今さら聞けないRPAとは?仕組みやメリット、導入方法など徹底解説

近年、政府により働き方改革やデジタルトランスフォーメーション(DX)の加速が促される中、ビジネス業界では、ロボットによって業務を自動化する「RPA(アールピーエー)」を導入する企業が増えています。 しかし、「RPAがそもそも何かわからない」「RPAのメリットが知りたい」という企業も多いのではないでしょうか。 今回はそのような方に向け、RPAとは何なのか、基礎知識や混同しやすい「AI」や「マクロ」との違い、導入による具体的なメリットや成功事例、導入のためのステップや自社に合わせた選定ポイントまで幅広く解説します。 「業務自動化に魅力を感じている一方で導入に踏み切れない」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

公開日公開日:
カテゴリーカテゴリー:
知識

目次

  1. RPAとは
  2. RPAの特徴
  3. なぜRPAが注目されているのか
  4. AIやマクロとの違いとは
  5. 導入するメリットとは
  6. RPA導入による成功事例
  7. 押さえておきたい導入の5ステップ
  8. 失敗しないツール選びの確認ポイントとは
  9. まとめ

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、コンピューター上で人によって行われる簡単な作業やルーティンワークを対象とした業務自動化ツールです。
サーバーやクラウド上のロボットの力で業務を自動化することで、作業時間短縮やヒューマンエラー削減につなげ、生産性を大きく向上させることが期待できます。

RPAの仕組み

RPAによって業務を自動化させるためには、まず自動化したい作業のフローを細分化し、ひとつずつ記録することが必要です。この各作業をつなげることでシナリオと呼ばれる作業手順の指示書のようなものが作成されます。
昨今のRPAツールでは、この作業が簡易化されており、プログラミング知識に長けていなくても作成が可能なものが多くなっています。

RPAに実行の指示を与えることで、作成したシナリオのルールに基づいて作業が開始され、フローを繰り返して業務が自動的に遂行されます。

UiPathやWinActorなどのツールが有名

RPAの代表的な例としては、米のUiPath( ユーアイパス)や英のBluePrism(ブループリズム)Automation Anywhere(オートメーションエニウェア)といったものが挙げられます。
国産ではNTTアドバンステクノロジーのWinActor(ウィンアクター)などが挙げられ、その他、マイクロソフト社やIBM、ソフトバンク、NECといった大手企業でも開発されています。

RPAが活用できる事業は幅広く、具体的な事例としてはメーカーや不動産、自治体まで様々です。海外製のRPAであっても多くが日本語に対応しています。

RPAの特徴

RPAには以下のような特徴があります。

定型業務や反復業務を自動化できる

決められたルールに基づいた単純作業や反復的作業であれば、RPAにより自動化が可能です。

たとえば入出金や経費精算、請求業務といった経理的な業務から、勤怠実績管理や給与明細発行などの総務的な業務、受発注や仕入れ・納品などの営業的事務、データ抽出や分析といったマーケティング業務など、単純ではあるものの人の手では時間を要する大量の作業でも、正確・迅速に遂行します。

24時間365日稼働できる

事前にRPAのシナリオに作業のルールやパターンを記憶させることにより、従業員が稼働できない時間帯でも自動的に業務を実行できます。

たとえば締め・支払いなど、月末月初などに集中しがちな業務も、RPAによって自動化すれば従業員の残業や休日出勤などの負担が軽減されるため、時間外労働手当などの削減にもつながります。

プログラミングスキル不要で誰でも作成できる

RPA導入に際しては、プログラミングスキルがあったほうが効率的ではありますが、RPAツールそのものは基本的にプログラミングスキルを必要としないため、プログラミング知識に長けていなくても扱うことが可能です。
昨今のRPAツールでは専用フォーマットからの入力や、人によるマウス・キーボード操作を認識して記録するなど、プログラミングのプロセスが省略されたものが多くなっています。

もちろんプログラミングの知識を身に着けておいたほうが、より効率的な自動化が期待できますが、定型業務の自動化であれば一般的なパソコン操作ができればITが比較的苦手であっても心配いらないでしょう。

