部門を超えた連携でRobo-Patを活用し、本格運用から3～4ヶ月で月100時間を削減

それぞれの部署で手間のかかる作業が課題に

毎日発生する情報収集や伝票起票作業などが負担に

同社の本社かつ生産拠点である川越事業所には、工場、開発センター、営業本部、マーケティング、人事総務、財務経理などすべての機能が集まっており、今回はこのうちの生産本部の購買部、生産管理課、品質保証課の業務にRPAを導入した。

生産管理課では、部品の生産状況の確認や、設計からの部品票の情報収集、シリアルNo.の管理など、様々なルーティン業務がある。

「うちは生産管理なので、部品の確認だとか、常に3日先の生産に間に合うか、間に合わないかとかをチェックするルーティンワークがあります。また、設計から降りて来るフォーム、部品票が更新されるので、その情報集めも必要です。他にも、組み立て日程表、日割りを毎日作るので、それをシステムから落としてエクセルで作り込んだり、シリアルNo. の管理の一覧表を日ごとに作っています。」（村上氏）

また膨大なデータを取得して、手作業で複数資料を照合しながらチェックをする作業もあり、業務効率化が課題となっていた。

「みんなは一枚一枚、自分が調べたいものを画面を見て、その品番をコピーして次の画面で、『確認済み』『これは大丈夫』とか、これはどこか違っているとか、メモしたりしていました」（村上氏)　

一方、購買でも重たい伝票の起票作業が課題となっていた。

「自分の持っている重たい業務があるんですが、それを楽にしたいなと思っていました。」（藤田氏）

導入の決め手は“圧倒的な教育期間”

定着するまで複数回来てくれる教育期間の長さでRobo-Patを選ぶ

検討時にはRobo-Pat含め、2製品を実際に試して比較した。最終的にRobo-Patを選んだ理由の一つは、初心者でも操作がしやすく、IT部門が完全に統括するのではなく、各部門毎にRPAを導入していくという同社の体制にあっていたことだ。そしてもう一つの理由が、充実した導入教育だ。

「私たちの体制、IT部門が完全に面倒見るわけじゃなくて、各部門で吉田や村上のような推進者がいて、それで進めていくような形だと、他社製品よりRobo-Patの方がとっつきやすいですよ、とオススメがありました。それと、他社とスターティアレイズさんを比べたときに、教育期間が圧倒的にスターティアレイズさんが長かったので、そこが決めたメインですね。ある程度定着するまでは何回も何回も来て頂かないと、これは絶対に『導入しました』で終わってしまう、と思いました。それでスターティアレイズさんのRobo-Patにしたというのが決め手です。」（藤田氏）

Robo-Patを徹底的に活用し月100時間を削減

部門をまたぎ複数業務を自動化スケジューラーの利用でロボを最大限に活用

現在は生産管理課、品質保証部、購買部でRPAを活用している。生産管理課では情報収集などの複数の作業を、品質保証部門では台帳に打ち込んだデータを夜間に別システムに入力する作業を、購買では伝票の起票作業を自動化している。特に生産管理課では毎日使用しており、各部門で削減できた時間は、合計で月約100時間に上る。

「生産管理では毎日のように使っています。これが台帳になっていて、このRPAを始める時にどういう業務を動かしていこうかということで、みんなから仕事を出してもらいました。今31件くらい挙がっています。毎日使っているのが大きいですよ。 」（村上氏）

導入時には、全てをロボ化しようとせず、エクセルや既存のシステムを上手に活用することで、スムーズな自動化を実現した。敢えて手作業の時とは業務手順を変えるなどの工夫も重ねたという。

また同社では複数の業務かつ部門を超えてロボを使用しているが、Robo-Patの機能「スケジュール管理」を使い、時間ごとにロボの使用予約をする、一定時刻に自動でロボが動く設定にするなど、限られたパソコンで動くロボを最大限に活用している。

RPA導入により、時間の削減効果以外にも、業務の見直しも進み、他部門との業務改善の相乗効果もあったという。

「生産技術で、支払いの起票が月に100枚以上ある者がいるんですが、その人が作ったものを隣の部署の人が見て、『自分もやりたい』と言って。一緒になって、どういうふうにして工夫したら一緒のところでできるかというのをやったりとか。
多部門にわたっての利用があるからこそできています。」（藤田氏）

導入支援活用で他部門にも展開を

31の業務を順次ロボ化。全社的にもRPAを浸透させたい

現在稼働しているロボを含め、生産管理課を中心に31個の業務が自動化候補として挙がっており、今後も削減効果の大きいものから順次ロボ化していく予定だ。ロボ化を進めると同時に、ロボ化した業務がブラックボックス化しないよう、マニュアルも整備していく予定だ。

また、社内には他にも手作業が多く自動化による効果が見込まれる部署がある。今後は、今回活用した導入支援を改めて利用してRobo-Patを他部門にも展開し、全社的な業務効率化を進めていけたらと考えている。