RPAとエクセル VBAやマクロとの違いは？

RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称で、ロボットによる業務プロセス自動化の取り組みを意味します。主にパソコン上で人の手でおこなう作業を、ソフトウェアに搭載されたロボットが代行するシステムです。
業務効率化だけでなく人為的なミス防止やコスト削減にも貢献することから日本での導入率も2019年1月時点で3割を超え、今後さらなる普及が見込まれています。

RPAの活用シーン

RPAは以下のような業務に採用される傾向があります。

• 顧客情報登録作業
• 売上などの計上
• 定型書類作成業務
• 従業員の勤怠実績管理

こうした定型業務のほか、たとえば人材紹介業などの場合、「求人情報の管理更新業務」や「膨大なデータから該当データを抽出しスカウトメールを送信する」といった複雑な業務にもRPAが活用されているところもあります。

また、RPAは事務系業務だけに限らず、製造現場においても活用されつつあります。
単純な見積もり作業や図面の読み取り作業はもちろん、納期短縮などのイレギュラーが発生した際に原料製造業者ごとの納期前倒し依頼リストの作成などを自動化するといった業務にも活用されています。

エクセル VBAとは？

エクセル VBAの「VBA」とは、「Visual Basic for Applications（ビジュアル・ベーシック・フォーアプリケーション）」の略称で、自動化する機能のことではなく、マイクロソフト社のアプリケーションで使用できるプログラミング言語です。
エクセルの場合、「マクロ」が操作を自動化する機能であり、VBAはその操作をプログラム化するための道具にあたります。VBAを理解すればエクセルなどのマクロをカスタマイズすることができ、より高度な業務も自動化できます。

マクロとは？

マクロとは、前述したエクセルのマクロ機能などに代表される「コンピュータ上の操作を記録して自動的に実行する機能」のことです。マイクロソフトオフィスシリーズに限らず、すべてのコンピュータにおいて共通の用語となります。
エクセルマクロの場合、開発タブにある「マクロの記録」をクリックし、「記録終了」とするまでの作業が自動的にプログラムとして生成されます。そうすると、次からは該当のマクロを選んで実行すれば、一連の作業が自動化されます。

マクロの活用シーン

マクロもRPAと同じく、手順が決まったルーティンワークで主に活用されます。
定期的に表やグラフを作成する場合や、毎回同じフォームを作成したい場合、同じワークシートを複数連続で作成したい場合などに最適です。
たとえば、毎月の売上集計表を作成したいなら、「売上一覧表を担当者ごとに並べ替えて、売上金額合計の集計を設定する」といった一連の業務をマクロに記録しておくことで、次回から自動的に売上集計表を作成することが可能です。
またVBAなどの言語を理解すれば、外部システムとの連携など複雑な活用もできるようになります。ただし、その知識を得る必要があり、相応の時間がかかることが難点といえるでしょう。

RPAはプログラミングができなくても利用できる！

RPAなら、プログラミングなどの特別な知識がなくてもツールを導入するだけで、複雑な業務を簡略化できます。また、ほかのファイルやソフトウェアとも簡単に連携でき、データを取り込んで抽出したり、その結果をもとにメールを自動送信したりすることも可能です。
たとえば、基幹システムやインターネットなどの外部システムと連携することによって、データを取り込んで売上表やリストなどを自動作成したり、集計済みのシートを別ファイルへ保存して削除したりといった作業も自動化できるのです。
RPAで自動化できる業務は自動化、夜間や休日もフル稼働させれば、時間を割く定型業務から解放されてその人が本来すべき仕事に注力できます。
これからの超高齢化・労働者不足の時代に、RPAのさらなる活躍が期待されます。

まとめ

RPAとマクロは、「手順どおりに繰り返す業務を機械によって自動化する」という点では同じですが、「複雑な操作を簡単にできるか」ということに違いがあります。
複雑なルーティンを自動化するには、特別な知識が不要で誰でも簡単に操作できるRPAは最適であるといえます。
本来の業務に専念する時間が確保できれば、仕事への価値や意欲を高められると期待できます。それこそが真の働き方改革につながるのではないでしょうか。