なぜRPAが注目されているのか

近年、デジタルトランスフォーメーション(DX)やビジネスプロセス・リエンジニアリング(BPR)など、既存の業務や制度、システムなどを変革する・再構築するといった動きが注目されています。
これに伴い、書類を電子化するOCRなどのシステムとともに、RPAをはじめとした業務自動化ツールのシステム開発が進んでいます。

主に、以下のような社会の課題が背景にあると思われます。

労働人口の減少と人員不足の改善

「現在ある職の半分以上は10年後にはAIやロボットによって行われることになる」とよく聞きますが、まさにRPAが効力を発揮するのは「人でなくても行える業務」の最たるものとなります。
少子高齢化が進み労働力不足が懸念される中、人間の手でなくても業務を自動できる技術があれば利用されるのは当然であるといえるでしょう。

定型的な業務であれば、事務作業からマーケティングまでRPAによって年中無休で24時間稼働、正確で迅速な業務の大量遂行が可能となり、人員不足を解消できます。また、働き方改革の実現という面でも効力を発揮するでしょう。

DXの進行によるビジネスモデルの変化

昨今は、政府や自治体においてもキャッシュレス決済やマイナンバーカードの普及が様々なキャンペーンによって後押しされ、多様な分野においてデジタル化が推進されています。

総務省のWEBサイトでも、働き方改革推進において「業務自動化による生産性向上のためのRPA導入」については言及されています。2021年9月にはデジタル庁も新しく創設されました。
今後、IT化やDXのさらなる加速が予想されますが、産業界においてもシステムが変化しつつあります。

商品やサービスの形態はもちろん、提供するための手段、マーケティング手法が進化することによって、労働者の働き方も変化が伴うと予想されます。人間の手こそが必要なポジションにマンパワーを集中させ、単一的な事務的業務はコンピューターに任せるのが効率的であるというのが、多くの企業のスタンダードとなるのではないでしょうか。

AIやマクロとの違いとは

RPAは、記録されたデータに基づいて判断し作業するということから、AI(人工知能)やExcelのマクロ機能と混同されがちです。
どのような違いがあるのか、ご紹介しましょう。

RPAとAIの違い

RPAとAIの差は、その役割と、学習機能の有無にあります。

RPAが行うのは指示された業務フローを記憶した反復作業であるのに対して、AIは反復作業の中で学習しフローの最適化が可能です。

AIは与えられたデータに基づいて法則を発見し自ら判断できますが、RPAにはそのような機能はありません。あくまで、設定されたシナリオ通りの作業を人間の“手”に代わって行う、つまり指示通り作業するという動き以外はできないのがRPAです。

対してAIは、データに基づいた判断や予測、効率化するための提案などができますが、RPAのように作業の実行はできません。AIはあくまで“頭脳”の役割であるため、他のツールやアプリケーションなどのシステムに組み込む形で活用されます。

つまり、RPA=人間の手としての役割【作業】を、AI=人間の頭脳としての役割【判断】をするということです。この2つを連携させることで、RPAの自動化範囲をより拡大でき、処理能力に差が生まれます。

RPAとExcelマクロの違い

かねてからマイクロソフト社の表計算ソフトExcelには、自動化プログラムであるマクロ機能がありますが、これもRPAと混同されがちです。

Excel上のマクロボタンによって作業手順を記録することで、次回よりボタンを押すだけで同じ操作を自動的に再現できるという機能ですが、マクロは「あくまでExcelのみで利用できる機能」となるため、他のアプリケーションとの連携はできません。データ集計や表・グラフの作成といったExcel上の反復作業であれば自動化できますが、大量のデータ処理などには不向きです。

対してRPAは、社内サーバーやクラウド上で作業するため広く活用でき、インターネット上からの情報収集や既存のシステム、多様なアプリケーションとの連携も可能なので、さらに広範囲での業務を自動化できます。

RPAには3段階のレベルの自動化がある

RPAの多くは定型的な作業に対応するレベルですが、次段階のEPA(Enhanced Process Automation)では、AIと連携することによって自然言語や画像・音声の解析、マシーンラーニングの技術搭載が可能となります。そのため、非構造化データの読み取りや知識ベースの活用など、非定型業務でも一部の業務は自動化できるようになります。

