エクセルを自動で動かすにはマクロを使おう

マクロとは？

マクロはVBA（Microsoft Visual Basic for Applications）を使って作成するプログラムのことで、複数の手順を記憶させて自動化できる便利な機能です。
エクセルに標準搭載されているので、エクセルさえあれば誰でも使うことができます。繰り返し行う作業をボタン一つでできるマクロは、データ集計や帳票整形などを自動化できるので業務の効率化に役立ちます。

マクロで何ができるのか

エクセルでできることは、すべてマクロで自動化ができます。
たとえばエクセルのデータを元に、複数の請求書をボタン一つで作ることもできます。取引先別の請求書発行も簡単にできるので、たとえ取引先が数十社あろうとも、マクロを記録する時に間違えなければミスなく簡単に請求書の作成ができます。
その他にも「データの一部を抜き出す」「月末にデータ処理を行う」「売上状況を表とグラフでまとめる」などもワンクリックでできるので、仕事の効率化が図れるというわけです。
エクセルで顧客管理や売上管理をしているのであれば、マクロを使うことで効率化と品質保持が実現できるのです。

自動化させる方法

マクロは操作手順を「記録」し、記録したものを「実行」すれば、操作の自動化が完了します。さらにボタンを作成すれば、ワンクリックで操作できるようになります。そこでこちらでは「記録」「実行」「ボタン作成」の3つの方法を説明します。

マクロの記録

• 「表示」タブにあるマクロ▼から「マクロの記録」を選択します。
• マクロ名を登録して「OK」にすれば、記録がスタートします。
• 記録させたい作業手順を操作します。
• 記録の最後に選択したセルはアクティブセルとなってしまうので、先頭にある項目などのセルを選択してから終了します。

マクロの実行

• 「表示」タブにあるマクロ▼から「マクロの表示」を選択します。
• 実行するマクロを選択します。

ボタンの設置

• 「挿入」タブにある図形から、ボタンの形を選択して作成します。
• 図形上で右クリックして「マクロの登録」を選択します。
• 登録したいマクロを選択して「OK」にします。
• 保存する時は、「マクロ有効ブック」のファイル形式で保存します。

メリット・デメリット

メリット

何と言っても、作業効率の向上が大きなメリットです。
煩わしいエクセル作業がボタンひとつでできるので、エクセルでの定型業務が多ければ多いほど、業務の効率化につながります。
また自動化されているので、手動で行うよりも作業手順や方法を間違えるといったミスがなく、品質を保つこともできます。
他にも標準搭載されているので、面倒なインストールが不要というメリットもあります。

デメリット

メリットが多いマクロ機能ですが、デメリットがないわけではありません。
マクロVBAを学ぶ必要があるので、慣れるまでに時間が必要です。またマクロは誰にとっても必要な機能ではないので、せっかくマクロを組んでも使用する人は限られてしまいます。
他にもWindowsもしくはエクセルのバージョンが変わると、VBAの互換性に問題が出る可能性があります。

まとめ

MS-Officeに標準搭載されているマクロは、ソフトをインストールする必要もなく、エクセルさえあれば誰でも使用できる自動化プログラムです。
エクセルの定型作業を手順通りにマクロに記録して実行させると、煩わしい作業がボタンひとつでできるようになります。
また記録する時に間違わない限りミスもなく、ボリュームある作業も短時間で終わるので、定型業務の効率を劇的に上げてくれます。
作業効率を考えるとマクロはとても大きなメリットがあるので、ぜひ使いこなしてみてください。