RPAでできる業務とできない業務の違いは何か?

今回は、業務効率化の解決策として注目を集めているRPAについてまとめていきます。RPAを導入するとなにができるのか、RPAによって私たちの仕事はどう変わるのかなどを具体的な業務にフォーカスし、解説していきます。以前からRPAに興味があったという方はもちろんのこと、「RPAという言葉は知っているが、実は具体的にはイメージできていない」という方にも参考にしていただける内容です。導入を検討する際の判断材料になるように、メリット・デメリットまでしっかり説明します。

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入門編

目次

  1. RPAとは?
  2. RPAでできる業務
  3. RPAでできない業務
  4. RPA導入のメリット
  5. RPA導入のデメリット
  6. まとめ

RPAとは?

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、業務支援システムを用いて業務を自動化することを意味します。これまで私たちが手作業で行ってきた仕事の一部をPC内やネットワーク上のロボット(業務支援システムやソフトウェア)に代行させることで、業務を効率化するというものです。

多くの企業や自治体がRPAに期待しているのは、データ照合やシステムへの転記など定型業務の時間を減らすこと・時間のかかる作業から人間を解放してくれることです。煩雑な反復業務による時間外労働や人材不足といった課題を持つ組織にとっては、労働環境を一変させる可能性を持っています。

RPAでできる業務

とはいえ、どんな仕事でもロボットによって自動化できるわけではありません。RPAが得意とするのは下記のような定型業務です。

■顧客管理・データ整理

  • 入力されたお客様情報の伝票化
  • 提出データの抽出、仕分け

■問い合わせ対応

  • 問い合わせ内容に基づくWebページ案内
  • 問い合わせ顧客の情報ヒアリング、照会

■情報の収集・分析

  • Webページ上のキーワードカウント
  • アクセス情報のレポート作成

このように、RPAに適した業務はあるアクションに反響する形や具体的な指示に沿う形で、効率的に対処することが望ましい仕事です。導入事例を見ても、システムへの自動入力や経理・総務・人事といったバックオフィス部門の自動化、定型作業が多い部署の業務改善などを目的としたもが圧倒的多数です。

これらの仕事は「手順が決まっている仕事」と言い換えることができます。RPAを導入することで価値を感じられるのは、ミスなく同じ処理を繰り返すことが求められる業務であるといえるでしょう。

RPAでできない業務

一方でRPAには対応できない仕事もあります。それは人間の判断が求められる仕事です。以下のような仕事を自動化・効率化するという役割は、RPAが担えるものではありません。

  • 商品のプロモーションを成功させるために、どのような販促媒体を組み合わせればいいかを考える。
  • 自社の強み・弱みを明らかにするために、どの会社をベンチマーキングすればいいのかを考える。
  • お客様の問い合わせ内容から潜在的なニーズを探り出し、新しいサービスを生み出す。

「企画・計画すること」「クリエイティブなこと」はRPAに向いていない仕事であり、上記のような役割は人間が担い続けなければならないものだと言えます。組織の状況を分析した際、この部分に課題があるという場合、RPA導入によって解決するのは難しいでしょう。

RPA導入のメリット

RPAを導入し、日々の仕事を最適化することには、多くのメリットがあります。時間外労働の軽減による従業員の不満解消や、人的ミスの削減など、実にさまざまです。さらに、RPAによって生まれるメリットは「ネガティブなことを減らす」ということだけではありません。

たとえば、「手順に従えばだれにでもできるルーティンワーク」から優秀な社員が解放されるということは、その時間を使ってその人にしかできない仕事ができるということです。企画力や発想力が求められる仕事に取り組む時間が増えれば、その人の価値はより発揮されるようになるはずです。

このようにRPAを導入するメリットは、定型業務の時間を減らすことで、より会社や個人のコアの部分や付加価値の高い仕事に費やせる時間を増やせるという点にあります。

RPA導入のデメリット

RPAを導入するデメリットは、大きく分けて2つ考えられます。1つは、導入前に準備作業を要することです。どんな作業かというと、おおむね以下のような流れです。

1. その部門で行われている業務を全て棚卸しを行って洗い出し、全ての業務を可視化できる状態にする。

2. 対象となる業務の中から、RPAに任せる業務とそうでない業務の2つに分類する。

3. RPAに向いている業務を選定し、適用させる。

上に挙げた通り、RPAには委託できる作業とそうでない作業がはっきりと分かれています。そのため、行き当たりばったりの導入では期待通りのメリットが得られない、ということになりかねません。洗い出しから選定までの一連の作業に関しても、一部のメンバーに任せきりにしたり「これをRPAに任せればよいだろう」となんとなく決めてしまったりということでは、RPAの実力を十分に発揮できません。ヒアリングシートなどを用いて全ての業務を一覧にし、ブラックボックスになっている業務がない状態にしたうえで行うことが業務の改善・効率化につながります。

2つ目は導入後の運用・管理面での問題です。多くの場合、RPAの導入は簡易であり、業務の置き換えもスムーズに行えます。しかし、導入後の運用・管理には手間がかかるといわれています。たとえば、前日までうまく機能していたシステムが突然予期せぬ挙動を始めた際、どこにその問題があるのかを明らかにするには、専門的な知識・スキルが必要になります。

また、業務フローの見直しを行う際やひも付けていたWebサイト・データの変更を行う際にも、どの情報がどのRPAと結びついているのかを把握していなければ、思いもよらない手間が発生してしまう恐れがあります。

導入が簡単だからこそ、どのような形で導入したのか、どのように機能しているのかは、しっかりと整理して把握しておかなくてはなりません。後々のことを考えた際にこのような手間がかかってしまうことが、RPA導入のデメリットだと言えるでしょう。

まとめ

今回はRPAができること・できないこと、そして導入のメリット・デメリットを解説しました。近年RPAが注目を集め、多くの企業に導入されているのは、確かな効果があるからに他なりません。また、対応できる業務と向いていない業務がはっきりしている分、検討しやすい点も要因でしょう。

導入を検討する際には解消したい業務を細分化し、具体的に考えていくことで、それがRPAによって解決できるかどうかが明らかになるはずです。

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