業務効率化ツールおすすめ13選紹介!メリットや選び方を徹底解説

2019年に始まった働き方改革の影響で、業務効率化を目指す企業が増えています。業務効率化ができれば、生産性の向上に加えて、労働環境の改善や人材不足の解決に繋がるからです。 業務効率化に取り組む企業や個人の増加に伴い、フリーの業務効率化ツールが次々と誕生しています。テレワークの浸透で注目されるコミュニケーションツールをはじめ、RPA、ファイル共有、営業支援、名刺や会計、事務業務の管理ができるツールなど、無料でITツールが利用できる時代になりました。 しかし、デスクワークの業務効率化はしたいけれど、ソフトウェアやアプリ、ツールの種類が多くて迷ったり、企業利用にフリーソフトは心配だと考える方も、少なくないのではないでしょうか。 今回は、業務効率化に役立つ13ツールを紹介します。ツールを導入するメリット、選ぶ際のポイントも解説しますので、参考にしてみてください。

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知識

目次

    業務効率化ツールの導入メリット

    業務効率化に役立つツールを紹介する前に、ツールを導入するメリットを確認しておきましょう。

    人材不足の解消

    企業において業務効率化を図ることは、人材不足の解消に効果があります。業務に合わせて適切なツールを導入すれば、2時間かかっていた業務が30分で完了するなど、大幅に時間短縮ができます。業務に必要な人材を減らすことや、限られた人数でより多くの業務に取り組むことが可能になり、人材不足の解消に繋がります。

    コスト削減

    業務効率化・自動化により業務時間を削減することで、人件費や残業代などの会社のコストを削減できます。オンライン会議ツールを活用すれば、移動時間や交通費は不要です。また、人間が行う必要がない業務は、RPAツールで自動化する方法も。自社で自作したシステムと比べて、ツールはメンテナンスが不要なので、コストが削減できる点もメリットです。

    業務改善と生産性向上

    「本当に必要な業務か」「自動化や効率化できないか」という視点で業務を改善することで、生産性を上げることができ、企業の労働環境を整えることもできるでしょう。エクセルなどの事務作業に膨大な時間がかかっていたり、特定の個人に多くの業務が割り振られていたりする場合は、ツールによる業務効率化が役立ちます。

    業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

    業務効率化したい内容に合わせて、ツールを選択しましょう。ツールを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

    抱えている課題を解決できるか

    全ての業務を洗い出し、解決したい課題が解決できるかを検証しましょう。ツール導入の目的が明確になれば、求める機能も決まります。業務効率化に最適なツールを選ぶには、実際に業務を行う社員の要望を把握することも忘れてはなりません。

    セキュリティは安全か

    企業が利用する場合には、セキュリティ対策も欠かせません。関係者のみがアクセスできる機能を備えているなど、安心できるツールであるか確認しましょう。導入実績や成功事例といった具体例を参考に、ツール導入後をイメージしてみるのも良いかもしれません。

    サポートは充実しているか

    不明点が出てきたり、不具合が生じたりすることもあるので、サポート内容が充実しているツールを選ぶと安心です。不測の事態にも慌てないよう、事前に問い合わせ手段や対応時間を確認しておきましょう。

    操作や仕様は簡単か

    業務効率化を目指すはずが、ツールが使いこなせずに逆に時間がかかってしまったとなると本末転倒です。無料ツールも多いですが、有料ツールやオプション機能が有料の場合は、無料トライアルを利用して操作性や仕様を試しましょう。

