導入2ヶ月で8つのロボを作成し、週35時間以上の作業時間削減に成功

手作業でのデータ登録業務に限界

導入の背景

コパ・コーポレーション（以下同社）は、実演販売や商品卸事業を展開している。数年前は貨店や通販企業、小売店などへの卸事業が中心だったが、近年メディアに出演する機会が増えてからは、ネット通販での注文数が増加している。
同社の課題は、注文数の増加に伴い、データ登録業務など日中に完了できていた業務に時間がかかるようになってきたことだった。

「使用していたシステムの一部では、同時に複数の処理ができない仕様の機能もあり、システム処理に伴う待ち時間や、システムのスピード低下などが発生していました。注文数が多くなるとさらに時間がかかっていました」（吉川氏）

従来のシステムでは、夜間バッチで自動化を進めるなど対策を取っていたが、業務システムの処理以外にも、定型業務など様々な業務を自動化できる可能性も考慮し、RPAの導入を検討し始めた。

導入ステップに応じた適切なサポートで安心

導入の経緯

RPA導入を検討してから導入するまでの期間は、3ヶ月もかかっていない。数社に問い合わせて比較した。
「導入の判断材料には、機能・使い勝手・価格・サポートなどありますが、一番の決め手はサポートが充実していたことでした」（吉川氏）

事前トライアル期間に、社内のメンバー数名でログインシステムなどを複数パターン作成。
弊社主催の「導入支援セミナー」へ参加したり、オンラインのヘルプセンターを活用したりと、試行錯誤しながら進めていった。ヘルプセンターは、「定時起動のバッチ作成」「タスクスケジュール作成」「条件分岐、繰り返しなど判定式の事例」などと検索すると、サンプルスクリプトがダウンロードできるため、自社で作成できると好評だった。

「テストケースを作成中に、操作方法など不明点が出てきました。営業担当者の方がロボ作成に詳しく、説明を聞きたい時にすぐに対応してくださったので、安心して導入を進められました」（吉川氏）

また偶然にも、同社はトライアル中に売上が急増した時期があった。
繁忙期に「Robo-Pat」を運用できたことが、最後の決め手となり採用に至った。

「繁忙期に上手く活用できたことは導入の後押しをしてくれました。このシステムがなくなったら困るということで、そのまま契約しました」（吉川氏）

定型業務を効率化し週に35時間以上の効率化を実現

導入の成果

ロボの作成・運用をするにあたり、新しく組織を作らずRPAを導入する形を取った。

「導入先の部署で、業務の順番を変えてシミュレーションしました。RPAで業務を自動化することをメリットと捉えてもらえるよう、自動化する理由や生み出された時間で新たに何ができるか、各部門長も含めて前向きに検討を重ねました」（吉川氏）

ロボ作成は3名の社員で行い、「Robo-Pat」の導入後わずか2ヶ月で、8つ動かしている。
他に応用できる機能があったので、ログインするだけなど細かい機能を持つロボを作成し、ログイン後に次のロボに引き継ぐというシステムだ。

「RPAを扱うのは全員が初めてだったため、一緒に作業しながらスクリプトの作り方や使い方を試行錯誤し共有していきました。システム運用前にはテストをして、業務担当者の目線で最終確認してもらったことで問題なく導入ができました」（吉川氏）

現在「Robo-Pat」を活用している業務は、導入前には全て社員が行っていたため、その時間全てが削減できているという。
1日当たり5～6時間、1週間で35～40時間。
繁忙期には、さらに1.5倍くらいの工数が削減可能になった。
加えて、システム処理に伴う待ち時間や、システムのスピード低下による「見えない工数」も少なからず発生していたが、これらも解消されている。

「主に20時から翌朝までと土日に稼働させています。伝票登録などの定型業務をRPAで運用し、社員は他業務に注力できるようになりました」（吉川氏）

データ登録業務のほか、レジシステムから売上情報をダウンロードし、業務システムへの取込を行う業務を自動化した。

「業務システム以外のレジシステムへのアクセスが必要なため、今までは自動化ができなかった業務も、RPAにて解決できました」（吉川氏）

OCRと連携し手書きの書類を自動化

「RPAの定時実行は、運用が回るようになりました。今後は、OCRを活用して手書きの注文受付をRPAで自動化していきたいと考えています」（吉川氏）

ファックスで受け付けている注文では、人的ミスを減らし登録精度を上げるため、手書きの書類をRPAで自動化できるよう、AI-OCRを活用して自動化を進めていきたい。