残業を減らす方法！効率的な職場環境にするためには？

働き方改革による上限規制

働き方改革関連法ではさまざまな内容が規定されましたが、そのうちの一つに「時間外労働の上限規制」があります。これは、これまでは法律で残業時間の上限は決められていなかったところを、上限を決めてそれ以上の残業をできないようにする法律です。

これにより、残業時間の上限は原則として月45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければこの上限を超えることができなくなりました。この決まりは大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から適応されます。

また、臨時的な特別な事情があり、労使間の合意があったとしても、年間720時間・複数月平均80時間（休日を含む）・月100時間を超える残業はできません。これに違反した場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

このように働き方改革関連法で決められた以上、私たちは残業を減らすための工夫や取り組みをしなければなりません。そのために、なぜ残業が発生するのかを見ていきましょう。

遅くまで業務が発生する理由

残業が発生する理由として、主に以下のものが考えられます。

人手不足による業務過多

企業の規模や業界を問わず、慢性的な人手不足が続いています。人手不足だと一人ひとりの業務の負担が大きくなり、結果として業務過多の状況をまねきます。

業務が属人化している

特定のメンバーが長年業務を担当していたり、業務の情報共有ができていなかったりすると、業務の属人化が起こります。高度に専門的な業務以外は、属人化してしまうと業務効率の低下や業務の停滞をまねく恐れがあります。

業務効率が低い

業務の進め方が検討されていない、自動化できるところを手動で行っているなどの状況は、業務効率が低い状態にあります。業務時間がかかるため、残業も発生しがちです。

生産性が低い

生産性とはインプット（投入した資源）とアウトプット（生み出されたもの）の比率で表されます。

生産性が低い状態とは、インプットに対してアウトプットが小さい状態です。多くの人が働いているにもかかわらず少しの結果（商品やサービス）しか産み出していないのは、業務プロセスや投入人数などに間違いがあると考えられます。

勤怠管理ができていない

タイムカードがない、残業時間を正確に記録していない会社では、残業過多になりがちです。この状態が続くと残業代の未払いやブラック企業化につながるリスクがあります。

残業を減らす目的・メリット

残業を減らす目的やメリットは、まず会社側の理由として業務効率化や残業代の削減ができるので、効率よく利益を生み出し費用を減らすことができます。もちろん、生産性の向上にもつながります。また、残業削減への取り組みを行う社会的な信用度を得られます。従業員を大切にする企業だという評判は、優秀な社員の獲得にもつながります。

残業を減らすことは、社員側にも大きなメリットがあります。残業を減らしてプライベートの時間にあてることができ、意欲やモチベーションが上がります。また、過労は健康を損ないますので、残業が減ることは社員の心身の健康を保つことにもつながります。

残業を減らす方法

それでは、どんな方法で残業を減らせるのか、取り組みの例やアイデアをご紹介します。

業務の標準化を行う

マニュアルを作成する、ツールを導入するなどの方法で業務を標準化し、誰が行っても同じアウトプットが得られる体制を構築します。

業務効率化システムを取り入れる

RPAやSaaSなどの業務効率化システムを取り入れることにより、業務を効率化します。

勤務時間・業務を見える化する

時間管理ツールやタスク管理ツールを導入し、どのメンバーがどんな仕事を抱えていて、どれくらいの時間がかかっているのかを見える化します。

ノー残業デーの導入

ノー残業デーを導入し、強制的に残業できない環境をつくります。

残業するつもりで業務配分をしない

上司が部下に対してマネジメントを行い、残業を当てにせず業務を配分します。

事前に帰宅時間を申告する

上司や他のチームメンバーなどに「この日は○時に退社します」と申告することにより、時間になったら帰れる雰囲気をつくります。万が一本人が勝手に残業していても、周囲が声をかけることによって退社できます。

プライベートの予定を先に入れる

プライベートの予定を先に入れることにより、「この日は終業後に○○したいから残業しない」というように残業が発生できないスケジューリングを行います。

対策を進める際の注意点

残業を減らす上ではどんなことに注意すればよいか、対策やコツをお伝えします。

当事者意識を持つ

「すでにノー残業デーが導入されているが、その日は定時がすぎても皆会社に残っている」という会社もあるかもしれません。こんな状況ではいつまでたっても残業は減らないし、生産性も上がりません。

