メール振り分け・送信作業にRPAを導入し、月20~30時間の削減に加え顧客の信頼も取り戻す

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コーユーレンティア株式会社

担当者様:久保田康弘氏(左)、高橋梓氏(右)

  • 業種

    レンタル業

  • 対象業務

    メールの振り分け・送信作業

  • 導入製品・サービス

    Robo-Pat

  • 導入前の課題

    毎日1~2時間のメール作業で手作業によるミスも問題に

  • 導入の決め手

    営業担当との信頼関係も決め手に 二人三脚でロボを作成

  • 導入の効果

    自動化によりミスが無くなり 毎日のレポート提出も不要に

同社は建設業・不動産業・イベント業などの企業向けにFF&Eのレンタルを行っている。またアスクルの代理店として、建設現場で事務所を構える際の消耗品ニーズにも応えている。担当者2名で日本全国の顧客に対応しており、特にメールの振り分け・送信作業に多くの時間がかかっていた。また手作業によるミスの再発防止も課題となっていた。RPA導入により業務を効率化するとともに、ミスを無くすことで顧客の信頼も取り戻すことができた。RPAの効果は社内でも口コミで広がり、他部署へのRPA展開と顧客へのより良いサービス提供に向け動き出している。
※furniture, fixtures and equipment (家具、什器、備品)

目次

  1. メール振り分け送信作業が担当者の負担に
  2. 導入の決め手は使い勝手・価格・サポート
  3. メール振り分け送信作業を自動化時間短縮&ミスも無くなる
  4. RPAの横展開でより良いサービスの提供へ

メール振り分け送信作業が担当者の負担に

毎日1~2時間のメール作業手作業によるミスも問題に

同社は建設業・不動産業・イベント業などの企業向けに、FF&Eのレンタルサービスを提供している。また、建設現場で事務所を構える際の消耗品ニーズにも対応するため、アスクルの代理店も行っている。北海道から沖縄まで拠点を持ち、顧客に寄り添ったレンタルコンサルティングを大切にしながら、きめ細やかなサービスを提供している。

建設現場向けの納品には規模や地域により特別なルールがあり、それを的確に配送業者に伝える必要がある。このため、1日20~30件のメールを担当者が全てチェックして判断し、都度手作業でメールを振り分けていた。この作業に毎日1~2時間かかっており、業務負担が大きく、残業が増え、さらに手作業のためにミスが発生したことも問題となっていた。

「建設現場では車両入場時は右折して入らないといけない、退場時は左折しなければならないなど特別な交通規制があり、そのルールを守れないと現場に立ち入れなくなってしまいます。通常、一般オフィスの場合は商品をお客様に引き渡せばよいのですが、建設現場の場合は特別な配慮が必要な場合があります。それらの詳細指示を全て手動で行っていました。注文を頂いたら、この現場はこういうルールがあるということを配送業者にその都度判断して伝えていました。どうしても手作業なので、添付資料の取り違えや付け忘れなどのリスクがあり、業務上の課題になっていました。」(高橋氏)

導入の決め手は使い勝手・価格・サポート

営業担当との信頼関係も決め手に二人三脚でロボを作成した

RPA検討時にはセミナーや勉強会への参加に加え、4社から話を聞くなど、比較検討を重ねたという。そのなかでもRobo-Patを導入した決め手は使い勝手の良さと価格だ。また、弊社営業担当との相性も、Robo-Pat導入の決め手となった。営業担当とは今でも頻繁にやり取りをされている。

「スターティアレイズ様だけでした。きちんと良くない点やプログラムを作るのに注意した方がいい点を最初から正直に話してくださったので、信頼することができました。」(高橋氏)

RPA導入の過程では、導入支援パッケージを利用し、弊社営業担当と二人三脚でロボを作成した。これによりRPA導入がスムーズに進み、その後のロボ作成にも役立っているという。

「本当に良かったと思っています。2つ作って頂いたのですが、すごくいろいろな知識が集約されているので、各部門から聞かれた時も、『前に作って頂いたプログラムを応用したら出来るよね』と判断できるんですよ。」(高橋氏)

メール振り分け送信作業を自動化時間短縮&ミスも無くなる

自動化によりミスが無くなり毎日のレポート提出も不要に

同社では5つのロボを作成し、そのうち「メール振り分け送信作業」「社内の業務フォルダ振り分け作業」の2ロボを毎日時間帯を分けて稼働させている。
自動化により、毎日行っていたメールの振り分け送信作業がなくなり、月20~30時間の短縮となった。その時間を別業務に充てることができるため、単に時間を短縮した以上の効果を実感している。

さらに、自動化でミスがなくなり、チェック作業の手間も大幅に削減された。また顧客からの信頼も取り戻し、ミスの再発防止策として毎日行っていたレポート提出も不要になった。

「ミスが確実になくなったというのは大きいですね。このようなシステム(RPA)を導入したことで、これまで行っていたお客様へのレポートが不要になりました。」(高橋氏)
「本当にうれしかったですね。基本的にこの仕事は、私がメインで担当しており、“レポートを作成して、提出する”という業務工程を削減できたことで、大幅な時間短縮が図れました。その分ほかの業務に注力できるので、本当に助かっています。」(久保田氏)

RPAの横展開でより良いサービスの提供へ

成功事例が口コミで社内に広がる

同社では課題となっていたメール振り分け送信作業にポイントを絞りRPAを導入したが、自動化の効果は社内で口コミで広がり、他部署からもRPA導入の相談が来るようになったという。

「現在、他部門からもRPAについて、さまざまな問い合わせを受けています。部門ごとの要望が多種多様なので、チームだけではとても対応しきれません。そのうち、また相談させてください。」(高橋氏)

今後は社内の他部署へもRPAを横展開し、Robo-Patをさらに活用していくとともに、自動化により空いた時間で、お客様により良いサービスを提供したい考えだ。

「RPAの導入により更なる効率化を図り、その時間にもっとお客様によりいいサービスをご提供できるようにしたいですね。お客様からもっと『レンティアさん』とお声掛け頂けるようになればいいなと思っています。」(高橋氏)

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皆様の状況に近い事例をお探しいただけるよう、導入事例をまとめた資料をご用意いたしました。業務効率化の成功例が知りたい方、RPAやAI-OCR導入の効果が知りたい方はぜひご活用ください。

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