RPAは作り方や導入が難しい？

はじめに

ビジネスを効率化するツールとして認知され、注目を集めているRPA（robtic/robotics process automationロボティック/ロボティクス・プロセス・オートメーションの略）。ここ数年でUiPathといったクラウド型のサービスや、RPAロボパットやWinActorなど無料で利用できるツール、人事採用RPA「RPM」など専門分野に特化したサービスなど使いやすいものが増えてきたため、中小企業でも導入を検討しているケースも増えているのではないでしょうか。

しかし、ある調査によるとRPAを導入後も依然として課題を抱えている企業は、対象企業の実に55％に及んでいます。そして、その内容は「社内の人材・組織体制が不十分」「不具合・問題が起きた時にどう対処したらいいかわからない」といったものが挙げられています。このような状態に陥ると「RPAは使えない、使いものにならない」と感じてしまい、せっかく導入したのに活用されていない、ホールディングス企業においては全社展開が進まないというケースが見られます。

この結果を見て「現在日本でRPAを導入しているのは、予算やリソースに余裕のある大企業が多いはず。それでもこんなに課題があるのなら、うちではもっと大変そう……」と、RPAの導入に及び腰になってしまう中小企業の方もいらっしゃるかもしれません。

そこで、今回は中小企業でRPAを導入しようと奮闘している方のために、導入の際に陥りがちな課題やその解決法をご紹介します。記事のタイトルこそ「RPAは作り方や導入が難しい？」というものですが、読み終わった後にはRPA初心者が自信を持って導入のためにアクションを起こせるようにお手伝いします。

RPA導入の主な流れとは？

まずは、RPAの導入までのおおまかな流れを確認しておきましょう。RPAの導入までには準備すべき点やクリアすべきポイントが多いので、行き当たりばったりの導入ではつまずいてしまう可能性があります。

業務調査と現状把握

まずは導入を検討している部署や部門の業務を全て把握し、現状を把握します。そして、どのような業務がどれくらいの量・頻度・人数・時間で行われているのか、課題はどんなものかなどを洗い出します。

導入する業務範囲を決定

「業務調査と現状把握」で洗い出された内容を元に、RPAに任せる業務を決定します。一般的にRPAに向いている業務は、以下のような内容とされています。

・手順が決まっている提携業務
・単純作業を必要とし、なおかつその件数が多い業務

多くのRPAツールのサイトにはすでにRPAを導入している企業の導入事例が掲載されているケースが見られます。その中から、同じ業界や職種の事例を参考にして導入する業務範囲を決定するのもよいでしょう。

RPAでできる業務とできない業務に関しては、以下の記事も参考にしてください。

RPAでできる業務とできない業務の違いは何か？
RPAで事務業務を効率化！事例や活用方法をご紹介

RPAの開発・管理・運用体制のロードマップ作成

次に、RPAを導入後にロボットの開発や管理・運用体制のロードマップを作成します。なぜロードマップを作成する必要があるかというと、これを作成することによっていつ・だれが・何をすべきかが分かり、スムーズな導入を図ることができます。

ロードマップには、以下のような内容を盛り込みます。

・期間（導入から○カ月後など）
・戦略（RPAをどのように稼働させるか。トライアル、本格導入など）
・ロボットの開発スケジュール
・運用設計（マニュアルの作成など）
・その他（人材育成、セミナー、勉強会、研修の受講・開催など）

もちろん、これ以外に自社にとって必要な情報があれば盛り込んでもよいでしょう。

ロボットのシナリオ開発

RPAは、導入しただけでは業務効率化を達成できません。RPAのロボットを作成し、シナリオと呼ばれる一連の業務の流れをロボットに覚えさせて稼働させると、RPAが動き出します。

ロボットの作成やシナリオの開発の方法はRPAツールによって異なりますが、最近ではパソコン画面を録画し、人が行った操作をシナリオとして利用することで、オブジェクト認識を始めとする複雑な作業を必要とすることなくシナリオを作成できるものも登場しています。近年のRPAは簡単にシナリオを作成できることから、誰でもRPGゲームを作れるサービス「RPGツクール」に例える声もあるようです。

保守・運用

RPAは単独で稼働するのではなく、他のソフトやツールなどと連携して業務を行うという性質から、保守・運用が発生するという特徴があります。作成したロボットとソフトやツールを連携させていることから、保守・運用はある程度専門的な技術を必要とします。

そのため、RPAを導入した場合、保守・運用は誰が担当するのか（導入部門なのか、システム部などの社内の専門部署なのか）、社内で対応する部分と外部へ依頼する部分の線引きなどを決定しておくと、いざという時にあわてずにすみます。

