RPAを複数の部署や拠点で活用するには?

RPAとはロボットを活用し、業務を自動化するソフト・ツールです。RPAを導入・利用することで同じ作業にかかる時間と、作業者のケアレスミスを軽減できます。RPAソフトをサーバー上に置くことで複数拠点で業務を自動化し、一括管理のもとで効率化を図れます。 具体的なソフトとしてはWinActorやBluePrism、OnRPA(アクシオ)などが有名です。BluePrismのような海外で開発されたソフトも日本語版があり、複数の代理店が国内向けに提供しています。複数の提供者に相談することでRPAの導入・活用がスムーズになるでしょう。 特にRPAを複数の部署や拠点で活用する際には、導入にかかるコストや納期も膨れ上がります。RPAを活用する際には複数のソフトを比較し、自社に合うサービスを選んでください。

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知識

目次

  1. RPA導入後に出てくる複数の悩み
  2. 複数の部署や拠点でRPA活用が進まない原因と対策
  3. まとめ

RPA導入後に出てくる複数の悩み

RPAを導入する際、多くの企業は複数の悩みを抱えます。事前にそれらの悩みを想定しておくとよいでしょう。

RPAを導入してどのくらい業務が効率化できたのか把握できていない

RPAは高額なもので100万円を超えるソフトもあります。複数拠点に導入する場合はなおさらコストがかかります。RPAを導入する際には事前に導入前の状態を記録しておきましょう。そうしなければ、RPA導入後に効率化できた業務を把握できません。

RPAは長期的に利用しながら作業自動化・業務効率化を実感できるツールなので、月単位・年単位で効果を計測すべきです。

RPAを使える人が限られてしまっている

RPAはシナリオを作成し、ロボットに作業を自動化させるツールです。一部の者しかロボット用のシナリオを作る作業ができないという場合、複数の業務での活用が難しくなります。RPAを導入する際には複数の者がRPAを活用できるように、社内で情報を共有しながら利用しましょう。

複数のメンバーがRPAを使用できるようになれば、RPA活用の可能性が広がり、RPAを導入したメリットを全社的に実感できるはずです。

他部署などに横展開できていない

部署や拠点をまたいでRPAを展開できないことも、RPAの効果を実感しにくくする要因です。RPA導入時には複数の部署や拠点でRPAを使用できる者を育成しましょう。社内に複数の担当者を配置し、RPA活用についてコメントし合うことで、互いに刺激し合えます。

RPAのロボットはサーバー上やクラウド上で動かすことで、拠点をこえて作業させることが可能です。そのうえで、RPAを導入する際には複数のメンバーで部署や拠点をこえたチームを作ることをおすすめします。

複数の部署や拠点でRPA活用が進まない原因と対策

せっかく導入したRPAツールがうまく活用できないのはなぜでしょうか。ここからは複数の部署や拠点でRPA活用が進まない原因と対策について解説します。

複数の部署や拠点でRPA活用が進まない原因

1.RPAツールを導入したことを公表していないから

RPAツール導入の事実は社内でいち早く公開し、各部署・拠点でRPAについて興味を持ってもらいましょう。複数の業務や拠点で活用できるRPAツールであっても、存在を知らなければ意味がありません。どんなロボットを搭載しているのか、どんな業務を自動化できるのかを全社に向けて公開してください。

2.RPAツールを導入した効果を周りに伝えていないから

RPAツール導入後、効果を計測するだけでなく、活用によって自動化された業務の効果を伝えることが重要です。RPAを活用する魅力を伝え、自分の部署や拠点でも利用したいという声が複数あがってくるような情報を社内で公開し、RPA活用の効果をPRしましょう。

3.必要最低限のライセンスでRPAツールを運用しているから

RPAツールのライセンスには様々な種類があります。業務によっては機能が限られた状態でも効果を発揮しますが、できれば複数の機能を備えたライセンスのほうが、RPAを活用する価値を感じられるでしょう。RPAツールを導入したが、効果に満足できていない場合は規約を確認し、ライセンスの見直しを検討しましょう。

複数の部署や拠点でRPA活用が進まない時の対策

1.社内にRPAツールを導入したことを積極的にアピールしていく

RPA活用を進めていくために、RPAによって自動化・効率化された業務の情報を定期的に社内に公開しましょう。RPAツールを導入する前と後、ビフォーアフターを公開することで、段々RPAへの注目度が高まっていくはずです。

2.毎日5分だけ行う業務など、小さな業務から自動化させる

RPAを導入する際、いきなり複雑なシナリオを作成し、ロボットを稼働させようとするとつまづくことがあります。まずは簡単な業務から自動化させることを目指しましょう。

たとえば、「トップ画面でメールツールを立ち上げ、メールアドレスを指定し、添付ファイルを選択、メール送信後、メールツールを閉じる」といった作業も自動化できれば業務効率化につながります。はじめは複数の業務にまたがっていない単純な工程にRPAを活用してください。

3.複数のRPAツールを導入する

1つのRPAを導入して効果が実感できたら、複数のRPAツール活用を検討してもいいでしょう。複数のRPAツールを導入することで、自動化できる業務の種類や量を増やし、複数の部署や拠点での活用をより推進できます。ロボットのシナリオを作成できる者を育成しながら複数のツールを駆使し、業務効率化を目指してください。

まとめ

ロボットの力をかりるRPAは、2018年・2019年頃から広く浸透をはじめ、2021年現在では多くの企業に導入されています。

複数のRPAツールを導入する企業も増加し、日商エレクトロニクス社のDLSのような、RPAを管理するためのツールも登場しました。また、RPA HACKのようなRPA専門メディアも生まれ、RPAツール市場はますます成長が見込まれます。

RPAツールの導入は多くの企業に作業自動化・業務効率化といった効果をもたらします。ロボットは人間のようなケアレスミスをせず、管理しやすい点も魅力的です。これからはRPAのようなロボットの力をかりる働き方がより一般的になることが見込まれます。2021年、RPAを導入する際には複数の部署・拠点で効果的な活用を目指しましょう。

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