業務効率化の3つのコツ

まずは、業務効率化で押さえるべき3つのコツをご紹介します。ツール選びの際も、選んだツールを活用する際も、以下のポイントを念頭に置くと良いでしょう。

業務の優先順位を決める

業務効率化の第一段階として、業務の優先順位を決めることが求められます。すべての業務の効率化を高めることはできません。そのため、どの業務を優先すべきかを決めることが重要になります。その際、指標となるのは以下のようなポイントです。

• 業務量の多さ
• 業務の発生頻度
• 業務内容は単純か複雑か

業務量・発生頻度が多く、業務内容が単純な業務ほど業務効率化に適しているといえるでしょう。

目標を明確に設定する

どの業務を効率化するか選定出来たら、目標設定を行いましょう。目標を明確に設定することで初めて、どの程度業務効率化が達成できたかの評価が可能になります。実践的な評価を行うため、「業務Aにかかる工数を○時間削減する」「全社員の残業時間を○時間減らす」といったように具体的な数値を用いて目標を設定してください。
また、削減目標以外にも「新たな業務に何時間費やすことができた」といった目標設定も生産性向上の観点では有効かもしれません。
そして、実際にツールの導入や施策の実地を開始してからは、その目標がどの程度達成できるのか常に確認します。そうすることで、方向性を間違えることなく業務効率化を進めることができるでしょう。

システム・ツールを上手に使う

業務効率化へのニーズの高まりとIT技術の発展・一般化を背景に、現代では多くの業務効率化に役立つシステム・ツールが販売されています。それらを上手に使えば、それまで多くの時間やコストが掛かっていた業務を圧縮し、がらりと効率性を高めることも可能になります。
ただし、やみくもにそれらを導入するだけでは、業務効率化は進みません。業務の優先順位を決め、目標を設定したうえで適切なシステム・ツールを選び、場合によっては外部のサポートも受けながら上手に活用することが賢い業務効率化の鉄則です。

業務効率化ツール15選 おすすめの人や活用例は？

ここからは、業務効率化に役立つツールを15種類ご紹介します。それぞれおすすめの人や活用例についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

業務自動化（RPA）―「Robo-Pat」「WinActor」

業務効率化ツールとして、特に大きな注目を集めはじめているのが、ロボットによる業務自動化を行うRPAです。煩雑な定型作業を記録させ、自動で行わせることができるようになります。
流通業界、金融業界、情報通信業界、運送業界など多くの業界で活用されており、書類の入力や作成、データの加工・チェックなどさまざまな作業にかかる手間を肩代わりしてくれます。

【1】Robo-Pat

現場向けに特化したRPAソフトウェア。難しいプログラミングの知識が不要なため、ITに精通していない企業の担当者であっても簡単に導入できる。
おすすめの人：まずはRPAを試してみたい人。自分たちで運用したい人。
活用例：Excelやシステム間のデータ転記処理、経費精算などの会計処理定型業務、Webからの営業用リスト作成など。

【2】WinActor

NTT研究所で開発された純国産RPAソフト。Windowsで操作可能なあらゆるソフトに対応しており、複雑な業務処理にも柔軟に対応することが可能。
おすすめの人：エクセルのマクロが使え、もっと自動化範囲を広げたい人。
活用例：MS-Office関連の定型業務、各種システムとのデータ連携、顧客情報の検索など。

※WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。

書類データ化―AIを利用した「手書きOCR」

手書きの書類をAIが認識し、PC上で文字起こししてくれるツールです。従来のOCR（手書き文字をデジタルの文字コードに変換する技術）ではできなかった文字と文字のつなぎ目の判断やつぶれた文字の認識も、AIの活用により行えるのがポイントです。もちろん活字（PCでの印刷物等）のOCR処理にもご利用頂けます。RPAと組み合わせることにより、更なる業務効率化の効果を発揮します（※詳しくは3章）。

【3】DX Suite Intelligent OCR

AI inside社が提供するAIを活用したOCRサービスです。クラウドサービスとして提供されているため特別な環境構築は不要であり、ブラウザからの簡単な操作だけで高度なOCR機能を利用することができます。また、OCR処理後のデータチェックのために、複数人でチェックが行えるワークフロー機能や、利用者ごとの権限管理機能なども備えています。
おすすめの人：定型フォームの手書き書類を大量に処理しなければならない人。
活用例：手書きの注文書、請求書、各種申請書・申込書、アンケート、調査票などのデータ化。

資料保存・情報漏えい対策―「セキュアSAMBA」「セキュアSAMBA Pro」

ビジネスに用いる資料データを高い安全性とともに保存できるサービスです。ウイルス感染対策が徹底されており、無料のストレージサービス・ファイルサーバーにある情報流出・データ損失の心配がありません。その上、オンラインや社内ネットワーク上にデータを保存することで、営業先や自宅、出先のカフェなどどこでも資料にアクセスできるようになります。

