RPA導入で失敗する原因とは?失敗事例から学ぶ対策

これまで、日本でRPAが導入される業種としては自治体や製造業など、部署としては経理や総務などが主流でした。しかし最近は金融業やサービス業といった業種や営業や企画などの部署でも導入が進み、幅広い業種に対応できるツールとしてより一層の注目が集まっています。 市場シェアに関しても、2018年頃まではUiPathの一強状態でしたが、現在ではWinActorやRobo-Patなど他のツールもシェアを伸ばしています。RPMやRPMなど特定の業務に特化したRPAツールも誕生し、課題内容や事業規模、予算などに応じて幅広い候補から選択できるようになりました。 その結果、矢野経済研究所の調査によると、2019年度のRPA市場規模は事業者売上高ベースで529億7,000万円そのうちRPAツール製品は224億円、RPA関連サービスは305億7,000万円と推計されるほどの規模に達しています。2020年はリモートワークの普及によって注目が高まったことから、2021年の調査結果ではより右肩上がりの結果となるでしょう。 しかし、RPAを導入して成果を上げた成功事例が見られる一方で、導入したもの使いこなせないケースもしばしば聞かれます。 今回は、RPA導入で失敗する原因と、そこから学べる対策をわかりやすくご紹介します。

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知識

目次

  1. RPAの導入が失敗に終わる原因
  2. 失敗しないための5つのポイント
  3. 必読!成功するRPAツールの導入手順
  4. まとめ

RPAの導入が失敗に終わる原因

まずは、RPAの導入が失敗に終わってしまう原因を検討しましょう。

目的が不明確な導入

RPAは向いている作業とそうでない作業が分かれるツールです。そのため「今行っているこの業務はRPAに適しているから、導入して時間や人件費を削減したい」という明確な目的をもって導入しなければ、効果的に使いこなせません。

つまり、導入した上でどんな作業を任せたいのか、どんなことを達成したいのかが不明確なまま導入すると、十分な効果が得られません。

業務の改善範囲を把握していない

先ほども触れたように、RPAを導入するためには会社や部署の業務の中から対象となる業務を選ぶ必要があります。この選別作業は全ての業務を把握した上で行う必要があります。人力でやりたくないからなどの理由でRPAに任せると、RPAの特長を十分に発揮できません。

管理者/担当者不在など管理体制が整っていない

RPAを効果的に運営するためには、ロボットのメンテナンス管理、新規で任せる業務の管理、ロボットの開発状況の管理やエラー・トラブルといった障害の把握など、導入後もさまざまな進捗状況を管理する必要があります。

そのため、管理者や担当者が不在のまま導入を進めると、開発したロボットの管理や新たにRPAに任せる業務の選別などがおざなりになり、RPAの効率性を十分に発揮できない状況になりかねません。RPAを導入する際には、管理体制を構築することも忘れないようにしましょう。

現場に浸透しない

会社や部署、あるいは経営層にRPAに批判的であったり、効果を疑問視していたりというケースがあると、RPAの存在が現場に浸透しません。このような状況に陥ると、せっかくRPAを導入したのにもかかわらず、あまり使われなくなってしまいます。

RPAのメリット・デメリットを十分に理解し、社内や部署のコンセンサスを得た上で導入しましょう。

どのくらいの業務削減ができたのか効果が明確に出せていない

PRAにによって会社や部署が抱えていた課題を解決できたのかどうかを把握できなければ、PRAを効率的に運用しているとはいえません。こちらを怠ると「課題が解決できているのか」「課題が解決できていないとすれば、どんなツールがよいのか」などの新たな課題を発見できません。

失敗しないための5つのポイント

それでは、RPAの導入を失敗しないためのポイントを確認しましょう。

ポイント① 導入前後のサポートがしっかりした会社を選ぶ

RPAの導入にはある程度の専門的な知識が求められるため、社内や部署にRPAに詳しいメンバーがいない場合、スムーズに進まない可能性があります。そのため、人材不足を感じていたり、求人をしてもメンバーが得られないなどの場合には、RPAの導入前後をサポートするサービスを売りにしている会社を選ぶのがよいでしょう。

ポイント② 導入する目的を社内に示す

先に示したように、RPAは利用する目的を明確にした上で導入しなければなりません。そして、ロボットの作成や運用は知識や経験のあるメンバーに任せるだけだと、次第に使われなくなってしまいます。自動化させたい仕事を担当しているメンバー自身が積極的にロボットを作成し、運用する体制を築くことが重要です。

ポイント③ 現場が操作できるツールを選ぶ

現場のメンバーが操作できないほど複雑、あるいは専門性を必要とするツールだと、難しいので外部の人や詳しいメンバーに任せがちになってしまいます。近年ではRPAは簡単にシナリオを作成できるものも多く、誰でもRPGゲームを作れるサービス「RPGツクール」に例える声もあるほどです。

当事者意識を持ち、主体的にロボット開発を行えるツールを選ぶことで、RPAの導入を成功に導きましょう。

ポイント④ RPAツールに任せる業務を洗い出す

RPAは定型業務、RPAを導入する際には会社や部署の業務を全て洗い出し、RPAに任せる業務とそうでない業務を分別するなどの事前準備が必要です。具体的には以下のような業務が適しています。

・定期的に発生するルーティン業務
・単純でかつ量の多い業務
・手順が定まっている業務

RPAに向いている業務に関しては、以下の記事も参考にしてください。
RPAに向いている業務とできない業務の違いは何か?

