業務を可視化するメリットとは？可視化する理由と進める方法を解説

メリットや改善方法について

業務の可視化、見える化を進めるとどのようなメリットがあるのでしょうか。

現場で何かしらの問題があり、業務プロセスの改善について何か手を打ちたい…と考えた時に業務の可視化、見える化は効果的です。業務の可視化によってそれぞれの業務や作業方法でどのような点が問題か改善部分が見えるようになるからです。

他にも業務の可視化、見える化を進めるとどのようなメリットがあるかお伝えします。

ワークフローを改善できる

業務の可視化、見える化は業務フローを改善することができます。それぞれの作業方法だけでなく、業務全体としてのフローや流れ、作業方法を理解することでどのような点に注意して対応すべきなのか見えるようになります。

また、ワークフローを改善する時は、一定の人からヒアリングするのではなく、できる限り業務に関わっている人と改善について話し合う方法を採用するようにしましょう。
業務に関わっている多くの人からヒアリングすることによって、従来の作業方法が見えるようになります。

効率的に作業を進められているのか、エクセルデータのほうが責任者がチェックしやすいなどという理由で現場の負担や作業量が増えていないかなどを確認しましょう。確認時に見える化シートを利用するのも一つの方法です。

またワークフローをチーム全体で見直しすることで、担当者だけでなく、チームとして共有することができます。担当変更や部署などの移動があっても、ワークフローや業務マニュアルさえあれば、作業の見える化によりスムーズに引き継ぐことができます。

業務の質を平準化できる

業務の可視化、見える化を進めることによって業務の質を平準化することができます。

例えば「サンプルの内容は担当の畠山さんに確認しないと…」とか「契約書は他のメンバーでも作成できればいいのに…」というような、担当者に確認する方法や、対応可能者に偏りがあるないなんてことはありませんか？

業務の平準化を進めると一定の人に業務が偏ってしまうという状況を減らすことができます。

リソース状況を平準化することで、業務が滞ってしまう危険性を減らしたり、属人化を防いだり、作業工程が分からないという問題に陥らないようになります。

業務全体を把握できる

業務可視化は、業務全体像を把握することができます。

それぞれの作業工程は理解していても、他の部署や事業部とどうつながっていくのか、利益はどうなるのか見えてこない点もあるでしょう。

業務可視化は、社員一人一人が業務の全体像を把握できるようになり、全体としての流れや業務方法も見えることで理解できるようになるのです。

社員間で業務の相互理解が深まる

業務全体を可視化、共有することで社員間での相互理解に繋がります。

業務全体を可視化することで、作業の進め方や共有方法が変わります。生産性を向上させるためにお互いどのような点に注意して共有すべきなのか、相手のことを考えた方法で共有するようになります。

結果、社員間での相互理解が深まるのです。

なぜ必要なのか

業務の可視化についてのメリットをお伝えしました。なぜ業務の可視化、見える化がビジネスでは必要なのでしょうか。

まず、業務プロセスの改善を考えた時に、何が問題なのか問題点を特定しなければなりません。業務フローが可視化されていなければ、問題点を見つけることもできないでしょう。

また業務の可視化によって、業務マニュアルや業務フローがあれば、確認しながら作業を進められるようになります。災害や何かが起きた時でも、普段の担当者以外の人がマニュアルを見ながら進めることもできるでしょう。よって業務がストップしてしまう危険性を回避できます。

業務の可視化、見える化をすることで、さまざまな利点があり、企業にとっても安定した運営に繋がるのです。

業務可視化の主な目的

業務可視化が必要な理由をお伝えしました。業務の可視化は手段であり、ゴールではありません。
では業務可視化の主な目的についてお伝えします。

現状把握

まず業務の現状を把握することが挙げられます。業務プロセスに問題はないのか、何に困っているのか、どのような業務フローで進めているのか、現状を確認することが大切です。

現状把握することで、どのように業務効率を図っていくべきか、無駄はないか確認することができます。

BPMやRPAのため

業務可視化はRPAなどのツールシステムを導入する際に必要な作業になります。

何に時間がかかっているのか、単純作業ならRPAのロボットで代替できるのではないかなど、導入前にさまざまな面から状況の確認が必要です。社内にRPAについて詳しい人がいなければReiworQなどのRPAについて情報発信しているサイトの閲覧やRPA専用のコンサルティングに相談してみるのもいいかもしれません。

またBPMとは、ビジネス・プロセス・マネジメントのことです。業務プロセスを可視化し、業務の効率化を上げるために無駄を省き、業務プロセスをよりよいものにします。

内部統制

業務可視化は内部統制を図る上でも重要です。内部統制とは、それぞれの企業にある経営目標を達成するために定められた仕組みや従業員が守るべきルールのことです。

上場企業であれば、内部統制に関する書類である内部統制報告書を金融庁に提出しなければなりません。要するに内部統制が問題なく機能しているかチェックが必要になります。

業務を可視化する方法

業務を可視化する方法は、さまざまあります。どのような方法で進めるべきなのか作業内容によって異なるでしょう。
業務を可視化する方法をそれぞれ挙げるので、ぜひ参考にしてください。

業務の調査・分析

日々行っている業務の調査、分析は業務を可視化できる一つの方法です。業務手順や方法を見直し、より効果を得られるようなアウトプットを目指します。

業務分析によって、現状の課題や実態を知ることができます。そしてその内容を可視化することで改善点を見出すことができます。

業務マニュアルの作成

それぞれの業務プロセスについて、業務マニュアルを作成する方法もあります。

それぞれの業務でマニュアルやフローが明確になれば、チーム内で共有できて、業務が滞る心配も減らすことができます。

また、マニュアル通りに業務を進めるので、どこでつまずいたか、ミスしたか一目で分かるようになります。

業務管理ツールの活用

業務管理ツールやグループウェアを活用する方法も一つでしょう。

Bizer teamのようにタスク管理に向いているツールや、業務工程などの全体スケジュールの管理ツール、データ送付やチャット機能があるものなど、さまざまなツールがあります。PC操作ログから使用ユーザーの業務量を可視化することで作業効率を改善できるタスクマイニングツールなどもあります。

どの方法で可視化を進めるべきなのか、業務内容や状況によって異なるはずです。
Bizer teamなどのツール機能が、求める内容にあっているか確認しながら導入しましょう。また、無料で利用できるアプリもあるので、まずは実践して可視化によって問題点が見えるようになってから導入を検討するのも一つです。

まとめ

業務を可視化するメリットについてお伝えしました。

業務の可視化は、業務プロセスの改善や現状把握のためには必要な作業です。作業効率が悪い場合や作業工程がブラックボックスのようになっているのであれば、業務の可視化による見える化を進めるようにしましょう。

また、可視化を進める方法もいくつかあります。合った方法を選択し、ぜひ業務効率化に役立ててください。