【4】セキュアSAMBA

ビジネスに特化したオンラインファイルストレージサービス。データ消失や流出と言ったトラブルの心配がなく、ドラッグ＆ドロップでファイルの共有も手軽に行える。
おすすめの人： 情報漏えいの心配なくオンラインでデータを管理したい人。
活用例：拠点間のデータ共有、外出先でのファイルの閲覧・更新など。

【5】セキュアSAMBA Pro

最高水準の情報漏えい対策がなされたファイルサーバーサービス。データ持ち出しの防止やアクセス権限の設定なども自由に行える。
おすすめの人：機密情報を安全に保持しつつ、通常の業務やテレワークを行いたい人。
活用例：会社の情報資産の安置、テレワークにおける機密資料の閲覧・編集など。

名刺管理―「SanSan」「GRIDY」

大量に溜まって管理が煩雑になりがちな名刺をデジタル化し、簡単に管理するためのツールです。PCやスマホにアプリケーションをインストールするだけで簡単に導入でき、名刺ごとにメモを残すこともできます。そのため、名刺管理を効率化できるだけでなく、関係性作りや営業活動に名刺を活用する際の利便性も高まります。

【6】SanSan

スマホもしくはスキャナを使って名刺を取り込むことの出来るサービス。AIと人が共同入力を行うことで入力の精度を高めている。
おすすめの人：名刺をデータ化・管理する手間を削減したい人。
活用例：名刺のデータ化、名刺データのクロス検索など。

【7】GRIDY

KnowledgeSuiteというSFA（営業支援ツール）と組み合わせて利用できる名刺管理ツールです。名刺情報をSFAの顧客情報として簡単に管理・活用することができます。
おすすめの人：名刺をデータ化・管理する手間を削減したい人。
活用例：名刺のデータ化、名刺交換日やメモとのひもづけ、SFAやCRMの顧客データとしての名刺管理など。

スケジュール管理―「rakumoカレンダー」「TimeTree」

Web上で、管理・共有できるカレンダーを作成することができるツールです。PCだけでなく、スマホでも利用できるため、いつでもどこでも予定を確かめられるのが大きなメリット。また、カラフルな色遣いで情報が整理されるなど、デザイン性にこだわったものが多く、使うだけでも楽しい気持ちになるでしょう。

【8】rakumoカレンダー

個人で使用するようにデザインされたGoogleカレンダーを組織で使いやすくデザインし直したツール。人・部署・設備ごとに予定を管理することができる。
おすすめの人：チームで予定を共有してスケジュール管理や施設管理を行いたい人。
活用例：スケジュール管理、施設の予約状況管理など。

【9】TimeTree

自由に作成可能なグループごとにカレンダーを共有することの出来るツール。変更があった順に予定が表示される。また、予定ごとにコミュニケーションスペースが用意される。
おすすめの人：所属するグループごとに予定を共有したい人。
活用例：スケジュール管理、予定調整など。

タスク・プロジェクト管理―「Trello」「Backlog」

複数のタスク・プロジェクトをわかりやすく管理し、対応漏れを防ぐことのできるツールです。登録したメンバーと進行状況を共有することもできるため、チームでタスクを進める場合にも重宝します。マルチタスクも容易に行える仕組みを作りだし、業務効率化に寄与します。

【10】Trello

「カード」という視覚的な形でタスクを管理できるツール。非常にシンプルなデザインとなっているため、直感的にタスク状況を把握できる。
おすすめの人：タスクの進行状況を視覚的に把握したい人。
活用例：タスク進行状況の管理、〆切のアラート設定など。

【11】Backlog

プロジェクトごとにタスクを登録し、担当者や〆切などを設定できるツール。タスクの依頼や優先順位の設定などを、コミュニケーションを取りつつ行える。
おすすめの人：プロジェクトごとにタスクを管理、依頼したい人。
活用例：タスク進行状況の管理、タスクの依頼、作業計画の視覚化など。

チャット―「Slack」「ChatWork」

円滑なコミュニケーションをチャット形式で進めることを可能にするツールです。メールでは億劫になってしまうようなちょっとした確認やカジュアルなやりとりも手軽に行うことができます。ファイルや画像データも容易に共有でき、ビジネスに用いる際の利便性も高いといえます。

【12】Slack

テーマごとに作成したチャンネルで自由にコミュニケーションを取ることができるツール。会話の検索やテーマごとのスレッドの作成などできることの自由度が高い。
おすすめの人：自由度の高いコミュニケーションを取りたい人。
活用例：チーム別、プロジェクト別、顧客別などのコミュニケーションなど。

