2019年に始まった働き方改革の影響で、業務効率化を目指す企業が増えています。業務効率化ができれば、生産性の向上に加えて、労働環境の改善や人材不足の解決に繋がるからです。

業務効率化に取り組む企業や個人の増加に伴い、フリーの業務効率化ツールが次々と誕生しています。テレワークの浸透で注目されるコミュニケーションツールをはじめ、RPA、ファイル共有、営業支援、名刺や会計、事務業務の管理ができるツールなど、無料でITツールが利用できる時代になりました。

しかし、デスクワークの業務効率化はしたいけれど、ソフトウェアやアプリ、ツールの種類が多くて迷ったり、企業利用にフリーソフトは心配だと考える方も、少なくないのではないでしょうか。

今回は、業務効率化に役立つ13ツールを紹介します。ツールを導入するメリット、選ぶ際のポイントも解説しますので、参考にしてみてください。

業務効率化ツールの導入メリット

業務効率化に役立つツールを紹介する前に、ツールを導入するメリットを確認しておきましょう。

人材不足の解消

業務効率化を図ることは、人材不足の解消に効果があります。業務に合わせて適切なツールを導入すれば、2時間かかっていた業務が30分で完了するなど、大幅に時間短縮ができます。業務に必要な人材を減らすことや、限られた人数でより多くの業務に取り組むことが可能になり、人材不足の解消に繋がります。

コスト削減

業務効率化・自動化により業務時間を削減することで、人件費や残業代などの会社のコストを削減できます。オンライン会議ツールを活用すれば、移動時間や交通費は不要です。また、人間が行う必要がない業務は、RPAツールで自動化する方法も。自社で自作したシステムと比べて、ツールはメンテナンスが不要なので、コストが削減できる点もメリットです。

業務改善と生産性向上

「本当に必要な業務か」「自動化や効率化できないか」という視点で業務を改善することで、生産性を上げることができ、企業の労働環境を整えることもできるでしょう。手作業で膨大な時間がかかっていたり、特定の個人に多くの業務が割り振られていたりする場合は、ツールによる業務効率化が役立ちます。

業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

業務効率化したい内容に合わせて、ツールを選択しましょう。ツールを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

抱えている課題を解決できるか

全ての業務を洗い出し、解決したい課題が解決できるかを検証しましょう。ツール導入の目的が明確になれば、求める機能も決まります。業務効率化に最適なツールを選ぶには、実際に業務を行う社員の要望を把握することも忘れてはなりません。

セキュリティは安全か

企業が利用する場合には、セキュリティ対策も欠かせません。関係者のみがアクセスできる機能を備えているなど、安心できるツールであるか確認しましょう。導入実績や成功事例といった具体例を参考に、ツール導入後をイメージしてみるのも良いかもしれません。

サポートは充実しているか

不明点が出てきたり、不具合が生じたりすることもあるので、サポート内容が充実しているツールを選ぶと安心です。不測の事態にも慌てないよう、事前に問い合わせ手段や対応時間を確認しておきましょう。

操作や仕様は簡単か

業務効率化を目指すはずが、ツールが使いこなせずに逆に時間がかかってしまったとなると本末転倒です。無料ツールも多いですが、有料ツールやオプション機能が有料の場合は、無料トライアルを利用して操作性や仕様を試しましょう。

業務効率化ツールおすすめ13選

業務効率化におすすめの13ツールを紹介します。目的別に分類したので、課題解決に繋がる製品を探してみてください。

コミュニケーションツール

【1】Chatwork

参考：Chatwork

ビジネスに特化したコミュニケーションツール。チャット中に発生したToDoを、タスク化する機能が標準搭載されており、自分が担当するタスクの一覧表示や期限設定が可能です。APIで他のツールと連携したり、社外の人をグループに追加したりできます。

【2】slack

参考：slack

チームやプロジェクト、顧客企業など、テーマごとにチャンネルを作成し、自由度の高いコミュニケーションができるツールです。2200以上の外部サービスと連携できるので、情報を集約して業務効率化ができることが特徴です。

RPAツール

【3】RoboTANGO

参考：RoboTANGO

PC操作を録画してロボットを作成するので、SEやプログラミングの知識がない初心者にも安心のRPAツールです。1つのライセンスを切り替えて、複数のパソコンで利用できるので、チームで業務効率化を目指す場合におすすめです。

【4】WinActor

参考：WinActor

NTTグループが開発した国産のRPAツール。Windowsで操作できるソフトに幅広く対応しており、業務効率化を加速させます。ExcelのマクロやVBAを活用すれば、より複雑な仕事も処理できるので、自動化範囲を拡大したい会社にも適しているでしょう。

ファイル共有ツール

【5】セキュアSAMBA

参考：セキュアSAMBA

ビジネスに特化したオンラインストレージで、セキュリティの高さが特徴です。クラウド上でファイルを共有するので、拠点間や外出先、テレワークにも便利でしょう。ファイル共有の時間を削減して業務効率化ができるツールです。

名刺管理ツール

【6】sansan

参考：sansan

スマホやスキャナーで名刺データを取り込むツールです。名刺をデータ化することで、管理する手間を効率化できます。部署や役職などの情報が変わっても、最新情報に書き換えて社内で共有することが可能です。

ペーパーレス化ツール

【7】CLOUDSIGN

参考：CLOUDSIGN

クラウド上で契約が締結でき、契約書を一元管理できるツール。事前に合意済みの契約書や発注書などに電子署名をして、書類を保管できます。印紙税が不要で、書類の持参や郵送、保管にかかるコストを削減するのに効果的です。

【8】AI-OCR

参考：RPA×AI-OCR
AIが手書き書類を読み取り、データ化するツールです。AIの活用で、文字のつなぎ目や切れ目を判別して、正しく読み取ることができます。RPAと組み合わせることで、書類入力の業務効率化が加速するツールです。

会計管理ツール

【9】会計freee

参考：会計freee

クラウド上で会計処理ができるツール。決算書のほか、請求書、見積書、納品書を簡単に作成できたり、ウェブ口座から自動で会計帳簿データに変換できたりします。会計処理の業務効率化に役立ち、初心者にも使いやすい設計が特徴です。

業務管理ツール

【10】backlog

参考：backlog

プロジェクトごとのタスクを管理するツールで、担当者や期限、優先順位を設定できます。タスクの進行状況を可視化することで、プロジェクト管理が容易に行えるので、業務効率化を目指すチームにおすすめです。

【11】Trello

参考：Trello

タスクをカードという形で、直感的に管理するツール。ガントチャートを利用すれば、プロジェクトやタスク全体のスケジュールを可視化できます。工数管理には、予定時間と実績時間を記録する機能を活用すると良いでしょう。

営業支援ツール

【12】Salesforce

参考：Salesforce

顧客管理をして営業活動を支援するツールです。基本情報のほか、商談状況や金額、提案書などのあらゆる情報を一元管理することができます。売上の目標設定、予測を一覧表示することも可能です。

その他のおすすめツール

【13】Evernote

参考：Evernote

メモを作成するツールで、文字や画像、動画、位置情報などを記録できます。複数人でのデータ共有、タスク管理、議事録の作成に適した機能も用意されており、さまざまな種類の業務効率化に役立つツールです。

まとめ

2021年になり、業務効率化に取り組みたいと考える企業が増えてきました。ツールを導入すれば、短期間で業務効率化が実現できるメリットがあります。コミュニケーションやRPA、名刺管理など幅広いツールやアプリがあるので、業務効率化したい内容に合わせて使い分けましょう。解決したい課題を明確にして、目的を達成できる業務効率化ツールを選択してみてください。