業務改革の進め方とは?具体的な手法やポイントについてご紹介

働き方改革や2021年はコロナ禍による影響で、業務改革を進めることが急務になっている企業も多いのではないでしょうか。グローバル化が進み、企業としても変化していくことが問われています。 また業務改革の必要性や現状の問題点を理解していても、進め方を間違えてしまうと、うまく進まない可能性もあります。 今回は業務改革の進め方についてpointを絞ってお伝えします。業務改革を社内で進めるにはどうするべきか、進め方は間違っていないか事例紹介するので、ぜひご参考ください。

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知識

目次

    業務改革とは?

    BPRとはBusiness Process Re-engineeringの略で業務改革を意味します。

    業務プロセス改革とは企業が目標を達成するために行う改革のことを指します。業務フローや業務プロセスを一つずつ見直すということではなく、人事評価や組織形態というように組織体質や組織の再設計を行うこと意味します。

    要するに抜本的に組織の再設計を行う改革であるということになります。

    業務プロセスの再設計すること

    再設計と言われるとゼロから新しく作り直したり、構築することだと思われがちですが、業務プロセスの再設計は添削を指しています。

    添削によって不要な業務を無くしたり、付け加えることで解決へと導きます。

    いくつか事例を見てみましょう。
    メールや紙の通知、チャットというように情報のやり取り方法にまとまりがないとします。何か一つに統一しまとめることでコミュニケーションコストを下げることができます。

    ほかにもPCに新しいシステムを導入し、未処理業務があれば作業者へ通知することで、業務の取りこぼしをなくすことができます。

    また業務システムを連携させることで、別部門や別部署間でもデータや情報を共有することも可能でしょう。

    業務改革は会社全体としての現状を把握し、問題点を解決へと導きます。そのため、現状を打開し新しいプロセスへ導くことで多くの不要なコストを削減することが可能でしょう。

    業務改善との違い

    似た言葉に業務改善があります。業務改革と業務改善の違いはどのような点でしょうか。

    業務改善とは、仕事の進め方や業務フロー、情報共有の方法などに課題や問題があり、それらを見直し手を加えることです。

    要するに業務改善は、業務プロセス全体を見直すというよりも、業務内の一部である細かい部分に手を加え、無駄だと思われる部分をとり省き、効率化を図ることを指します。

    業務改革は問題だとされる業務プロセス改善を目指します。そして根本的に見直し再設計を図ることだと言えるでしょう。

    改革を行う目的とは

    業務改革を行う目的について事例も含めてお伝えします。なぜ導入するのかそれぞれの目的を押さえ、業務改革を価値あるものにする事を目指しましょう。

    全社での効率化・生産性の向上

    大規模な業務改革は、全社での効率化・生産性を改善、向上させることができます。

    業務改善であれば業務内の無駄となる部分を削減する作業であるが故に、組織全体の体制などを見直すことまでアプローチしたり改善することはできません。
    しかしこの業務改革であれば組織体制、会社としての戦略、業務面などというように根本的に組織改革を行い改善することができます。

    そしてそれらを抜本的に業務改革することで、見逃していた不要な業務や生産性の阻害要因だと思われるものを省いたり明らかにすることが可能です。

    結果、組織全体での効率化や生産性の向上を高められます。業務改革の正しい進め方を理解して効率化を図りましょう。

    顧客満足度の向上

    業務改革は、顧客満足度も向上させることができます。
    業務改革を進めるにあたってRPAツールなどを導入し、業務を効率化することなどが挙げられます。

    社内でITシステムの浸透が標準化され、業務一つひとつにかかる時間を短縮することができれば業務効率も向上します。
    また業務プロセスを再構築し、効率化を図ることができれば社員の仕事に対するモチベーションや満足度も改善されアップするでしょう。

    そしてこれらが改善することで社内に余裕が生まれます。顧客に向けた新しいアイデアや応対、サービスにも以前より目を向けることができるようになります。

    結果的に品質が高いサービスやものを提供できるため、顧客満足度の向上にも期待することができます。

    従業員満足度の向上

    例えば、社員情報をシステム化する方法を活用し、管理することで社員一人一人の能力やスキル、現状の課題や将来像などを可視化することができます。

    今まで見逃していた潜在的な能力があるかもしれません。客観的に確認、把握することで的確に人員配置することができると考えられます。

    ほかにも公平に人事評価を行なっていたとしても、評価する人の個人的な見解が介入しかねない問題もあります。人事評価をある一定の関係者までオープンにすることで、今までより一層公正な評価を得られるだろうことが考えられます。