【13】ChatWork

ビジネスでの使用に特化したコミュニケーションツール。やりとりの中で生まれたToDoを、そのままタスク化する機能が標準で備わっている。
おすすめの人：ビジネスでの使用に特化したコミュニケーションが取りたい人。
活用例：ビジネス上のコミュニケーション、タスク管理など。

メモ―「Evernote」「Pocket」

記事、写真、動画などWeb上のあらゆるコンテンツをメモしておけるツールです。アプリを入れておくことで、メモした内容はパソコン、スマホなどさまざまなツールで確認することができます。さらに、その内容を任意の相手とシェアすることも可能。情報収集を効率的に行いたい方には必須のツールといえるでしょう。

【14】Evernote

Web上のあらゆるコンテンツを記録し、メモやファイルを添付することもできるツール。議事録の作成など、ビジネスでの使用に適した機能も用意されている。
おすすめの人：記録したコンテンツに意見などをメモしたり会議に役立てたりしたい人。
対象業務：Webコンテンツのメモ、議事録の作成など。

【15】Pocket

Web上のコンテンツをなんでも保存しておけるツール。Twitterなど外部のアプリから直接ブックマークすることも可能。
おすすめの人：システムに関する知識が少ない人
対象業務：Webコンテンツのメモ、複数端末での閲覧など。

RPAとツールの組み合わせで更なる業務効率化も

15個の業務効率化に役立つツールをご紹介しました。そのなかでも最初にご紹介した業務自動化ツールRPAは、ほかのツールと組み合わせることで大きな効果を発揮することをご存知でしょうか。ここでは、RPAとほかのツールを組み合わせて更なる業務効率化を達成する方法を2つレクチャーいたします。

「RPA×手書きOCR」でデータ入力を自動化

業務を自動化するRPAとスキャンを自在に行う手書きOCR。この2つを組み合わせれば、OCRでデジタル化したデータを自動で所定の業務システムへ入力することができます。
例えば、展示会や商品発表会で大量のアンケートを取り、その内容を表計算システムに入力するとします。従来であれば内容を手打ちで入力するしかありませんでしたが、手書きOCRとRPAを使えば、データを文字データ化したうえで、自動で入力させることが可能。
その結果、人間は大幅に時間と手間を削減し、より生産性の高い業務に打ち込めるようになります。

「RPA×名刺管理」で、自動でリード獲得

RPAと名刺管理ツールを組み合わせれば、名刺を使ったリード（見込み顧客）の獲得が自動で行えるようになります。その仕組みは、名刺管理アプリで取り込んだ名刺データの個別の連絡先に対して自動で挨拶メールを送信させるというもの。宛名の入力も、設定すればRPAに自動で行わせることができます。
このように、名刺管理ツールとRPAを使えば簡単に行えますが、名刺が多ければ多いほど、このような作業には手間も時間もかかるもの。その手間を肩代わりしてもらえることは、営業業務の効率化に大きな効果を発揮します。

そもそも業務効率化とは？

最後に、そもそも業務効率化とは何なのか、その意味とメリットについておさらいしておきましょう。

業務効率化とは、業務の労力を減らして生産性を高めること

業務効率化と言う言葉は、業務の労力を減らして生産性を高めることを意味します。そのため、人件費といったコストの削減か利益・売り上げといった指標のアップが最終的な目標となります。
ただし、ここで重要なのが一方の目標だけが達成できれば良いというわけではないことです。例えば、人件費が削減できてもそれに比例して売り上げが落ち込むならば、業務効率化を達成できたとはいえません。売り上げを高められたけれど全社的に残業時間が延びた場合も同様です。時間当たりの生産性を高められたとき、はじめて業務効率化が成し遂げられたといえるのです。

メリットは業績向上と働きやすさアップ

上記のような業務効率化の条件を満たすことができた場合、職場には主に2種類の恩恵がもたらされます。
ひとつは、業績向上。時間当たりの生産性が高められるということは、コストをかけずに売り上げを挙げることができるということです。そのため、それまで以上の利益を上げることができ、それが業績という結果となって表れるのです。
もうひとつは、働きやすさアップ。生産性が高まれば、その分無駄な時間は削減されます。その結果、より有意義な業務に自分の時間を費やすことができるようになるのです。また、当然ながら残業時間の削減や給料のアップなど実質的な労働者の利益にもつながります。

まとめ

業務効率化に役立つ知識をまとめてご紹介しました。RPAや手書きOCRなどのツールは、うまく使うことで、大きく業務効率化を前進させます。ぜひ一度、自社の目的と照らし合わせて適したものはないか探してみてください。