【RPA導入】失敗しないための5つのポイント

RPA(robotic/robotics process automation、ロボティック/ロボティクス・プロセス・オートメーション)は日本では製造業や自治体の総務や経理等の部署を中心に普及し、2018年には半年で導入企業の割合が10ポイントも増加しました。また、rpmやrpsなど特定の業務に特化したRPAも注目されるなど、依然として”RPAブーム”が続いています。 2020年には新型コロナウイルスの流行で通常通りの業務遂行が不可能になり、さらに業務効率化を考える機会が増えたことから、RPAの需要はますます高まることが予想されます。 しかし、過去に新しいシステムを導入したけれど思うような効果が得られず、「RPAに興味はがあるが、失敗したらどうしよう」と不安な経営者や役員の方は多いでしょう。 今回は、失敗を回避しRPA導入を成功させるための5つのポイントをご紹介します。

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知識

目次

  1. なぜRPAの導入を失敗してしまうのか
  2. ポイント①なぜ導入するのかを社内に示す
  3. ポイント②現場のメンバーが操作できるツールを選ぶ
  4. ポイント③RPAに任せる業務を洗い出す
  5. ポイント④現場主導で進めるためにヒアリングを行う
  6. ポイント⑤導入促進メンバーを選抜する
  7. まとめ
この記事を書いた人
櫻澤佑季
櫻澤佑季(さくらざわ ゆき) 
スターティアに営業として入社後、同年グループ会社のスターティアラボにて約300社のホームページのコンサルティングを担当。
2018年事業部の分社化によりMtame(エムタメ)に転籍。2019年よりスターティアレイズにてマーケティングに従事。

なぜRPAの導入を失敗してしまうのか

まずは、なぜRPAの導入の成功談と失敗談の分かれ目はどんなところにあるのかを見ていきましょう。

RPA導入の目的をはっきり示していない

新しいツールを導入する際にありがちな失敗例として、導入目的が明示されていないことが原因として挙げられます。ツールが導入される背景・理由などの説明なく、いきなり運用がスタートしてしまうのです。

しかし、実際にそのツールを使うのは現場の社員です。導入の目的や背景をはっきり示さないと「何のためにこのツールを使うのか?」が分かりません。ツールを利用する動機付けもないため、導入がうまくいかない、進まないという結果に終わってしまいます。

RPAを社内に導入すること自体が目的となっている

会社という組織では、新しいツールを導入する際、導入すること自体が目的となってしまうことがあります。
こういった例も失敗を招く原因の一つです。

RPAはあくまで業務時間を削減や業務効率化を図るツールです。そのため、出発点は「RPAを導入したい」ではなく「業務時間を削減したい」「業務を効率化したい」といったものであるべきではないでしょうか。RPAを導入する際には、業務課題とそのソリューションを深く綿密に考える必要があります。

それでは、これらについて考えた後にRPAを導入する際、失敗を回避するためのポイントを5つ紹介します。

ポイント①なぜ導入するのかを社内に示す

まずは、「なぜRPAを導入するのか」を社内に示します。トップダウンで行う場合にもボトムアップで行う場合にも同じく当てはまります。

ポイントは、なぜRPAを導入するのか、導入によってどんなことを達成したいのか、メリット(あればデメリットも)は何か具体的に示すことです。

そして、これらRPAを利用するメンバーにとって利益があることが重要です。例えば導入目的が「RPAを導入したら先進的な企業と思われ、企業イメージがよくなる」だとしたら、使用するメンバーにとってはメリットが曖昧であり、RPAを使う動機付けにはなりません。

それよりも「導入したら業務時間が年○時間削減できて、家族と過ごす時間が増やせる」であれば、メンバーにとっては具体的なメリットですので、積極的にRPAを使うモチベーションとなります。

ポイント②現場のメンバーが操作できるツールを選ぶ

RPAを操作するのは情報システム部門でもIT部門でもなく、現場のメンバーです。そのため、現場の人が理解・操作し、メンテナンスができるツールでなければ使いこなせません。

しかし、そのためにはどれを選べばよいのかと悩んでいる方も多いでしょう。ここからはツールの選定の際に最低限押さえておきたい2点をご紹介します。

英語ではなく日本語のツールを選択する

かつて、RPAは欧米のツールが大半を占めていました。そのため、操作方法やメンテナンスに関する理解を英語で行なう必要があるというハードルが存在していました。

現在では日本企業もRPAの開発・販売を手がけており、WinActorやロボパットなど日本語で操作できるツールも数多くあります。RPAを導入する際には日本語のツールを選び、スムーズに理解できるようにしましょう。

