創業1年半、従業員2名でRPAを導入

課題が生まれる前に先手を。RPAを前提とした業務フローの確立

2017年5月に設立し、東京と大阪を拠点に中小企業へ向けた財務面のコンサルティングサービスを展開するシェアビジョン。
補助金・助成金の申請支援、税制優遇のためのアドバイス提供等を通して、製造業を中心とした数多くの企業のコンサルティングを請け負う。
会社経営の肝となる財務面を支援することで、中小企業の経営者らがビジョンを実現するための一助となっている。同社は会社設立から約1年半のタイミングでRPAツールの導入を決定。
課題が生まれる前にRPAツール導入に踏み切った特殊な例に該当するのかもしれない。

「私はルーティン業務に時間を費やすことを、生産的ではないと考えています。ということもあって、創業時からRPAツールには興味を持っていました。しかし、創業時の段階(小規模事業の場合でも同様かもしれませんが・・ ・）で 、ルーティン業務はさほど全体の業務量の中で、割合は多くない現実があります。新たに人材を採用する場合、翌月から人件費分以上に仕事をこなして、生産性高く仕事をしてくれるのかといえば必ずしもそうではないでしょう。いろいろ教育していきながら戦力化していくわけです 。新入社員であればなおさらで時間がかかります。でも中途より新入社員の方が、会社への定着率は一般的には良いと言われています。ロボットも同様ではないか？と考えていました。覚えるまで収益化・費用対効果までには時間がかかるかもしれませんが、一度軌道に乗ったら、誰よりもミスをせずに愚直に作業をコツコツとしてくれると考えたら、いち早く導入をして稼働させるノウハウを自社内に構築するべきではないかと考えたのです」（小林氏)

その後同社は検討の末、「Robo-Pat(ロボパット)」の導入を決定。
RPAの導入を前提とした業務フローを作成し、導入後2ヵ月も経たないうちに計7つのロボを動かして業務を効率化させている。

「疑問がすぐに解決できる」担当者がいることが決め手

導入の経緯

同社はRPAツール選定の際、東京と大阪の2拠点で使用できる「サーバー型」であることや、申請書の作成業務で必須の「 Microsoft Word 」に対応していることなどを軸に検討した。
検討の最中、ベンダーの営業担当者に導入後の懸念点など具体的な質問を投げかけると、「サポートデスクが随時対応します」とやや抽象的な答えが返ってくることもあった。
担当者との距離感に不安を感じ、RPAツールを決めかねる状況が続いた。
こうした中、展示会にて弊社営業担当から「Robo-Pat(ロボパット)」の紹介を受ける。
導入の条件としていた「サーバー型」とは異なるものであったが、担当者のスピード感のある対応、懸念点を払拭する具体的な提案、円滑なコミュニケーション等を評価していただき導入を決定した。

「もともと、導入して動かしてみないことには何も始まらないと考えていました。ただ、次々と浮かぶ疑問は電話やメールで聞けて、迅速に解決できなければ運用に乗せることが難しいと感じていましたので、コミュニケーションがしっかりとれる相手先かどうかが重要なポイントでした」(小林氏)

その他にも、プログラミングなどの知識が必要なく、簡単に設定作業が行えるという手軽さも魅力に感じていただいた。

業務に掛ける工数削減はもちろん、“従業員の即戦力化”効果も

導入の成果

シェアビジョンでは、様々な種類の業務フローをRPAツールで自動化することに成功している。例えば「登記簿謄本の取り寄せ業務」では、下記の一連の流れをすべて自動で行えるように設定した。
１．自社顧客マスタから登記簿謄本が未取得の企業を洗い出しリスト化
２．登記簿謄本の取得サイトから、申請No.をフォーマットに沿って入力
３．請求ボタンを押下
４．自社顧客マスタのステータスを「取り寄せ済」に変更

「手動でやろうとすると、10件で20分程掛かりますが、RPAツールを使用すれば3分程で完了します」(小林氏)

また、従業員の教育コストの軽減や習熟度アップといった、導入してから分かった想定外の効果もあったという。

「RPAツールが担っている部分は、極端な話、操作方法を覚えてもらえれば業務を遂行できるようになります。すべての工程を 1 から教える必要がなくなるので、従業員の即戦力化に繋がりました。さらに、ルーティン業務を自動化することによって、人の手でやるべき重要な業務に取り組む機会が増やせます。これは従業員の業務の習熟度を素早く高められることにも繋がっていると実感できました」（小林氏)

RPA導入による「効果」を積極的に作りお客様への支援へ

「中小企業は、確立した業務フローを変更するときの影響範囲や手間が大企業に比べると少ないため、ロボを前提とした業務フローを一から組み立てやすいというメリットがあると思います。この点を活かして、これからは様々な“効果”を作っていこうという気持ちが強いです」（小林氏)

「支援しているお客様との会話の中で、この業務はRPA化できるねと話題になることがあります。自社でノウハウを貯めていき、それをお客様へのご支援にも活かしたいと考えています」（小林氏)

RPA導入の経験を書籍化

2019年8月2日発売の書籍「小さな会社が自社をRPA化したら、生産性がグーンとアップしました。 」(小林卓矢著・幻冬舎)に、弊社スターティアレイズ株式会社が紹介。

この本は、創業1年半・従業員2名でRPAの導入を決めたシェアビジョン株式会社　代表取締役 小林卓矢氏の実体験が綴られたリアルなRPA導入ストーリー。
なぜ弊社からRPAの導入を決めたのか、RPA導入後の成果などこれからRPAを導入しようとしている方や、RPAを導入して成果があがっていない方にぜひ読んでいただきたい1冊となっている。

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