    公平に評価され、頑張りや努力を認めてもらえる組織づくりに改善、構築されれば従業員の満足度も必然的に向上するでしょう。

    進め方

    業務改革の進め方についてお伝えします。正しい手順で進めなければせっかく導入しても、時間やお金、コストだけがかさみ、失敗してしまうこともあります。

    業務改革の進め方を確認し、業務改革を成功させましょう。

    Step 1 目標設定

    一般社員、役職の有無に関わらず、さまざまな社員に現状や問題点をヒアリングします。経営層からは企業としての戦略や企業としての改善点を聞き出すようにしましょう。

    そしてヒアリングから得た情報を協議して目標を設定します。

    Step 2 現状把握・分析

    業務改革の正しい進め方として現状把握や分析は必要不可欠です。現状把握があいまいだったり、正しく分析できなければ、改善点を見出すことができません。もし誤った解釈のまま進めてしまうと、余計なコストがかさみ問題点も解決できずに終わってしまいます。

    そのためにも経営層だけで話をまとめるのではなく、業務の担当者からもヒアリングするようにしましょう。その上でどのような点が問題なのか、分析し解決策やアイディアを見いだすようにしましょう。

    Step 3 優先順位を決める

    現状の把握や分析した課題点に優先順位をつけていきます。業務改革を推進することで高い効果を得られるものや優先度の高いものから着手するようにしましょう。

    また業務改革にかかる期間や工数などさまざまな視点から考察し、有効性はあるのか業務改革できるまでにどの程度時間がかかるのか、導入は現実的であるかなども含めて検討しましょう。

    Step 4 変更後の業務を実施

    経営層や一般社員というように階層が異なる社員それぞれが業務改革の目的や必要性を理解し、目的としていた結果に導けているのか、課題から逸れていないかチェックしましょう。

    階層が異なる社員同士で業務改革の思考プロセスや目的・必要性を共有、助成しあうことが大切です。

    もし逸れてしまったり、想定していた内容と異なってしまった場合は、一度立ち止まりましょう。もし行き詰ったら、フレームワークなどを用いて冷静に分析し直したりBizHintなどの記事からヒントを得たりするのも一つの方法です。

    Step 5 効果測定の実施

    実施した業務改革プロセスは問題なかったのか、想定していた効果を得ることができたのか効果測定を実施します。

    仮に問題があれば、どの部分で問題があったのかモニタリングし、改善へ導くようにしましょう。
    業務改革によって得られる成果や効果などを測定することで、客観的に効果を検証することができます。

    業務改革進め方のポイント

    業務改革の進め方にもポイントがあります。業務改革を成功させるために、ポイントに留意して進めましょう。

    目的を明確にする

    業務改革を成功させるためには、なぜ業務改革を推進するのか目的を明確にしなければなりません。

    業務改革は、会社が一丸となって取り組むため、目的を明確にすることが必要不可欠です。その上で現状把握、分析を行い正しい進め方で推進することが重要になります。

    目的を明確にせず、あいまいな状況で業務改革を進めても、失敗に終わるでしょう。

    業務改革の必要性を共有する

    業務改革を進めるには、経営層が業務改革の必要性を社員に共有することが大切です。

    業務改革の導入によってそれらを解決できること、どのような活用事例があるのか、業務効率化も図れる点などを訴えることが重要です。

    また経営層は、普段からさまざまな社員とコミュニケーションを図り、現状の問題点を理解し耳を傾けることも必要でしょう。

    まとめ

    業務改革の進め方について解説しました。業務改善に比べ、業務改革は義務プロセスの再設計であるため、高い効果を得ることができます。

    大規模な業務改革を進めることで、会社全体として業務の効率化・生産性を向上、改善させることができます。
    より高い効果を得るためにも、業務改革の進め方やポイントを押さえ導入するようにしましょう。

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