    業務効率化ツールおすすめ13選

    業務効率化におすすめの13ツールを紹介します。目的別に分類したので、課題解決に繋がる製品を探してみてください。

    ビジネスチャット

    【1】Chatwork


    参考:Chatwork

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    Chatwork ・個人チャット/グループチャット
    ・社内外のユーザーと案件ごとや部署ごとにグループチャットが可能
    ・チャットをタスク化できる
    ・ファイルのアップロード
    ・音声/ビデオ通話が可能
    ・メッセージを検索できる
    【ビジネス】
    ・月額500円/ユーザー
    (年間契約)
    【エンタープライズ】
    ・月額800円/ユーザー
    (年間契約)
    あり
    ※機能制限あり
    ツール名 Chatwork
    特徴 ・個人チャット/グループチャット
    ・社内外のユーザーと案件ごとや部署ごとにグループチャットが可能
    ・チャットをタスク化できる
    ・ファイルのアップロード
    ・音声/ビデオ通話が可能
    ・メッセージを検索できる
    料金 【ビジネス】
    ・月額500円/ユーザー
    (年間契約)
    【エンタープライズ】
    ・月額800円/ユーザー
    (年間契約)
    無料プランの有無 あり
    ※機能制限あり

     

    ビジネスに特化したコミュニケーションツール。チャット中に発生したToDoを、タスク化する機能が標準搭載されており、自分が担当するタスクの一覧表示や期限設定が可能です。APIで他のツールと連携したり、社外の人をグループに追加したりできます。

    有難いことに無期限でフリープランを利用することもできます。しかし、グループチャットは7つまでという制限や、音声/ビデオ通話は1対1となり複数人での通話は不可など使用制限があります。ビジネスの場面での主なコミュニケーションツールとして利用する場合は有料プランを契約すると使用可能機能の幅が広がり、便利に活用できます。

    【2】slack

    slackのキャプチャ

    参考:slack

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    slack ・個人チャット/グループチャット
    ・社内外のユーザーと案件ごとや部署ごとにグループチャットが可能
    ・動くスタンプ(GIF)やオリジナルスタンプを作成できる
    ・ファイルのアップロード
    ・音声/ビデオ通話が可能
    ・メッセージやファイルを検索できる
    【プロ】
    ・月額850円/ユーザー
    (年間契約)
    【ビジネスプラス】
    ・月額1,600円/ユーザー
    (年間契約)
    【Enterprise Grid】
    要問合せ
    あり
    ※機能制限あり
    ツール名 slack
    特徴 ・個人チャット/グループチャット
    ・社内外のユーザーと案件ごとや部署ごとにグループチャットが可能
    ・動くスタンプ(GIF)やオリジナルスタンプを作成できる
    ・ファイルのアップロード
    ・音声/ビデオ通話が可能
    ・メッセージやファイルを検索できる
    料金 【プロ】
    ・月額850円/ユーザー
    (年間契約)
    【ビジネスプラス】
    ・月額1,600円/ユーザー
    (年間契約)
    【Enterprise Grid】
    要問合せ
    無料プランの有無 あり
    ※機能制限あり

     

    チームやプロジェクト、顧客企業など、テーマごとにチャンネルを作成し、自由度の高いコミュニケーションができるツールです。2200以上の外部サービスと連携できるので、情報を集約して業務効率化ができることが特徴です。また、多くの企業でテレワークの導入が進んでいる中で、オリジナルのスタンプが作成できたりするため、社内のコミュニケーションツールとしても役立ちます。

    フリープランでは直近1,000件までのメッセージが閲覧可能ですが、1,000件を超えてしまうと表示されず、古い情報が見れなくなってしまうため、ビジネスで利用する際は特に注意が必要です。フリープランは有償利用前のトライアルで利用することをおすすめします。

    RPA

    【3】RoboTANGO

    RoboTANGOのキャプチャ
    参考:RoboTANGO

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    RoboTANGO ・直観的にロボ作成ができる
    ・録画機能で簡単操作/Shiftボタン1つでロボ作成が可能
    ・複数人利用が可能(フローティングライセンス)
    ・充実したサポート体制
    ・月単位での契約が可能
    【初期費用】
    10万円
    【1ライセンス】
    5万円/月
    あり
    ※期間制限あり
    ツール名 RoboTANGO
    特徴 ・直観的にロボ作成ができる
    ・録画機能で簡単操作/Shiftボタン1つでロボ作成が可能
    ・複数人利用が可能(フローティングライセンス)
    ・充実したサポート体制
    ・月単位での契約が可能
    料金 【初期費用】
    10万円
    【1ライセンス】
    5万円/月
    無料プランの有無 あり
    ※機能制限あり

