RPAをトライアルするときの心構えは?

RPAの検討が進んできたら、自分たちでロボットを作成・運用ができるツールなのか見極める手段として、トライアルに臨んでもらいたいと思います。限られたトライアル期間を有意義なものにするためにも、あらかじめ準備しておくべきことや、その後の本導入を検討するポイントを説明します。

公開日公開日:
カテゴリーカテゴリー:
入門編

目次

  1. RPAの違いを調べたら、ツールを選んでトライアルに進もう
  2. トライアル前に準備するべきことは「業務選定」
  3. トライアル中はたくさんシナリオを作成しよう
  4. トライアルが終了する前から導入可否を判定
  5. まとめ

RPAの違いを調べたら、ツールを選んでトライアルに進もう

各種RPAの情報収集が終わったら、「試してみる」が次のステップです。実際にRPAツールを使ってみることで、自分たちでロボットを作成できるか、運用できるかという点を確かめられます。
トライアル段階、もしくはもっと早い段階から社内でRPAチームを作り、導入に向けて検討を進められる体制を整えておきましょう。複数のRPAツールをトライアルする場合、片方のRPAツールではロボットを作成できても、もう片方のRPAツールではロボットが作成できない、ということもあります。これは、同じ作業でもRPAツールによって使い勝手が異なるためです。
また、人によって使いやすいと感じるRPAツールと使いづらいと感じるRPAツールが出てくると思います。この違いは、もともとVBAが触れる、システムに詳しい、RPAを使ったことがある、RPAに抵抗がない、などその人がこれまで習得したスキルによるものの影響が大きいです。RPAチームを組んでいても、個人差は出てきますので一人のスキルに頼り過ぎないようにしましょう。誰か一人だけがRPAを触れる状態になってしまうと、導入時には複数人いたRPAチームも、後々は個人に頼ってしまうことになりかねません。

トライアル前に準備するべきことは「業務選定」

トライアルを行う際、無料であっても、有料のパッケージでトライアルを行う際と手順は同じです。大切なのはトライアルを行う業務をあらかじめ決めておき、その業務を効率化できるか、しっかりと見極めることです。
限られた期間のトライアルがはじまってから、どのように試用するのかを考えていたのでは遅いでしょう。トライアルを行う際には、試用がはじまる前にどのような分野の業務に対して使い、どんな課題が解決できたら有用と判断するのかを決めておかなくてはなりません。
トライアルがはじまる前に、このあたりのことをあらかじめ決めておかなければ、あっという間にトライアル期間が過ぎていき、せっかくのチャンスを活用できなくなってしまいます。
通常は、RPAを提供している企業の営業担当者やコンサルタントがRPAでできる業務かを判断してくれ、「スプレッドシートにしている部分をcsvにしたほうが良い」「一度人の手でリスト化させてからロボットで自動化させると上手くいく」など、時には業務の修正をアドバイスすることもあります。

よりスピーディーに導入の支援を受けたい方は、『導入支援ソリューション』を検討ください

トライアル中はたくさんシナリオを作成しよう

限られた期間のトライアルでは、自分たちで実際にRPAツールを触ってみることが重要です。代理店の担当者やコンサルタントに試用の部分を任せてしまうのは非常にもったいないことなので、トライアル中はできるだけ社内の様々なメンバーで、実際にRPAツールを触ってみましょう。
可能であれば、いろいろな領域の業務でRPAツールを試してみたいものですが、行き当たりばったりで使いまわしていては、それぞれの部署で中途半端な検証しかできなくなってしまう恐れがあります。そうならないために、事前に「誰が」「いつ」「何の業務のロボット」を作成するのか、具体的にスケジュールを決めておくことが大切です。また、自分一人だけの頭だとできることもできないと思ってしまう可能性があるので、RPAチームの頭を結集させて、業務をRPAで自動化させるための手順を考えて実行するのも良い方法です。
うまく扱えば限られたトライアル期間の中でも、様々なシナリオを作成することができるはずです。ゆくゆくは社内全体でRPAツールを活用するために、まずどの領域で試すことが有効か、事前に議論し、決定しておきましょう。

トライアルが終了する前から導入可否を判定

トライアル期間中や効果測定後には、最終的に導入するか否かの答えを出さなくてはなりません。中にはトライアル期間中に業務量が増え、トライアル終了時にRPAが無くなってしまったら業務に支障が出てしまう、と考え、すんなり導入に至った例もあります。RPAのトライアルが終了する前から部内・社内で本導入を検討するようにしましょう。
トライアルの後の本格導入を検討する際、トライアルで得られた効果が長期的かつ全社的に得られたら、会社の利益、もしくは費用の削減につながるかという点が基準になります。
限られた期間・限られた業務で起こった変化が、本当に必要なものなのかを検討することで、トライアルを行ったRPAツールの有用性を判断できるでしょう。
自分が社内にRPAを提案する立場であれば、客観的な数値を用いて、導入決裁者に説明しなければなりません。また、自分が導入決裁者であれば、感覚ではなく、トライアルで得られた数値的な変化に着目すべきです。その数値は数時間・数百時間など大きな数字ではなくとも、「毎日10分かけていた作業を1分にできた」「いつも出社してから30分かけていた作業を、出社前にロボットを動かすスケジューリングをしていたおかげで、出社したときには昨日の集計が終わっていた」など小さな数字の積み重ねや、「短縮できた時間で何ができたか」などを説明できると説得力が増すでしょう。「何となく負担が減った」、「対応時間が短縮された気がする」といった感覚で判断してしまうと、トライアルで実際に試用した意味がなくなってしまいます。
また、RPAツールは様々なものが存在します。トライアルを行ったRPAツールを必ず導入しなければならないということはありませんので、冷静に判断するよう心がけるべきです。

まとめ

今回の記事ではRPAのトライアルを行うときの心構えについてまとめました。自分たちでロボットの作成・運用ができるツールなのか、1回だけではなく繰り返しの作業でロボットが利用できるのか、どのくらいの業務時間を削減して空いた時間で何ができるか、などトライアル中に見極めるポイントはたくさんあります。一度導入すると利用をやめてしまうということは少ないですが、長く利用するための手段としてトライアル中は有意義な期間にしてほしいと思います。

RPA導入に役立つ資料もご用意しております。
『業務効率化をRPAで実現!業務効率化を成功に導くポイント3点』
『RPA導入事例集』

業務効率化をRPAで実現!業務効率化を成功に導くポイント3点

業務効率化 自動化 生産性向上
管理職 総務

資料を無料でダウンロードいただけます。ぜひ、社内共有や業務改善にお役立て下さい!

まずはご相談

「何から始めたらいいか分からない」「自社に合った製品が分からない」「トータルの費用が知りたい」
「他社サービス・製品と比較したい」など、お困り事をなんでもご相談ください。

 資料ダウンロード

 セミナー受付中