コスト削減とは?考え方や進め方を分かりやすく解説

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    業務効率化を目指して、コスト削減に取り組む企業が増えています。不要なコスト削減することで、企業の利益増加に繋がる事例が多いからです。

    2020年頃からテレワークが浸透し、事務所を縮小化する事例も出ており、コスト削減が注目されています。一方で、コスト削減のメリットは理解できるけれど、進め方や方法が分からない方も多いのではないでしょうか。

    今回はコスト削減に焦点をあて、コスト削減の進め方や方法、ポイントを解説します。アウトソーシングやITツールの導入、人件費の削減などのアイディアも紹介しています。業務効率化の1つとして、コスト削減や進め方に興味のある方は参考にしてください。

    コスト削減とは?

    コストとは経費と言い換えができ、人件費や交通費、オフィスの家賃、光熱費、文房具などの消耗品にかかる費用など、企業活動に必要な費用です。経費は事業の継続に欠かせませんが、コスト削減は可能です。コスト削減で企業利益が増えれば、新規事業の投資や社員に還元できます。そのため、コスト削減の進め方を検討する企業が増えています。

    企業にかかるコスト

    コスト削減の進め方の前に、まずは企業にかかる代表的なコストを4つ紹介します。

    人件費

    人件費は、給与や残業代、賞与、各種手当、社会保険料、社宅費など、雇用に必要な様々な費用のことです。常務などの役職者報酬、退職金も人件費に含まれます。コスト削減のために人件費を削りすぎると人材の流出に繋がるため、適正な判断や進め方が求められます。

    採用コスト

    説明会や面接の会場・人件費、求人広告、エージェントへの紹介報酬、入社後の研修や教育、演習、資格をとる費用など、従業員の採用にかかる費用です。2019年のリクルートの調査では、1人採用するための平均コストは、中途が62.5万円、新卒が53.4万円でした。

    オフィスコスト

    オフィスを維持するための家賃や光熱費のことです。家賃は固定費ですが、企業の光熱費は主に電気代で変動します。コスト削減の進め方として、未使用の部屋や機器の電気を消す習慣を持ちましょう。些細なことですが、全員で取り組めばコスト削減に大きく貢献します。

    IT機器関連コスト

    PCやスマホをはじめ、サーバー、通信費、システム、印刷機器、インク、用紙など、IT機器に関連するコストです。会社の規模によっては非常に大きな割合を占める一方で、自社に合うサービスや製品に変えることで、コスト削減の余地があることを意味します。

    コスト削減の進め方

    コスト削減の方法として、効果的な進め方や取り組み方を、5つのステップで解説します。

    1.現状の課題把握

    コスト削減の進め方において、最も重要なのは現状の課題把握です。目標達成には現状を知ることで、効果的なコスト削減の進め方を検討できるからです。

    2.コスト削減の計画

    原価を意識しながら費目を洗い出し、コスト削減の計画を立てましょう。コストダウン目標を具体的に数値で設定することも、コスト削減には欠かせません。

    3.計画実行

    進め方の計画が決まったら、コスト削減を順番に実行します。社員の意識に関する部分は工夫が必要ですが、システムやサービスの変更はすぐに実践できるでしょう。

    4.結果の分析・検証

    計画通りにコスト削減ができているか、定期的に結果分析や検証をします。具体的な数値で可視化すると、どのくらいコスト削減できたのか目標までの距離が分かります。

    5.改善

    検証の結果、コスト削減の効果が出ていない場合は、コスト削減の進め方を改善しましょう。モチベーション向上のため、チームで施策に取り組んだり、成功事例を共有したりしましょう。

    コスト削減のポイント

    コスト削減には、3つポイントがあります。進め方の参考にしてください。

    削減効果が大きいコストを削減する

    コスト削減の進め方として、削減効果が大きい品目を優先すると効果が大きいです。例えば、LEDや自動消灯、太陽光発電の活用で電気代を低減したり、オンライン会議の導入で交通費や出張費を削減したりできます。

    削減しやすいコストから削減する

    部署やチーム単位でコスト削減に取り組む場合は、コスト削減しやすいものから対応しましょう。コピーや印刷費をおさえてペーパーレス化を促すなど、小さなことから始めましょう。通信費やシステムのプランを見直すことも有効です。

    システムの導入で効率化を図る

    製造業の工場のように、手作業で対応する業務にシステムを導入すれば、人件費のコスト削減に加えて業務効率化も可能です。業務改善によって生み出した時間を、他の業務に使うことができれば、利益向上に繋げながらコスト削減を実現できます。

    コスト削減の進め方アイデア

    コスト削減の進め方について、具体的なアイデアを紹介します。

    アウトソーシングの利用

    アウトソーシングを利用すれば、自社管理が不要になりコスト削減ができます。繁忙期のみ利用できたり、イラスト作成や英語翻訳などのプロジェクト単位で業務の進め方を相談できたりと、利便性の高いサービスが増えています。

    人件費の削減

    コスト削減には人件費の削減が必須です。人件費削減の進め方として、RPAなどのツールを導入することで、ロボットが業務を自動化して大幅な時間短縮が実現します。効率よく業務ができれば、残業代などのコスト削減に繋がります。

    ペーパーレス化

    ペーパーレス化により、印刷機や用紙、インク、メンテナンス、電気などのコスト削減が可能です。デジタル管理では、書類の保管場所が不要で、紛失するリスクも下がります。コスト削減のほか、検索効率も上がるので、業務効率化が期待できます。

    ITツールの導入

    コスト削減の効果的な進め方において、ITツールを導入するメリットは大きいでしょう。RPAやオンラインストレージ、チャットなど、様々な効率化ツールがあります。何が必要か不安な場合は、ツールの導入コンサルが、課題に合う機能やプランを提案している場合もあるので、試してみてはいかがでしょうか。

    業務を効率化してコスト削減をしましょう

    2020年から中小企業でも働き方改革が始まり、コスト削減に関心を寄せる企業が増えています。業務を効率化することで稼働時間と人件費が減り、コスト削減に効果的だからです。コスト削減が実現すれば、企業の利益増加に直結することも大きいでしょう。

    アウトソーシングやITツールを活用する際には、コスト削減の進め方やポイントを振り返り、計画的に進めることが大切です。企業にかかるコストを見直し、コスト削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。

    また、おすすめの業務効率化ツールをご紹介している記事があるので、ぜひ参考にしてください。

    RPAで業務を効率化できるのは本当?導入を成功させるポイント3点

    業務効率化 働き方改革 自動化 生産性向上
    管理職 経営者 IT担当者

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