ポイント⑤ 現場の人をプロジェクトメンバーに選抜する

当事者意識を持ってRPAを運用するためには、実際にRPAを使う現場の人からメンバーを選別し、導入プロジェクトを立ち上げましょう。RPA導入のプロジェクトメンバーは以下に該当する社員が適しています。

・社内・部署内の業務を十分に理解している人

RPAを実際に運用する前にロボット開発してシナリオと呼ばれる一連の業務の流れを覚えさせる必要があります。このため、社内や導入部署の業務を十分に理解している人が望ましいといえます。

・細かい作業を楽しめる人

シナリオを開発し、ロボットを実行させるまでの一連の工程には、項目のリストアップやドキュメントの作成など細かい作業が数多くあります。また、プロジェクト自体にも複数の項目や状況を管理する機会が数多く発生します。そのため、細かく煩雑な作業を楽しめる人が向いています。

・業務を改善することで直接的な利益が得られる人

RPAを導入し、業務が改善がされることによって直接的かつ具体的な利益が得られる人であれば、高いモチベーションを持ってプロジェクトを推進できるでしょう。

・最近入社した中途社員、新入社員

「社内・部署内の業務を十分に理解している人」とは正反対の人物像ですが、中途社員や新入社員もまたプロジェクトメンバーとして適任です。その理由は、業務を覚える過程で「この業務は自動化できる」「この業務は無駄だ」と判断してくれる可能性があるからです。該当部署の業務経験がない人材ならではのフレッシュな視点で業務を改善できるかもしれません。

また、プロジェクトメンバーのモチベーションを維持するために「RPA技術者検定」の資格取得を奨励するなど、社内の体制を整備するのもよいアイディアです。

必読!成功するRPAツールの導入手順

それでは、RPAの導入を成功に導くためには、どんな段階を踏んで導入すればよいのでしょうか。

RPA導入の全体設計を立てる

RPAの導入は場当たり的に行うのではなく、導入プロジェクトを組織する必要があります。どんなプロジェクトにするかは、社内や部署の規模、メンバーのリテラシーなども関わりますので、これさえすればよいというものはありません。他の導入事例を参考にしたり、書籍やセミナーから学んだりして、最適なプロジェクトを組織しましょう。

現場の管理体制を整える

現場の管理体制とは、主に業務管理と課題管理を行うメンバー、およびその管理内容を指します。

業務管理とは何かというと、RPAに任せる業務のピックアップや選定といった、ロボット開発やシナリオ作成に直結する部分を管理し、コントロールすることを意味します。

そして、RPAを導入する部署や社内における課題を見つけ、それらがRPAの導入によって解決できるかを判断することも大切です。例えば、膨大な定型作業にかなりの時間がかかっている、人手が足りない、業務時間が常に超過しているなどの課題であれば、RPAの導入によって解決できると判断できます。これらを把握するためには、該当する社員へのヒアリングやアンケートを行い、ありのままの実態や率直な意見の把握につとめましょう。

小さい規模で試験的に運用する

RPAの導入は煩雑な業務を膨大に進行させる必要がありますので、一度に複数の部署で導入したり、いきなり全社やホールディングスに展開するのは避けた方がよいと考えられます。最初は1つの部署でPoC(Proof of Process)を行い、運用に慣れてきたら他の部署や全社にわたって展開するといったスモールスタートでの運用をおすすめします。

効果測定を行う

RPAの導入によって本当に業務の効率化を達成できたのか、また他の課題もRPAによって解決できないかなどを検証するために、効果測定も忘れずに行いましょう。効果測定の項目は、導入における総コスト・データ処理量・エラー件数・残業時間の推移といった定量的なものから、従業員のモチベーションといった定性的なものまで、高く的に検証を行いましょう。

そして、その結果をもとに改善傾向が見られない内容にフォーカスしてロボットや運用方法を改善することで、RPAの業務自動化による恩恵を最大限に活かすことができます。

会社全体に導入していく

小さい規模でRPAを導入し、効果を得られたら、他の部署にも積極的に導入し、最終的には全社展開、ホールディングス展開なども検討しましょう。RPAに適しているような大量の定型業務はどんな部署にもありますし、RPAによって解決できる可能性のある課題はどんな部署にも存在します。

ぜひ、RPAによってより多くのメンバーの課題を解決し、より効率的に業務を遂行していきましょう。

まとめ

今回は、RPA導入の失敗する原因とその対策を簡単にご紹介しました。今後、RPAはAIなど他のツールと組み合わせ、深層学習によってさらに複雑な業務を担うという予測があります。今のうちにRPAの運用に慣れておくと、今後さらなる利便性やイノベーションを体験できることでしょう。

今回紹介した内容以外にも、RPAの導入には成功事例や失敗事例などの当事者の声や各ツールの比較、無料トライアルやデモンストレーションなどを含めた体験まで幅広く情報収集を行うことが必要です。入念な準備をした上でRPAを導入し、業務改善を成功させてください。

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