     

    PC操作を録画してロボットを作成できるので、SEやエンジニアだけでなく、プログラミングの知識がない初心者にも安心のRPAツールです。1つのライセンスを切り替えて、複数のパソコンで利用でき部署を跨いだり拠点間での利用もできるので、会社全体で業務効率化を目指す場合におすすめです。

    サポート体制が充実しており、RPA導入に不安を感じている方にも安心してご利用いただけます。トライアル時や本契約後にご活用いただける無料のサポートサイトや、有償で操作画面を共有しながらリモートレクチャーができる「リモレク」や、業務診断やロボ設計のサポートを行い、いち早く業務にRPAを定着させたい方向けに「導入支援サービス」などもあります。
    RPAの導入を検討している方はまずは無料トライアルを試してみましょう。

    【4】WinActor


    参考:WinActor

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    WinActor ・国内シェアNo.1
    ・ライブラリの充実
    ・録画機能でロボ作成が可能
    ・充実したサポート体制
    ・年間契約
    【初期費用】
    なし
    【フル機能】
    90万8千円/年
    【実行版】
    24万8千円/年
    あり
    ※期間制限あり
    ツール名 WinActor
    特徴 ・国内シェアNo.1
    ・ライブラリの充実
    ・録画機能でロボ作成が可能
    ・充実したサポート体制
    ・年間契約
    料金 【初期費用】
    なし
    【フル機能】
    90万8千円/年
    【実行版】
    24万8千円/年
    無料プランの有無 あり
    ※期間制限あり

     

    NTTグループが開発した国産のRPAツール。Windowsで操作できるソフトに幅広く対応しており、業務効率化を加速させます。ExcelのマクロやVBAを活用すれば、より複雑な仕事も処理できるので、自動化範囲を拡大したい会社にも適しているでしょう。

    WinActorユーザーフォーラムというユーザー同士がお互いの知識やノウハウを共有するコミュニティサイトがあります。ロボ作成に行き詰った際に他の人のノウハウを参考にでき、RPAの活用が捗ります。

    ファイル共有/オンラインストレージ

    【5】セキュアSAMBA


    参考:セキュアSAMBA

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    セキュアSAMBA ・ユーザー数無制限
    ・非同期型
    ・ドラッグ&ドロップで簡単な操作性
    ・徹底したサポート体制
    ・高度なセキュリティ
    ・きめ細やかなアクセス権限の設定が可能
    【フリープラン】
    ・3ユーザー
    ・容量 5GB
    ・初期費用 0円
    ・月額費用 0円
    【ライトプラン】
    ・ユーザー無制限
    ・容量 100GB
    ・初期費用 15,000円
    ・月額費用 15,000円
    【ビジネスプラン】
    ・ユーザー無制限
    ・容量 500GB
    ・初期費用 35,000円
    ・月額費用 35,000円
    【カスタマイズプラン】
    要問合せ
    あり
    ※フリープランを利用可能
    ツール名 セキュアSAMBA
    特徴 ・ユーザー数無制限
    ・非同期型
    ・ドラッグ&ドロップで簡単な操作性
    ・徹底したサポート体制
    ・高度なセキュリティ
    ・きめ細やかなアクセス権限の設定が可能
    料金 【フリープラン】
    ・3ユーザー
    ・容量 5GB
    ・初期費用 0円
    ・月額費用 0円
    【ライトプラン】
    ・ユーザー無制限
    ・容量 100GB
    ・初期費用 15,000円
    ・月額費用 15,000円
    【ビジネスプラン】
    ・ユーザー無制限
    ・容量 500GB
    ・初期費用 35,000円
    ・月額費用 35,000円
    【カスタマイズプラン】
    要問合せ
    無料プランの有無 あり
    ※フリープランを利用可能

     

