OCRで伝票業務を効率化できる?導入方法やメリット・デメリットをご解説

入金伝票、出金伝票、振替伝票、仕入伝票、売上伝票、総勘定元帳など、経理の仕訳業務に欠かせない各種伝票を紙からデータに切り替える企業が増えています。今回は伝票のデータ化にOCRを活用する方法を紹介します。

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知識

目次

  1. そもそもOCRとはどういったもの?
  2. 伝票処理業務でOCRを活用するメリット・デメリット
  3. 伝票処理業務への活用の際によくある質問
  4. 導入はどう進めればよい?
  5. まとめ

そもそもOCRとはどういったもの?

OCRとは様々な文書を読み取り、編集可能なテキストにするソフト・サービスを指します。OCRを活用することで経理をはじめとする事務業務を効率化する方法として、注目を集めています。OCRでは紙をスキャンするだけでは不可能だった文書上のテキストの入力・再変換・修正・検索が可能です。

また、保管時の劣化を防ぎたい書類についても、OCRで取り込んでおけば安心して管理することができます。近年OCRが様々な分野で広まりを見せ、なかにはフリーで使用できるOCRソフトも出てきています。

伝票処理業務でOCRを活用するメリット・デメリット

次に、経理や会計業務で扱う伝票・帳票にOCRを活用するメリット・デメリットについてです。請求書などと同様に印刷して使うことの多い伝票・帳票をOCRで電子化すれば生産性を向上できるメリットがある一方で、運用に関わるデメリットもあります。

伝票処理業務でのOCR活用メリット①文字入力ミスが減る

OCRは日本語はもちろん英語の読み取り可能で、同時に文字校正を行うソフトもあります。伝票・帳票処理にOCRを活用することで、文字入力の精度が高まるでしょう。

手書き文字の伝票・帳票を目視で書き起こす際には文字入力が必要ですが、OCRならそのような事態を防いだうえで業務を高速化・自動化してくれます。

伝票処理業務でのOCR活用メリット②伝票データの管理が簡単に

OCRで伝票や帳票をスキャンする際、書類の罫線にそってエクセルに落とし込む設定も可能です。また、OCRの設定画面上であらかじめ伝票・帳票のサイズや様式を入力しましょう。一般的なコクヨの伝票は多くのOCRソフトが対応していますが、その他のメーカーの伝票・帳票はOCRソフトの対応状況を確認すべきです。

一度コンピュータに取り込んだ伝票・帳票は紙の煩わしさを除去された状態で管理できますので、経理・会計の業務に取り組むうえでOCRは生産性向上の頼もしい味方になります。

伝票処理業務でのOCR活用デメリット①読み取り精度

OCRの伝票読み取り精度は最初から完璧ではありません。特に伝票上の手書き文字については、OCR内のライブラリに蓄積され、読み取れるようになります。ライブラリが伝票で入力されやすい文字に慣れるまで、OCRでうまく読み取れない恐れもあります。また、カラーインクで印刷された書類はOCRにとって苦手なものです。OCRで伝票を自動処理する際は、できるだけ手書き文字の少ない白黒印刷の伝票が向いています。

加えて、レシートが添付されていれる書類やQRコードが記載されているもの、諸口の伝票などは別途あらかじめ振り分けをしておき、OCRがイレギュラーを起こさない定型伝票のみを取り込んでいくことで、伝票読み取りの速度と精度を高めていくことが可能です。

伝票処理業務でのOCR活用デメリット②操作を覚える必要がある

これまで紙で管理していた伝票をOCRで電子化するといっても、すぐにマスターできるものではありません。また、電気代・水道代のようなすべての情報を取り込む必要がない伝票については、OCR側の設定・テストを行う必要もあります。

導入後にアンケートをとるなどして、経理のメンバーがOCRを活用できているかを確認しましょう。多くのメンバーが伝票へのOCR活用に難しさを感じているようなら、活用セミナーへの参加を検討してもいいでしょう。

伝票処理業務への活用の際によくある質問

伝票処理へのOCR活用のメリット・デメリットをおさえていざ導入するとなった際、多くの企業で浮かびやすい疑問・質問があります。それぞれの質問ついてお答えします。

伝票処理にOCRを活用する際の疑問①画像認識はできる?

OCRによる画像認識はソフト・サービスによって機能を備えているものと備えていないものがあります。OCRで文字だけではなく、画像取り込みたいという場合は導入前に検討する必要があります。一方でOCRで伝票や帳票を取り込むという目的を考えると、必ずしも画像認識の機能は必要ではないかもしれません。まずはOCRの活用シーンを思い描いて確認することが大切です。

伝票処理にOCRを活用する際の疑問②手書き文字について

伝票や帳票には手書き文字で書かれているものと、PCで入力されたものがありますが、OCRは手書き文字の取り込みも可能です。ただ、いきなり100%の精度で取り込みができるわけではなく、伝票を繰り返しスキャンするなかで、文字認識の精度が向上していきます。OCRで手書き文字を認識する際には、人の手で入力を補助しながら精度向上を図っていく必要があります。

導入はどう進めればよい?

最後にOCRの導入フローについてまとめていきます。伝票・帳票の入力や文字確認の手間を減らすサービスとしてOCRを導入し、経理・会計の業務効率向上を図りましょう。

伝票・帳票のフォーマット統一

OCRで伝票・帳票を取り込んでいく際、フォーマットが統一されているほうが、良いといわれています。OCR導入の効果をより実感できるように、まずは社内の伝票・帳票の様式統一から始めていきましょう。

業務フローの見直し

次にOCRを導入する目的は、伝票まわりの業務を効率化することだけではないはずです。伝票まわりのOCR活用をきっかけに経理・会計業務全般の生産性を向上できるように業務フロー全体の見直しを行いましょう。

OCRツール導入

導入時には伝票処理に特化したOCRを検討し、トライアルなどを活用しましょう。実際に伝票に入力された文字をOCRで取り込み、便利さを感じたうえで本導入へと進めていくべきです。

まとめ

近年ではOCRで文字を読み取ることで、SNS上で商標登録のチェックをしてくれるというサービスも生まれるほど、OCRは進化しています。伝票や帳票に書かれた文字を人の手で入力するには多くの時間がかかりますが、OCRを活用すればその手間を削減することが可能です。新しいツールを使って伝票・帳票処理を効率化したいという思いがあるなら、OCRが最適でしょう。

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