さらに、最も高度なCA(Cognitive Automation)では、AIによる業務プロセスの分析や改善、意思決定に至るまでの自動化も可能となります。

導入するメリットとは

RPAを導入し業務を自動化すると、以下のようなメリットがあります。

定型業務の代行によりミスを予防

事務業務には多くのルーティンワークが含まれています。実際、1日のうちの半分以上は単純作業を繰り返している労働者は、全体の3割以上というデータもあります。
RPAはこうした業務を人間の手に代わり自動化します。人が業務を行うと間違いや漏れなどが発生しやすくなりますが、ロボットは長時間の稼働であってもミスがないので業務の品質を高められます。とくに、ミスが発生しやすい会計処理などで活用すれば安心感が増すでしょう。

人件費(コスト)の削減

企業にとっては事務スタッフなどの人材を採用し、配置するにも費用がかかります。RPAを導入すれば24時間365日の稼働も可能となり、残業や休日出勤などの負担も少なくなるため、人件費の軽減も可能です。

ロボットの代行により人員不足を解消

日常発生する煩雑な定型業務がなくなることで、企画や営業活動など、より生産性の高い業務にリソースを割くことができます。マーケティングのための情報収集なども可能な部分の自動化によって、一人ひとりが対応できる範囲が広がります。

また、業務を自動化する際、通常のシステムを組むにはc#やVBAといったプログラミングスキルや知識が必要ですが、RPAでは動作をトレースさせることで業務を自動化できるため、専門的な知識を持った人員がいなくても利用できます。

売上や生産性の向上

RPAの活用によって定型業務・ルーティン業務がなくなれば、人はより生産性や付加価値の高い仕事に時間をかけることができるようになります。従業員のモチベーションを保ちやすくなり、業務効率の向上、売上や生産性の向上も期待できます。

RPA導入による成功事例

実際のRPA導入事例をご紹介しましょう。
いずれも業務効率化や大きな改善が図れた成功事例となっています。

事例1 株式会社フルキャストホールディングス

人材派遣や人材紹介サービスを展開する大手人材サービス企業「株式会社フルキャストホールディングス」では、RPAツール導入により、会社全体で月500時間の工数削減に成功されています。

RPA導入前は「値を変更するのみの資料作成」といった入力作業を人の手で毎日行い、非効率な業務フローが会社全体に蔓延していましたが、情報システム部が主体となり、各部署に対しRPAを含む自動化ツールの提案会を実施。提案と同時に、現場に潜んでいる単純作業の事例をヒアリングし改善すべき多くの課題をリストアップするなど、会社全体を対象に働きかけて進められたそうです。

専門的な知識のない初心者でも簡単に操作できる点を重視した結果「Robo-Pat(ロボパット)」の導入を決定されました。

RPA導入前までは「情報登録催促メールを送信したアカウントに対して、送信日時の登録およびステータスの更新を管理システムに入力する」という手動業務に1か月あたり約300時間を費やしていたということですが、この工程をRPAによって完全自動化。空いたリソースで、本来時間をかけるべき業務に対応できるようになり、労働生産性が格段に高まったとのことです。

事例2 株式会社イーエムネットジャパン

韓国の、インターネットマーケティング支援企業最大手「株式会社イーエムネット」の日本法人「株式会社イーエムネットジャパン」では、テレワークにRPAを活用されています。

RPA導入前は、手作業の勤怠管理や、営業部門・管理部門における広告運用のデータ転送にかかる手間が課題だったとのこと。どうにかして、これらの定型業務を自動化できないかとRPAを検討、1か月間のトライアル期間を経て、画像認識でロボットを作成できる点とインターフェースにおいて魅力を感じた「Robo-Pat」を導入されました。導入後は、営業部門のテレアポ先のチェックリスト作成自動化により、一人あたりの作業時間が毎日30分から1時間削減。顧客へのレポート作成も30分程度かかっていたのが自動作成になったため、営業部員100名分、単純計算で1日100時間分の業務時間が削減できているとのこと。テレワーク時にも社内でしかできない作業をロボットにより自動化することで、スムーズに営業できる環境が整ったそうです。

事例3 エイトレント株式会社

全国に事業所や関連会社を展開し、官公庁や自治体、民間企業など幅広い業種業界への納入実績を誇るレンタルサービス業「エイトレント株式会社」。ビジネスプロセスマネジメント(BPM)活動の一環としてRPAを検討され、社内でRPA委員会を設立するなど自己改善型の組織作りに取り組まれてきました。
RPAツールは5製品を比較し、うち2製品ではトライアルもされたとのことですが、結果的に操作とサポートの優位性が決め手となり「Robo-Pat」を導入されました。

