給与計算・社会保険業務にRobo-Patを活用

Robo-Pat導入前の課題

―Robo-Pat導入前はどういう課題があってRPAを導入しようとなったのでしょうか？

蔵原様：明確な課題があったわけではないのですが、人が関わる仕事のなのでこれまでの業務に対して疑問を持ってはいませんでした。給与計算業務の場合、クライアント企業の方で入退社に伴う変更事項というのをエクセルデータで頂くんですけど、基本的にデータを印刷して、それを見ながらシステムに追加や変更を加えていました。案件によりますが、1件につき10分くらいかかっていたものもあります。この方法が当たり前だと思っていたのですが、上司から『RPAを使ってみないか？』と言われて動き出しました。『RPAを導入することによってどのくらい効率化できるか検証してくれ』と。

―なぜスターティアレイズへお問い合わせ頂いたのでしょうか？

蔵原様：4月に上司に言われてからすぐに動き出しまして、WEBで色々なRPA製品を調べてWinActorやRobo-Patを知りました。勉強会に参加したり、展示会やセミナーや同業の社労士事務所さんにも見学に行きました。RPAの製品はたくさんあるので、それぞれの長所と短所をまとめて話が聞ける企業から話を聞きたいと思っており、スターティアレイズさんにお声がけしました。

Robo-Pat導入の決め手

―Robo-Patの導入の決め手を教えてください

蔵原様：Robo-Patに決めたポイントは、ロボの作りやすさです。 WinActorと比べてもシンプルな設計なので、プログラミング知識やマクロなどに詳しくなくても直感的に操作できます。同業の事務所へ見学に行ったとき、WinActorを使っている事務所だったのですがそこはITに明るい専任のエンジニアのような方がいらっしゃったんです。ロボ作成専任の技術担当者を置くことができないので、ITスキルが高くない実務担当者でも使用できると考えました。また、月単位で契約できるので、柔軟にライセンスを変更できる点も魅力に感じ、Robo-Patの導入を決めました。

―Robo-Patの活用をどのようにして進めましたか？

志比様：一からロボットの作成を自分でやるという自信は全くなかったので、まずは導入支援パッケージを利用させていただきました。RPAの導入から実際に自分たちで作っていくまでのやり方など細かくサポートして頂けそうだったので利用したのですが、操作方法のレクチャーや(スターティアレイズの)担当さんが訪問に来てくれるので、それまでに「ロボットの作成を進めないと」と意識してスケジュールが見える部分は助かりました。通常業務をしながらですとどうしても後々になってしまうので。

―RPAの検討期間はどのくらいでしたか？

蔵原様：検討を始めてから導入支援パッケージを利用するまでは3か月くらいでした。運用が本格的に始まるまでは5か月くらいです。

Robo-Pat導入後の効果

―Robo-Patを導入した後は業務がどのように変わりましたか？？

志比様：社会保険業務では、公文書のダウンロードをそれぞれの担当所員が必要に応じて作業を行っていたため、1回あたり約2時間程度かかっていましたが、現在は毎日夜間に稼働させ、朝出社すると完了しているので、時間短縮ができています。

蔵原様：給与計算業務では、ベースとなるロボスクリプトを作成しました。入力する先の管理システムは同じものを使いますが、企業によって計算項目や必要な情報が異なるので、ロボスクリプトを自らカスタマイズして企業ごとのロボを作成して使用しています。

Robo-Patの今後の展望

―今後Robo-Patをどのように利用していきたいですか？

蔵原様：OCRとの連携を強めていきたいです。年末調整の時期に、保険料の申告書業務でOCRを導入しました。従来は担当者が、データを手入力していたが、OCRで読み取りデータ化したものを、RPAで取り込むことも試してみたんです。他にも、人事情報の多くはExcelデータでやり取りをしていますが、タイムカードが紙の企業もあるので、OCRで読み取りデータ化できるといいですよね。