方を調整する必要があります。RPAツールを導入する際には、導入後のフローも検討し、長期的目線で業務改善を進めましょう。

・業務改善という導入目的が浸透していない
RPAツールを導入する際は、各種業務の担当者に「業務改善のため」という導入目的を事前に共有する必要があります。別のツールを活用している経理や総務、人事業務にいきなりRPAを導入すると現場を混乱させます。RPAツールを導入することで事務業務を自動化し、業務改善ができるということをあらかじめ説明しておくべきです。

失敗しない導入手順と成功事例の紹介

次に失敗を回避し、業務改善を実現するRPA導入フローとRPAによる業務改善の成功事例を説明します。

これで安心!失敗しない導入手順

現行業務を洗い出し全体感を把握する

RPA導入前に業務を可視化し、実態を把握しましょう。業務改善に向いている業務や自動化できる業務があればRPAツールを導入できます。

改善したい業務を明確にする

業務改善に向いている業務や自動化できる業務からどの業務にRPAツールを導入するか検討します。RPA導入で課題のある事務業務を自動化できるか、業務改善できるかを見極めましょう。

効果シュミレーションを行う

RPAツール導入にかかる費用と業務改善の効果を検討します。RPA導入での業務改善に失敗しないように、事前に業務効率化の効果測定を行いましょう。

無料トライアルを利用し、小さい規模で実施する

多くのRPAツールには導入検討用の無料トライアルがあります。ツール本体を導入する前に、無料版でRPAによる業務改善を試してみましょう。

本格的に導入する

無料版でRPAツールの効果測定ができたら、本導入です。事前に決めていた自動化できる業務にRPAツールを導入し、業務改善を進めていきましょう。

RPAツールで業務改善できた成功事例

企業や銀行、自治体など、RPAで業務改善を実現した導入事例は様々で、たとえば次のような成功事例があります。

RPAツール導入で経理業務を効率化した企業の事例

ある企業ではRPAツールを導入し、経理業務の業務改善に成功しました。具体的には受発注業務を業務改善の適応業務とし、自動化を実施。課題だった1件あたりの対応時間を大幅に改善しました。RPA導入で業務が効率化され、大きな費用対効果があったといいます。

RPAツール導入で事務業務を効率化した銀行の事例

ある銀行ではRPAツールを導入し、事務業務の業務改善に成功しました。RPA導入時には各部門から改善を望む業務の声を集め、業務改善の適応業務選定を実施。結果として年6000時間の業務を自動化した成功事例となりました。

RPAツール導入で人事業務を自動化した自治体の事例

ある自治体ではRPAツールを導入し、人事業務の業務改善に成功しました。適応業務選定の結果、人事業務に定型業務が多く、効率化できる業務で残業している実態があったといいます。RPAを導入したことで人事業務が自動化し、働き方が改善。自治体の他の業務にもRPAでの業務改善が広がりました。

まとめ

この記事ではRPAで業務改善で失敗しないためのポイントと、2021年版成功事例を紹介しました。RPAで業務改善を行う場合は、事前にRPAに向いている業務や自動化できる業務を可視化しておくことが重要です。

当サイトでは、おすすめのRPAツールについて詳細にご紹介しているページもご用意しております。RPAツールをご検討されている方は、ぜひご一読ください。

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