Excelと基幹システムの連携や、売上見込み報告の確認といった、毎月・毎朝の作業にRPAを活用し自動化されたことにより、BPM活動全体では400から450時間の削減に成功。最終的には年間18,000時間の削減を目指すということです。

事例4 株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス

大手ディスカウントストア「ドン・キホーテ」やスーパー「アピタ」「ピアゴ」などを展開する「株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス」。こちらでは、2017年よりRPAに着目し、2018年に「UiPath」を導入し本格的に始動させ、以来、現場における定型作業の自動化に取り組まれてきました。

RPA導入後は、店舗のインバウンド決済の確認や分析データ作成、労務管理・残業時間のアラート配信システムを自動化。各部署のスタッフの負担が大幅に軽減されました。「ドン・キホーテ」においては、自動化できている業務は200種におよび、既存業務をRPAによって置き換えるのではなく、リソース不足で手が回らない業務をRPAで肩代わりするという理念で前向きに取り組まれています。

今後は、RPAによる業務自動化をはじめとした効率化によって、2022年6月期に収益につながる300万時間の業務創出を目指しているということです。

押さえておきたい導入の5ステップ

実際にRPA導入にあたり、どのように進めるべきか、押さえておきたいステップについてご紹介します。

導入手順1 既存業務の見出しとフローの洗い出し

まずは、各部署・担当者ごとに既存業務とそのフローを、手作業か否かにかかわらずすべてリストアップしましょう。

そのうえで不要なフローや重複しているフローはないか、作業の目的は何か、やり方や順序を入れ替えることで解決できないといったポイントも見直します。
そして無駄をそぎ落としてから、これらのうち自動化できる手作業がないかを洗い出すことから始めましょう。
社内で資料を共有し、RPAによって代行できそうな業務を募集するなどの手段も有効です。

 

具体的には、以下のような業務が合挙げられます。
・各種システムへのデータ入力
・他のアプリケーションへのデータ連携
・伝票作成
・ダイレクトメールなどの発信
・経費関係
・顧客データなどの管理・更新
・インターネットからの情報収集

このように、行うタイミングや要件が一定の業務や反復して行う作業、大量の作業、ルールに基づいて処理する作業といった定型的な事務業務であればRPAによる自動化が可能です。

導入手順2 改善したい業務と目的を明確にする

既存業務とフローが洗い出せたら、自動化できる業務以外にも課題がないか検証してみます。
業務全体を見ながらどのような課題を解決したいか、何を目的とするのかを明確にすることで、いつまでにどんなRPAを導入すればいいのか、どのくらいの効果を得られればRPA導入が成功といえるのかも見えてきます。

導入手順3 社内体制を整え、目的を共有する

RPAは担当者個人だけの判断で導入できるものではありません。あらかじめ無料トライアルや導入前後の効果測定に協力してくれる部署やチームを募るといいでしょう。多くの導入企業では、導入前に社内でRPA説明会や勉強会なども開催されています。

社内体制を整え、課題や目的を共有することで、会社全体で業務効率化に取り組む姿勢を築くことが期待できます。

導入手順4 課題解決に適したRPAツールを選定

自社の課題解決に適したRPAツールを選ぶためには、機能や価格、使い勝手、既存システムとの連携、カスタマイズの必要性などを考慮のうえ比較検討する必要があります。
課題を明確にし、改善・解決に向け最適のツールを選定するためには、コストと効果のバランスを把握し、しっかりシミュレーションしましょう。

導入手順5 まずは小規模で運用と効果検証する

会社全体で目的が共有でき、RPA導入が決まったら、まずは小規模からスタートしましょう。

中にはフリープランや無料トライアルを提供しているRPAツールもあります。まずは効果を実感できる最小限の規模で、できるだけ手間をかけずにRPA導入の有効性を確認すべきです。

