業務改善の進め方とは?失敗しないための5つのステップと注意点

社内の仕事を見直し、効率化したいと考える企業は少なくありません。業務改善とは会社やチームの仕事における無駄や偏りを洗い出し、効率化する方法です。業務改善にともない、新しいアイデアや手法によって働きやすさが向上する例もあります。 仕事のプロセスや方法についての気づきはチームの意識改革につながり、生産性の向上や品質管理の効率化をもたらします。また、業務改善を行う際、業務を自動化し、人の手をかけないという観点も重要です。この記事では業務改善のポイントや考え方、進め方についてまとめていきます。 事務や総務の仕事を効率化したい企業の方はぜひ参考にしてください。

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知識

目次

  1. 業務改善の意味や目的とは
  2. 必要なQCDの考え方
  3. 具体的な進め方と注意点
  4. 押さえておきたい3つのフレームワーク
  5. なぜ企業は業務改善に取り組むのか

業務改善の意味や目的とは

まずは業務改善の基本的な考え方を解説します。

業務改善とは?

業務改善とは業務の目的と業務プロセスを見直し、効率化・高品質化を実現することです。その業務はどのような役割を担っていて、どの点が問題なのかを評価し、改善方法や対策を検討します。業務改善によって、企業やチームはより質の高い仕事ができるようになります。

業務改善の目的と得られる効果

業務改善は業務プロセスや成果をより良い状態にするために実行します。例えば、製造現場なら設計や製造工程の見直しにより、作業時間の短縮やコスト削減を実現できます。またオフィスでの業務改善なら、会議の実施方法の見直しやマニュアル・報告書・見積書などのツールの改善を行うことで業務効率化を目指します。業務改善を専門とするコンサルや、コンサルによる改善事例も少なくありません。

必要なQCDの考え方

次に業務改善を実施する際にポイントとなるQCDという考え方について説明します。

QCDとはそれぞれ、

  • Quality(品質)
  • Cost(コスト)
  • Delivery(納期)

という3つの言葉の頭文字をとったもので、業務改善でポイントとなる考え方です。

業務改善のゴールを設定する際、QCDのどの要素の問題を改善したいのかを明確化しましょう。その際、QCDはトレードオフの関係にあることを忘れてはなりません。

業務改善の事例を見ると、品質改善と納期短縮は同時に実現できないことがわかります。品質改善を図るにはより多くのコストか納期が必要になります。QCDのいずれか1つの要素だけを改善・効率化することはできません。

具体的な進め方と注意点

ここからは業務改善の具体的な進め方と注意点について見ていきましょう。

業務改善を進める前に押さえておきたい注意点

まず注意点としては、業務改善の目的を明確化することが重要です。QCDのうち、どこにポイントを置くのかを決めましょう。業務改善を実施する際、はじめに業務の見直しや効率化のゴールを決定してください。

業務改善ステップ1 業務フローの見える化(可視化)

業務改善の目的が決まったら、いよいよ業務改善をスタートします。まず実行するのは業務フローの見える化です。改善したい業務や作業のプロセスを可視化し、全体像を把握しましょう。使うシステム、業務で関わる人、業務が完了するまでの時間など、業務の見直しは正しい現状把握から始まります。

業務改善ステップ2 タスクの洗い出し(定量化)

業務フローの可視化ができたら次はタスクの洗い出しです。業務フローに組み込まれているタスクを定量化し、問題点を洗い出す準備をしましょう。問い合わせメールが届く、システムを立ち上げる、転記をする、などのタスクを洗い出しすことで業務の無駄や偏りを把握できるはずです。

業務改善ステップ3 問題を明確にする(明確化)

タスクの洗い出しによって得た気づきから、業務フロー内にある問題を明確化しましょう。業務の無駄や偏りがあるプロセスを見直し、仕事の進め方や作業の手法の問題点を分析します。業務改善の意識で業務を見直し、問題を明確化し、改善点を決定してください。

業務改善ステップ4 スケジュールに落とし込み実践(計画と実行)

改善点が決定したら、スケジュールに落とし込み、改善を実行します。業務の洗い出しによって気づいた問題点に対して、決定した改善プロセスを具体的な計画にし、改革を実行してください。改善プロセスはステップ化し、社内やチームで共有して進めていきましょう。

業務改善ステップ5 分析と振り返り

業務改善の最終ステップは分析と振り返りです。問題だった業務は解決したのか、効率化は実現したのか、具体的な数値として結果を評価・記録することがポイントです。業務改善の結果を評価し、次の改善につなげていきましょう。

押さえておきたい3つのフレームワーク

業務改善を進める際、業務改善のプロセス自体がうまく機能したのかを見直し、評価することが重要です。ここでは業務改善の実施・評価に役立つ3つのフレームワークを紹介します。

PDCAサイクル

PDCAとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の略です。PDCAサイクルを活用すれば、業務改善プロセスの全体像を設計し、ステップごとにタスクや作業を可視化できます。業務改善に限らず、その他の仕事にも活用できる考え方なので、フレームワークとして覚えておくといいでしょう。

KPT

KPTとは、Keep(続けること)、Problem(問題点)、Try(挑戦・改善すべきこと)の略です。仕事の中にあるタスクや作業がどれに当てはまるのかを考え、業務改善を行うフレームワークです。まずはKeepとProblemを洗い出し、次にProblemの中からTryを選定し、業務改善を実行します。業務やフローの中にある問題の洗い出しと選定に役立つフレームワークです。

ECRS

ECRSとはEliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(再配置)、Simplify(単純化)の略です。具体的には「業務をやめる、他の業務とまとめる、別の業務や順番に置き換える、簡単にする」という4段階で作業の効率化を目指す考え方です。改善する業務や作業の決定後、ECRSの考え方に基づき、改善方法を検討します。業務の見直しに必要な意識を統一しながら業務改善を実行できるフレームワークです。

なぜ企業は業務改善に取り組むのか

企業のオフィスや製造工程には効率化されていない業務が少なくありません。企業が業務改善を行うのは、仕事の問題点を見直し、より良い状態にするためです。業務改善は仕事への意識改革や働きやすさにもつながります。業務改善を行うことで新しいアイデアやより良い業務フローが生まれます。

時には既存のマニュアルや考え方にとらわれない業務改善が重要です。会社として、チームとして、どうすればより良い仕事ができるかを考えてください。今回紹介したポイントやフレームワークを活用すれば業務フローを改善できるはずです。

また、業務や作業の中には人間よりもロボットに任せたほうが効率的になる仕事もあります。そのような業務はRPAを活用して自動化する方法もあります。社内の仕事で業務改善を進める際はRPAという解決策もあわせて検討してみてください。ロボットが業務の無駄をなくし、作業の効率化や自動化を実現できます。

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