    ビジネスに特化したオンラインストレージで、セキュリティの高さが特徴です。クラウド上でファイルを共有するので、拠点間や外出先、テレワークにも便利でしょう。ファイル共有の時間を削減して業務効率化ができるツールです。直感的な操作性で導入後社員に研修などが不要です。

    名刺管理ソフト

    【6】Sansan

    sansanのキャプチャ
    参考:Sansan

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    Sansan ・スマートフォンやスキャナーで名刺をデータ化
    ・精度99%
    ・多言語でのデータ化対応
    ・オンライン名刺
    ・コンタクト管理が可能
    【Lite】
    要問い合わせ
    【standard】
    要問い合わせ
    【DX】
    要問い合わせ
    【Sansanスキャナー】
    月額費用 10,000円/台
    あり
    ※機能制限あり
    ツール名 Sansan
    特徴 ・スマートフォンやスキャナーで名刺をデータ化
    ・精度99%
    ・多言語でのデータ化対応
    ・オンライン名刺
    ・コンタクト管理が可能
    料金 【Lite】
    要問い合わせ
    【standard】
    要問い合わせ
    【DX】
    要問い合わせ
    【Sansanスキャナー】
    月額費用 10,000円/台
    無料プランの有無 あり
    ※機能制限あり

     

    スマホやスキャナーで名刺データを取り込むツールです。名刺をデータ化することで、管理する手間を効率化できます。部署や役職などの情報が変わっても、最新情報に書き換えて社内で共有することが可能です。

    ペーパーレス化

    【7】CLOUDSIGN

    cloudsignのキャプチャ
    参考:CLOUDSIGN

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    CLOUDSIGN ・国内シェアNo.1
    ・日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービス
    ・契約作業をオンラインで完結
    ・安心のセキュリティ
    ・外部サービスとの連携が可能
    【Light】
    月額11,000円
    【Corporate】
    月額30,800円
    【Enterprise】
    要お問い合わせ
    あり
    ※機能制限あり
    ツール名 CLOUDSIGN
    特徴 ・国内シェアNo.1
    ・日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービス
    ・契約作業をオンラインで完結
    ・安心のセキュリティ
    ・外部サービスとの連携が可能
    料金 【Light】
    月額11,000円
    【Corporate】
    月額30,800円
    【Enterprise】
    要お問い合わせ
    無料プランの有無 あり
    ※機能制限あり

     

    クラウド上で契約が締結でき、契約書を一元管理できるツール。事前に合意済みの契約書や発注書などに電子署名をして、書類を保管できます。印紙税が不要で、書類の持参や郵送、保管にかかるコストを削減するのに効果的です。

    一般企業だけでなく、官公庁や金融機関も利用しておりセキュリティ面では安心できます。
    フリープランは月5件まで、1ユーザーまでという制限がありますが、社内で利用している外部サービスと連携が可能か調べるためにフリープランを利用してみることをお勧めします。

    【8】DX Suite

    DX Suiteのキャプチャ
    参考:DX Suite

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    DX Suite ・AI-OCR市場シェアNo.1
    ・書類を電子データ化
    ・高い識字率
    ・AIの学習機能で識字率向上させることが可能
    【DX Suite Lite】
    ・初期費用 0円
    ・月額費用 30,000円~
    ・無料枠 18,000円
    【DX Suite Standard】
    ・初期費用 200,000円
    ・月額費用 100,000円~
    ・無料枠 50,000円
    【DX Suite Pro】
    ・初期費用 200,000円
    ・月額費用 200,000円~
    ・無料枠 200,000円
    なし
    ツール名 DX Suite
    特徴 ・AI-OCR市場シェアNo.1
    ・書類を電子データ化
    ・高い識字率
    ・AIの学習機能で識字率向上させることが可能
    料金 【DX Suite Lite】
    ・初期費用 0円
    ・月額費用 30,000円~
    ・無料枠 18,000円
    【DX Suite Standard】
    ・初期費用 200,000円
    ・月額費用 100,000円~
    ・無料枠 50,000円
    【DX Suite Pro】
    ・初期費用 200,000円
    ・月額費用 200,000円~
    ・無料枠 200,000円
    無料プランの有無 なし