個人が残業を減らすことに対して目的やメリットを理解し、当事者意識を持って取り組むことが求められます。「そうは言っても、残業しないと終わらない」と考えるのではなく「どうやったら残業なしで仕事を終わらせられるか？」を考えるのが、成功のポイントです。

また、上司や会社側は残業が削減できたメンバーや部署に対してインセンティブを導入するなど、残業を減らすことに対するモチベーションの管理も忘れずに行いましょう。

ツールを導入する

既存のツールで残業が発生し、生産性が高まっていないのであれば、それを用いても改善しないと考えましょう。営業支援ツールや勤怠管理ツール、業務自動化ツールなど、生産性向上や業務時間・タスクを管理するためのツールは今や数多く提供されています。ぜひ導入を検討してください。

残業を減らすことに成功した事例

ここからは厚生労働省の「時間外労働削減の好事例集」をもとに、残業削減に成功した事例から各社の取り組みを見ていきます。

A社(小売業)

A社では販売実績を集計する業務があります。開発商品の種類が非常に多く、それぞれのデータ集計を週次で行う必要がありました。また、集計データをもとに発注数や販売計画を立案するため、データ集計の即時性と正確性の向上が課題でした。

そこで、RPAツールを導入することで、毎週人が行っていたデータ集計をロボットに代行させ、週に32時間程かかっていた業務をスピーディー且つ正確に行うことができました。また、企画担当者が任意のタイミングで発注数の決定や販売計画の見直しができるようになりました。

単純なルーティンワークを減少したことで、お客様対応など人が行うべき業務に集中できるようになり、さらに、業務量が軽減され、残業時間を減らすことができました。

B社(運送業)

B社では、社員の自主的な管理を促すことにより、残業を削減しました。

例えば、各自が毎週1日ノー残業デーを設ける、半年に一度自分の業務から効率化できる業務を抽出し、改善案を考えて実行するなどです。これにより社員一人ひとりの当事者意識が高まり、成果を上げています。

C社(食料品製造業)

C社では、「上司と部下のコミュニケーション」「トップダウン」の両軸で残業を削減しています。

例えば、社員が残業をしたい場合、事前に書類で上司に申請します。上司はそれを元に残業時間だけでなく部下の業務内容や進み具合を把握し、コミュニケーションを図ることによって業務の優先順位を把握し、残業削減につなげています。

また、工場長のトップダウンで「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」を実行する「5S」を行っています。5Sは業務の効率化にもつながるため、残業も減らすことができます。

D社(宿泊・ホテル業)

D社では業務のローテーションを行い、一人の社員が行える業務の幅を広げました。このことで、ある部署に業務が集中している場合、その業務ができる他部署の社員が応援に加われます。これにより、特定の部署や社員に仕事が集中するのを防げるようになりました。

まとめ

今回は、働き方改革関連法案の時間外労働の上限規制、残業を減らすことの重要性とその方法をご紹介しました。

一般的に残業削減というと、オフィスで働くホワイトカラー、具体的には営業職や経理などに当てはまることだという認識が強いかもしれません。しかし、他の業界や職種も働き方を変えて残業を減らすことは重要です。

2021年現在、残業が多く社会問題になっている業界や職種として、病院で働く医師や看護師、病院や薬局で働く薬剤師、システム開発会社のSE（システムエンジニア）、介護施設ではたらく介護士、保育施設で働く保育士、公立学校の教師、国家公務員などが挙げられます。

これらの中にはITツールの導入が十分でない業界も多く、未だに電話やFAXで情報共有をしている業界もあります。そのため生産性向上や業務時間・タスク管理ツールなどを導入する余地が十分にあります。

近年では、建設業のための施工管理ツールや、病院のレセプト業務を代行するサービスなど、特定の業界や業務に特化したツールやサービスが提供されています。そのため、専門性の高い業務においても残業の削減もしやすくなっています。

ぜひ、ツールと当事者意識で残業を減らし、生産性を向上させましょう。