DXを進める上で理想的なRPAの活用方法とは?

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目次

  1. そもそもDXの意味とは?
  2. DXを推進・実現する3つの段階
  3. RPAを活用したデジタル・トランスフォーメーションの事例
  4. まとめ:RPAに求められる役割とは

そもそもDXの意味とは?

DXは2004年に初めて提唱された比較的新しい概念です。DXの定義にはさまざまなものがありますが、IT専門調査会社のIDC Japanによる2017年のレポートの中ではこのように記述されています。

企業が外部エコシステム(顧客、市場)の破壊的な変化に対応しつつ、内部エコシステム(組織、文化、従業員)の変革を牽引しながら、第3のプラットフォームを利用して、新しい製品やサービス、新しいビジネスモデルを通して、ネットとリアルの両面での顧客エクスペリエンスの変革を図ることで価値を創出し、競争上の優位性を確立すること

出典:https://www.meti.go.jp/press/2018/09/20180907010/20180907010-3.pdf

つまり、社内のさまざまな要因(組織、文化、従業員)によい変化を起こし、激しい市場や顧客のニーズや状況に対応しながら新しい価値(商品、サービス、考え方など)を生み出すという概念と考えてよいようです。 そして、DXを推進するためには以下の2つの要因が必要となります。

  • 内部エコシステム(組織、文化、従業員)の変革
  • IT技術を利用した顧客体験の変革

このうち、「内部エコシステムの変革」に貢献できるのではないかと考えられているのがRPA(robotic/robotics process automation、ロボティック/ロボティクス・プロセス・オートメーション)、AIなどの技術です。 日本企業ではこれらの技術やサービスの受け入れ体制が依然として整備されていない企業が多いのが現状です。そのため、それが原因で結果として日本経済が停滞するほどの悪影響を及ぼすのではないかと懸念され、「2025年の崖」と称されています。この機会に情報をキャッチアップして推進し、新しい価値を創造して優位性を確立しましょう。

DXを推進・実現する3つの段階

それでは、DXを推進するためにはどのようなプロセスを経ていけばよいのでしょうか。

1.IT利用による業務プロセスの強化

最初のフェーズは、さまざまな業務のプロセスを見直し、ITなどのツールに置き換えることです。このステップの目標は、業務プロセスを「いつでも・誰でも・同じ体験ができるもの」にすることです。 現在、多くの日本企業が業務プロセスに抱えている問題は、「業務が属人化している」「手順が直感的に分かりやすいものではない」といったものでしょう。業務の属人化については、例えばマニュアルを作成することにより誰もが当該業務を行えるようにできます。このマニュアルに関しても、手書きやWordによるものではなく、「Dojo」などのマニュアル作成ツールを利用すると、スムーズで効率的に行えます。 そして、これらの問題を解決し、組織や従業員に変革を起こす手段として、現在多くの人がアクセスできるソリューションがITではないでしょうか。例えば、今まで納品書や請求書と行った書類を受け渡していたのであれば、PDF化してメールやチャットで送信するといった例が挙げられます。 もちろん、これ以外のソリューションも考えられます。それぞれの業務にとって最も「いつでも・誰でも・同じ体験ができる」方法に置き換えてください。

2.ITによる業務の置き換え

次のフェーズでは、1.で定着した業務プロセスをITを利用して自動化させます。先の納品書や請求書の例でいえば、RPAを導入してこのプロセスのロボットを開発し、PDFがメールで送られてきたらその内容を確認して備品管理や経理のシステムに内容が自動的に入力されるようにインプットし、実行することがこのステップで行われることです。

3.業務がITへ、ITが業務へとシームレスに変換される状態

この段階では、全てのプロセスをデータ化して収集し、分析することで現時点での最もよい方法を導き出して業務プロセスをアップデートできます。納品書や請求書の例でいえば、毎月どんな納品や請求が発生するのかといったデータが集まり、これらに付随する業務が誰でもスムーズに(あるいは人の手を煩わせることなく)行える、という状況です。

RPAを活用したデジタル・トランスフォーメーションの事例

それでは、RPAを活用してDXを推進することに成功した事例を紹介します。
BtoB向けに什器のレンタルサービスを手掛けるとある会社では、業務改革のためにBPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)を推進するプロジェクトを開始し、RPAはその一環として導入しました。

この会社の課題は経理業務の改善が進んでいないことです。そして、従業員一人ひとりが自主的に業務改革を行い、この部門の効率化を達成したいという目標がありました。 BPMの達成のためには、主体的に業務改善を進められる自己改善型の組織を作らなければならない、と考えました。このような組織風土にRPAを取り入れてDXを推進することは非常に相性がよいといえます。なぜなら、RPAはただ導入しただけではその成果を得られず、業務の棚卸しを行って任せる業務を選定する、ロボットを開発してシナリオを作成するなど主体的に行動して操作することが必要とされるからです。

まず、RPAの「Robo-Pat」を導入する際に、例えば毎月のルーティンになっている入力作業をそれまでは人の手で基幹システムに入力していたものを、まずはエクセルで管理できるようにしました(フェーズ1)。 そして、Robo-Patで約20のロボットを開発し、主にエクセルと基幹システムの連携や、売上見込み報告の確認といったシナリオを作成しました。これにより、先に作成したエクセルはロボットが自動的に入力します(フェーズ2)。これにより、毎月のルーティンについて従業員が行うことは、作業が完了したという通知のメールをチェックして問題ない状況であるかを確認するのみです。 この会社ではRPAを活用したBPMですでに年間400〜450時間を削減しています。今では、ある若手社員が自主的に業務の棚卸しを行い、RPAに適した業務のロボットを開発。その内容を全社員に発表する場を設けてモチベーションを高め、全社員が向上心を保ちながら業務改善を行える仕組み作りをしています(フェーズ3)。

まとめ:RPAに求められる役割とは

RPAを導入することにより、DXを大きく推進できる可能性があることがお分かりいただけたでしょうか。2019年にはIoTの技術で低コストでDXを推進できる管理ツール「IoT-DX-Kit」など、RPAとDXをより使いやすくするためのサービスも展開されはじめました。これらの技術は、今後より多くの分野で活用されていくことでしょう。 DXを推進するにあたって、RPAは大きな役割を果たすことが期待できます。しかし重要なのは、ただRPAを導入すればよいのではなく、従業員一人ひとりが「RPAを利用してDXを推進しよう」というモチベーションを抱き、保ち続けられるように動機付けを行うことです。 そのためには、ただ「やってください」「頑張ってください」と伝えるだけではなく、研修や勉強会を主催・参加を促したり、社内制度を改善やe-ラーニングの導入、検定試験の受験奨励といったさまざまな仕組みが必要です。そして、これは当該部署やシステム部、人事部だけの問題ではありません。経営者をはじめとする社員一人ひとりが当事者意識を持ち、アイディアを発想することで初めて実現できるものといえます。 ぜひ、導入事例などを参考にしながら、あなたの会社や部署にとって最適なDXのための方法を見つけてください。

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