プロがいないと難しい部分や、ネックになる部分とは？

RPAを導入する上で、特にITリソースに不安のある中小企業にとってネックになりうる部分や、困難と感じる可能性のある部分を紹介します。

ロボット構築のプログラミング部分

RPAの稼働に必要なロボットの構築の過程の多くには、プログラミングと似通ったものがあります。一部のRPAツールやセミナーでは「RPAはプログラミングの知識が不要」とうたっていますが、プログラミングの知識があった方がスムーズに導入できる可能性が高いと考えられます。

RPAの導入とプログラミングの知識に関しては以下の記事で詳細に解説しているので、参考にしてください。

RPAにプログラミングの知識は必要か？

運用・保守

先ほども述べたように、RPAの運用・保守は基本的なITリテラシーを必要とし、社内でその内容を把握できる必要があります。そのため、普段オフィスで使用している他のツールやソフト、OA機器などのメンテナンスや運用・保守比べて手間がかかります。

特に、社内にIT人材がいない・乏しい場合は導入と並行して人材の獲得や育成、RPAに関するスキルや資格の習得を支援する社内制度の確立などを行う必要があります。

ITリテラシーが高い人材がいないと、プロジェクト自体が進まない可能性も

ロードマップの作成やロボットのプログラミング、運用・保守などの工程には、ある程度のITリテラシーがあるとプロジェクトが進みやすくなります。RPAに関わる全てのメンバーに高度な知識がないといけないというわけではありませんが、ITリテラシーのある人材がいない状況では、全体を俯瞰（ふかん）しながら足りていない部分や遅延している部分を確認し、対応することが難しくなります。そのため、そのような人材がいるのといない状況では導入から運用までのスピード感が異なってきます。

いくつかのPRAツールの中には、導入のためのセミナーや手厚いサポートを売りにしているものもあります。しかし、全てを外部のエンジニアに任せきりにしたまま導入するのはリスクがあるといえます。特に、ロボットの開発や運用・保守の工程に社内の人材が関わっていないと、「どんなプログラミングを行ったのか」「どんな時にエラーが発生し、どんな対応をしたのか」を正確に把握できない可能性が高まりますので、リスクを招きます。

課題やネックとなる部分は、どのように解決するか？

それでは、これらの課題はどうやって解決するのがよいのでしょうか。

ロボットを作る際、相談できる業者を選ぶ

おそらく、RPAの導入フローの中で担当者が最も難易度が高いと感じるポイントは、ロボットの作成でしょう。この点に関しては、自社メンバー間で悩んで作業がストップしてしまうことが導入の停滞につながります。そこで、外部の力を借りることをおすすめします。

先ほどもお伝えしたように、RPAサービスの中には手厚いサービスを売りにしているものもあり、ロボット開発の相談を受け付けている会社もあります。また、ロボット開発を支援するサービスを展開している会社もありますので、依頼してみてはいかがでしょうか。

導入後も相談できる業者を探し、自分たちで保守ができるようにする

上記のような外部サービスを利用する際、導入の部分だけを依頼するのではなく、導入後のサポートも行っている業者を選ぶと、実際に運用して発生するトラブル、特に運用・保守に関する問題を相談できるので、継続して運用を行えます。

また、それと並行して社内で人材を確保・育成し、ゆくゆくは自社が主体となって運用・保守ができるようにする体制を整えることも重要です。

プロジェクターリーダーをたて、ロボットを触れる人材を育成する

皆さんも経験があると思いますが、人間が慣れ親しんだ環境や習慣を変えるのは大変なものです。なので、RPAの導入に関してやりにくい・難しいと感じると「こんなに大変なら、面倒くさいけど今まで通り手間や時間をかけて手入力すればいいや」と感じ、導入や運用が進まなくなってしまいます。

そこで、RPAの導入から運用までを「プロジェクト」と考え、該当部署の業務改善の必要性を認識しているメンバーやある程度IITリテラシーの高い人材をプロジェクトリーダーに任命します。

そして、リーダーの元メンバー一人ひとりが主体的に導入・運用に取り組むことが重要です。最終的には部署内のメンバー全てがRPAに業務を委託できるという状況を目指して、ロボットを自作担当できる人材を増やしていきましょう。

まとめ

「RPAを導入したいけれども、やることがたくさんあって大変そうだ」という印象を持っている担当者の方は多いことでしょう。確かに、導入・運用は簡単といえるものではありません。しかし、主体的にアクションを起こし、ナレッジを吸収することが、スムーズにRPAを使えるようになる一番のポイントです。

2019年には、日立製作所が開発する定型業務を制御・監視する「JP1」がUiPathと連携を開始したことが大きな話題となりました。このようなニュースが続いていることを考えると、今後オフィスにはPRAが導入されている光景が当たり前のものになる可能性は非常に高いでしょう。そのため、今導入すればいち早く利便性を体感し、メリットを実感できます。

当サイトでは、RPAツールを導入し実際に業務改善ができた事例もご紹介しております。RPAツールをご検討されている方は、ぜひご一読ください。