     

    AIが手書き書類を読み取り、データ化するツールです。AIの活用で、文字のつなぎ目や切れ目を判別して、正しく読み取ることができます。
    DX SuiteはAI-OCR市場シェアNo.1の実力を持ちます。従来のAI-OCRではAIに学習させるため、大量の書類などのデータを読み込ませる必要がありますが、DX Suiteはすでに多くのユーザーを抱えており、AIへの学習が済んだ状態で使用開始できます。そのため、導入後すぐに高い識字率で利用できるという利点があります。

    また、RPAと組み合わせることで、書類入力の業務効率化が加速します。

    会計ソフト

    【9】会計freee

    会計freeeのキャプチャ
    参考:会計freee

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    会計freee ・会計処理を正確に素早くできる
    ・バックオフィスの効率化に役立つ
    ・電子帳簿保存法改正にも対応
    ・充実したサポート体制
    要お問い合わせ
    ※契約サービスによって異なります。
    あり
    ※期間制限あり
    ツール名 会計freee
    特徴 ・会計処理を正確に素早くできる
    ・バックオフィスの効率化に役立つ
    ・電子帳簿保存法改正にも対応
    ・充実したサポート体制
    料金 要お問い合わせ
    ※契約サービスによって異なります。
    無料プランの有無 あり
    ※期間制限あり

     

    クラウド上で会計処理ができるツール。決算書のほか、請求書、見積書、納品書を簡単に作成できたり、ウェブ口座から自動で会計帳簿データに変換できたりします。会計処理の業務効率化に役立ち、初心者にも使いやすい設計が特徴です。

    タスク管理

    【10】Backlog

    backlogのキャプチャ
    参考:Backlog

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    Backlog ・タスク、プロジェクト管理が可能
    ・チームメンバーの作業状況など閲覧可能
    ・課題ごとに分けて複数のタスクを管理できる
    ・バグ管理システムを搭載
    ・プロジェクトの進捗を一目で把握可能
    【スタータープラン】
    月額費用 2,640円
    【スタンダードプラン】
    月額費用 12,980円
    【プレミアムプラン】
    月額費用 21,780円
    【プラチナプラン】
    月額費用 55,000円
    あり
    ※期間制限あり
    ツール名 Backlog
    特徴 ・タスク、プロジェクト管理が可能
    ・チームメンバーの作業状況など閲覧可能
    ・課題ごとに分けて複数のタスクを管理できる
    ・バグ管理システムを搭載
    ・プロジェクトの進捗を一目で把握可能
    料金 【スタータープラン】
    月額費用 2,640円
    【スタンダードプラン】
    月額費用 12,980円
    【プレミアムプラン】
    月額費用 21,780円
    【プラチナプラン】
    月額費用 55,000円
    無料プランの有無 あり
    ※期間制限あり

     

    プロジェクトごとのタスクを管理するツールで、担当者や期限、優先順位を設定できます。タスクの進行状況を可視化することで、プロジェクト管理が容易に行えるので、業務効率化を目指すチームにおすすめです。
    社内外で活用ができるため、社外と連携してプロジェクトを進行させることも可能です。直観的に活用できるので、導入後すぐに使いこなすことができます。

    【11】Trello


    参考:Trello

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    Trello ・タスク、プロジェクト管理が可能
    ・チームメンバーの作業状況など閲覧可能
    ・プロジェクトボードの自動化機能あり
    ・目標設定が可能
    ・外部アプリケーションと連携が可能
    ・海外ツール
    【STANDARD】
    月額費用 $5 USD
    【PREMIUM】
    月額費用 $10 USD
    【ENTERPRISE】
    月額費用 $17.50 USD
    あり
    ※機能制限あり
    ツール名 Trello
    特徴 ・タスク、プロジェクト管理が可能
    ・チームメンバーの作業状況など閲覧可能
    ・プロジェクトボードの自動化機能あり
    ・目標設定が可能
    ・外部アプリケーションと連携が可能
    ・海外ツール
    料金 【STANDARD】
    月額費用 $5 USD
    【PREMIUM】
    月額費用 $10 USD
    【ENTERPRISE】
    月額費用 $17.50 USD
    無料プランの有無 あり
    ※機能制限あり