失敗しないツール選びの確認ポイントとは

自社に最適なRPAツールを選ぶうえで、確認しておきたいポイントについてご紹介しましょう。

導入目的や課題解決に適した機能か

RPAを導入する際にはどのような業務を自動化・効率化したいのかを明確にしましょう。
解決したい課題が漠然としている状態では最適なRPAは選定できません。そして、そのためにはどんな機能が必要なのかという視点から選定するといいでしょう。

機能のカスタマイズは可能か

解決したい課題が明らかになったら、課題解決につながるRPAツールを探します。
現在活用しているビジネスソフトウェア・BIツール、サービスなどとの連携が可能か、そのための拡張性があるかといったこともふまえて検討していく必要があります。

規模や機能にあったコストか

RPAの価格は低価格から高価格まで様々です。どのくらいのコストをかければ、どれほどの効果が期待できるのか、ROI(投資利益率)の検証も行いつつツール選定する必要があります。

サポート体制が整っているか

RPAツールの多くは操作性に優れており、プログラミングスキルに乏しくても対応できるようになっていますが、困ったときにすぐに問い合わせできる体制が整っているかというのはやはり重要なポイントです。

また導入時にマニュアルが整備されているか、勉強会や研修などのサポートがあるかというのもチェックしておきたいですね。

オンプレミス型かクラウド型か

システムの形態も重要です。
以前は、社内サーバーやシステムのみで運用されるオンプレミス型が主流でしたが、近年は、オンライン上で提供されるサーバーを経由するクラウド型が台頭しています。

すでに自社サーバーが構築されている、IT専門知識の高い従業員がいるなどのインフラが整っている場合は、セキュリティ面などからオンプレミス型のRPAを選定する企業もまだまだ多くあります。自社に合わせて細かくカスタマイズできるのも、オンプレミス型のメリットです。
デメリットとしては、アップデートやメンテナンスも自社で行わなくてはならないためシステムに詳しい人員の確保が必要なことや、外部からアクセスする際にVPN接続などの設定が必要となるためテレワークなどには不向きといったことが挙げられます。

これに対してクラウド型は、インターネットに接続できる環境さえあればすぐに設置でき初期コストがかからないため、小中規模の企業でも導入しやすくなっています。さらに、保守やメンテナンスもシステム提供側が無償で対応してくれることや、外部からのアクセスも簡単であることなども大きな利点です。
デメリットとしては、カスタマイズに制限があることや、基幹システムと接続した際などにセキュリティ面で注意する必要があるということなどが挙げられます。

デスクトップ型かサーバー型か

RPAツールが作動する場という観点からシステム形態を考えると、デスクトップ型とサーバー型に分類されます。

デスクトップ型は各パソコンのユーザーに特化した個別の作業を自動化するため大企業や大量データの処理には不向きですが、個人や小中規模の企業、あるいは部署単位の業務自動化においてはパソコン1台から導入でき管理もしやすいためおすすめです。

これに対してサーバー型は、社内で複数のロボットを一括管理できるため、全体的な業務自動化に貢献します。スペックやストレージも個々のパソコンに依存せず、大量データの処理も不安なく行えるため、大企業においてはクラウド型やサーバー型が選定される傾向にあります。
デメリットとしては、クラウド型も含め、サーバー費用やライセンス費用が継続的にかかるということです。

まとめ

今回の記事ではそもそもRPAとは何か?さらに混同しやすいAIとの違い、メリット、成功事例、選定ポイント、導入までのプロセスなどを幅広くご紹介しました。

近年はITの進歩や様々なシステムの開発により多様なビジネスツールが生まれています。その中でもRPAは導入によって煩わしい手作業を自動化し、業務効率化が大きく期待できる強い味方です。
現在の業務フローに課題を感じているという方は、ぜひRPAによる解決を検討してみてください。

各種RPAツールについて、具体的な情報を知りたいという方は下記ページをご覧ください。

 

RPA導入事例集

業務効率化 働き方改革 自動化 生産性向上 内部統制
エンジニア 管理職 総務 人事 営業事務 経理 経営者 IT担当者

資料を無料でダウンロードいただけます。ぜひ、社内共有や業務改善にお役立て下さい!

まずはご相談

「何から始めたらいいか分からない」「自社に合った製品が分からない」「トータルの費用が知りたい」
「他社サービス・製品と比較したい」など、お困り事をなんでもご相談ください。

 お役立ち資料

 無料相談する