コードを書く必要がないツールを選択する

RPAは業務を実行するためのシナリオやロボットを動かすためのロボットファイルを設計・開発し、業務を覚えさせ、テスト環境で試行し、実行環境にインストールして設定を行う、という一連の過程を経ることによって稼働します。シナリオやロボットファイル作成の工程にはプログラミングと共通する作業が多いため、プログラミングの基礎的な知識があった方が導入はスムーズに進みます。

しかし、プログラミングの知識がある人材が社内にいない、不足している場合にはどうしたらよいでしょうか。人材を確保・育成できればベストですが、時間やコストがかかります。

そんな時には、コードを書く必要がなく、画像認識や作業を画面録画してロボットが記憶できる機能を搭載したRPAツールを選択しましょう。近年はこのように簡単にシナリオやロボットファイルを作成できるRPAも登場し、誰でもRPGを作れるサービス「RPGツクール」に例えられることもあります。このタイプを選べば、プログラミングの知識に不安がある場合でも失敗するリスクを軽減できます。

ポイント③RPAに任せる業務を洗い出す

PRAは得意な業務がはっきりしており、適している業務と適さない業務がはっきりと分かれます。そのため、導入の際にはRPAに任せる業務を洗い出す必要があります。具体的には以下の特徴を持つ業務がRPAに適しています。

・定期的に発生するルーティン業務
・単純でかつ量の多い業務
・手順が定まっている業務

ちなみに、これらの業務の全ての過程をRPAに任せる必要はありません。例えばある業務のうち1から3まではロボットで、4〜7までは人の手で、8〜10までは再びロボットで行うといった業務プロセスも実現可能です。RPAに任せる業務を見極めることが、導入を成功に導くポイントです。

RPAに向いている業務に関しては、以下の記事も参考にしてください。
RPAに向いている業務とできない業務の違いは何か?

ポイント④現場主導で進めるためにヒアリングを行う

現場のメンバーがRPAに触りたい、ロボットを作りたいと思える動機付けのためにヒアリングを行います。

ヒアリングのポイントは、「RPAで自動化させたい業務はありませんか?」などと直接的な利き方をしないことです。それよりも「やりたいけど時間がないという理由でできない業務はありませんか?」「それはどんな業務が原因でできなかったのですか?」「面倒と感じる業務はありますか?」「手間や時間がかかる業務は?」など、メンバーが抱えている業務課題を深堀りしていく必要があります。

これにより、現場のメンバーが抱えている課題、それを解決する手段としてRPAは適切かが浮かび上がってきます。また、煩わしい作業を担当しているメンバー、ルーティン業務を多く抱えているメンバーをピックアップできます。RPAを導入する話がうまく進めば、彼らにプロジェクトメンバーとして参加してもらうのもよいアイデアです。

ポイント⑤導入促進メンバーを選抜する

PRAの導入事例を見ると導入のためにプロジェクトを組織し、該当部署からメンバーを選抜しているケースが多く見られます。導入促進メンバーには以下のようなメンバーが適しています。

日々の業務処理について理解している人

導入部署の業務に十分な理解があれば、シナリオやロボットファイルの開発がスムーズに進みます。

細かい作業を楽しめる人

RPA導入プロジェクトおよびRPAのシナリオ開発から設定までの一連の工程には、項目のリストアップやドキュメントの作成など細かい作業が数多くあります。このような作業を楽しめる人が向いています。

業務を改善することで直接的な利益が得られる人

冒頭でもお伝えしましたが、RPAの導入によって業務改善が行われることによって、直接的かつ具体的な利益が得られる人であれば、高いモチベーションを持ってプロジェクトを推進できるでしょう。

最近入社した中途社員、新入社員

中途社員や新入社員に業務を覚えてもらう過程で「この業務はロボット化できる」「この業務は無駄だ」と判断してもらえば、率先してロボットを作成してくれる可能性が高まります。「日々の業務処理について理解している人」とは正反対の人材ですが、該当部署の業務経験がない人材ならではのフレッシュな視点で業務を改善できるかもしれません。

まとめ

今回はRPAの導入を失敗を回避し、成功に導くためのポイントをお伝えしました。多くの人材と費用を投入したのに効果なしという事態は避けたいものです。ぜひ、入念な準備をした上でRPAを導入し、業務改善を成功させてください。

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