     

    タスクをカードという形で、直感的に管理するツール。ガントチャートを利用すれば、プロジェクトやタスク全体のスケジュールを可視化できます。工数管理には、予定時間と実績時間を記録する機能を活用すると良いでしょう。

    営業支援システム(SFA)

    【12】Salesforce

    salesforceのキャプチャ
    参考:Salesforce

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    Salesforce ・顧客管理システム
    ・マーケティング、営業、コマース、ITなどさまざまな分野で活躍
    ・無料で機能の活用方法を学べる
    ・分析やレポーティングが可能
    ・高度なセキュリティ
    【Essentials】
    ・月額費用
    3,000円/ユーザー
    【Professional】
    ・月額費用
    9,000円/ユーザー
    【Enterprise】
    ・月額費用
    18,000円/ユーザー
    【Unlimited】
    ・月額費用
    36,000円/ユーザー
    ※年間契約
    あり
    ※期間制限あり
    ツール名 Salesforce
    特徴 ・顧客管理システム
    ・マーケティング、営業、コマース、ITなどさまざまな分野で活躍
    ・無料で機能の活用方法を学べる
    ・分析やレポーティングが可能
    ・高度なセキュリティ
    料金 【Essentials】
    ・月額費用
    3,000円/ユーザー
    【Professional】
    ・月額費用
    9,000円/ユーザー
    【Enterprise】
    ・月額費用
    18,000円/ユーザー
    【Unlimited】
    ・月額費用
    36,000円/ユーザー
    ※年間契約
    無料プランの有無 あり
    ※期間制限あり

     

    顧客管理をして営業活動を支援するツールです。基本情報のほか、商談状況や金額、提案書などのあらゆる情報を一元管理することができます。売上の目標設定、予測を一覧表示することも可能です。

    その他のおすすめツール

    【13】Evernote

    evernoteのキャプチャ
    参考:Evernote

    ツール名 特徴 料金 無料プランの有無
    Evernote
    ・ノート、タスク、スケジュールが1か所にまとめることが可能
    ・テキスト、画像。音声、スキャン、PDF、文書ファイルを追加可能
    ・全端末で自動的に同期でき、いつでもどこでもアクセスできる
    ・Googleカレンダーと連携可能
    ・WEBページのブックマーク機能
    【PERSPNAL】
    ・月額費用
    680円/ユーザー
    【PROFESSIONAL】
    ・月額費用
    850円/ユーザー
    あり
    ※機能制限あり
    ツール名 Evernote
    特徴 ・ノート、タスク、スケジュールが1か所にまとめることが可能
    ・テキスト、画像。音声、スキャン、PDF、文書ファイルを追加可能
    ・全端末で自動的に同期でき、いつでもどこでもアクセスできる
    ・Googleカレンダーと連携可能
    ・WEBページのブックマーク機能
    料金 【PERSPNAL】
    ・月額費用
    680円/ユーザー
    【PROFESSIONAL】
    ・月額費用
    850円/ユーザー
    無料プランの有無 あり
    ※機能制限あり

     

    メモを作成するツールで、文字や画像、動画、位置情報などを記録できます。複数人でのデータ共有、タスク管理、議事録の作成に適した機能も用意されており、さまざまな種類の業務効率化に役立つツールです。

    まとめ

    2021年になり、業務効率化に取り組みたいと考える企業が増えてきました。ツールを導入すれば、短期間で業務効率化が実現できるメリットがあります。コミュニケーションやRPA、名刺管理など幅広いツールやアプリがあるので、業務効率化したい内容に合わせて使い分けましょう。解決したい課題を明確にして、目的を達成できる業務効率化ツールを選択してみてください。

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