生産性とは?意味や生産性向上のための取り組み

近年、労働者の人口減少に伴ない、生産性向上に対する取り組みが注目されるようになりました。 働き方改革も叫ばれるようになり、多くの企業で生産性向上に向けたさまざまな取り組みを行っていることでしょう。また自分自身のワーク・ライフ・バランスを実現させるためにも、どのように生産性向上させるかが課題になっています。 そもそも生産性とはどう定義されているのでしょうか?また生産性向上のための取り組みにはどのような方法があるのでしょうか? 生産性を向上させる取り組み方法を成功事例、ツールを交えて解説します。 ぜひご参考ください。

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目次

  1. 生産性の定義とは
  2. 生産性向上に向けた取り組みが必要な理由
  3. 生産性向上のための取り組み
  4. 生産性向上でやってはいけない取り組み
  5. おすすめのツール
  6. ツールの選び方
  7. まとめ

生産性の定義とは

まず生産性とは、生産諸要素の有効利用の度合いであると定義されています。

製造業で例えるとものを作り出す場合、場所や製造する機械、材料や人材などが必要です。これらを経済学では生産要素といい、生産に使われる資源とします。

これら生産要素、資源を使いどれだけ効率的に生産されたのか割合として示したものを生産性といいます。

要するに生産性とは、生産要素に対して付加価値や、成果を図ることができたのか示す指標のようなものになります。

生産性の種類

労働生産性には二つ種類があります。

  • 物的生産性
  • 付加価値生産性

物的生産性とは、生産物一つずつの重さや個数を計り生産性を計算する方法です。付加価値生産性は、重さなどではなく、生産物そのものの価値を金額で数値化し、生産性を表した方法になります。

生産性と業務効率化の違い

生産性と業務効率化は似たような言葉の意味だと捉えがちですが、違いがあります。

生産性とは生産要素を使いどれだけ効率的に生産されたのか割合として示したものだとお伝えしました。業務効率化は、作業を行う時にコスト削減などで効率化を図り、業務効率化を進めていく取り組みのことです。

よって、業務効率化を図るということは、生産性を向上させる取り組みにもつながるのです。

また生産性を向上させるために具体的な指標KPIを設定しておくことも欠かせません。
KPIとは、成果物や目標達成に向けて正しいプロセスで進んでいるか計測する指標のことです。

生産性向上に向けた取り組みが必要な理由

生産性向上への取り組みが注目される昨今ですが、なぜ生産性を向上させる取り組みが必要なのでしょうか。生産性向上が必要な理由や事例をそれぞれ見ていきましょう。

少子高齢化・労働力不足の加速

第一に少子高齢化に伴う、労働力不足が挙げられます。日本の総人口も年々減少しており、過去のように大人数で生産性を向上させるような取り組みはできず、深刻な問題です。

企業にとって少ない労働力でいかに生産性を向上させた取り組みをできるかが、課題でしょう。

国際競争の激化

グローバル化が進み、国際競争が激化したことも一つの理由です。日本の多くの企業では、AI・人工知能などの技術活用もまだまだ活発ではなく、海外企業に遅れをとっています。

このままでは、海外企業への日本人流出に歯止めが利かないでしょう。海外企業と対等に戦うために、日本企業は生産性向上に向けた取り組みが求められます。

社員の定着のため

説明会や面接を行いやっと採用できても、人が定着しない会社では会社の業績も向上しません。生産性向上に向けた取り組みも思い通りに進まないでしょう。

せっかく業務や作業手順を教えても、すぐ営業職も事務職も退職してしまっては、コストも無駄になり、生産性も向上しません。

生産性を向上させ業務効率化を図る取り組みは、社員が定着する環境を構築するだけでなく、社員のモチベーション向上にもなるのです。

生産性向上のための取り組み

生産性を向上させるための取り組みとは具体的にどうしたらいいのでしょうか。それぞれ事例も含めてご紹介します。

業務の可視化

生産性を向上させるためにはまず、業務の可視化を進めましょう。個人個人が対応している業務を一つずつ棚卸しして、それぞれ必要な作業か選別を行っていきます。

生産性を向上させる有効的な事例や取り組み方法として現場担当者に仕事内容をヒアリングをしたり、マニュアル整備などの取り組みが挙げられます。

対応している担当者1人にヒアリングを行うのではなく、関わっているすべての担当者に状況を確認することで、業務全体を可視化することができます。

業務の無駄をなくす

業務の可視化を進めることができれば、それぞれの業務に無駄はあるか確認していきましょう。

仮に経理の方が、複数のツールやExcelデータに日々の取引データである帳票を入力し、それぞれで請求書、納品書を保存、発行していたとしたら、それは明らかに無駄であると言えます。

使用するツールが増えた際にデータ保存場所を統一せず、前任者から引き継いだ方法通りに行っていたという現状が隠れているかもしれません。

無駄であると感じつつも、現場で声を上げにくい可能性もあります。生産性を向上させるために業務工程の無駄、ロスを削減させる取り組みを行いましょう。

生産性を向上させ業務効率を図る取り組みを行うことは、社員ひとり一人のモチベーション向上への取り組みにも繋がるのです。

労働環境の改善

労働環境を見直すことも生産性を向上させる取り組みに有効です。

休日出勤や残業が当たり前だと、社員のモチベーションは向上しません。有給取得はもちろんのこと、リモートワークなどの働く場所の選択や、福利厚生の充実など労働環境についても見直す取り組みが必要です。

事例を出すと、旅行会社のJTBも出社とテレワークを組み合わせた働き方が選択できるなど、労働環境の改善に取り組み、生産性を向上させようとしています。

公正な指標による給料などの待遇アップ、努力が認められる会社になることで社員一人一人のモチベーションアップに繋がります。

そしてモチベーションアップが会社全体の生産性向上への取り組みになるのです。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングを利用して、外部の専門企業に委託してしまうのも一つの方法です。

担当者同士での引継ぎや作業が不要になるため、より個人個人がコア業務に集中、専念できます。よって生産性を向上することができます。

コールセンターやオフィスワーク、文書などのデータ入力、HP運用など、さまざまな分野でアウトソーシングできます。

ITツールの導入

ITツールを導入する方法もあります。近年導入する企業が増えてきたRPAやzoomなどのビデオ会議、コミュニケーションツールなどさまざまな種類があります。

自動化できる業務は自動化したり、出張やクライアント先への移動時間を短縮させることも生産性向上に繋がります。

助成金・補助金の利用

生産性向上を活性化させることで企業が助成金や補助金を得ることもできます。

例えば厚生労働省による業務改善助成金や経済産業省によるIT導入補助金などがあります。

生産性を向上させる場合、労力やシステム導入とコストがかかります。それらを導入する時は助成金や補助金を利用して少しでも負担を軽減させましょう。

生産性向上でやってはいけない取り組み

生産性を向上させるための取り組み例をお伝えしました。
生産性の向上を図るなら、避けたいこともあります。それぞれ事例も一緒にお伝えします。

長時間労働・残業

長年日本では、長時間労働・残業が美徳とされ、好まれていました。同じ作業をしていても残業して時間をかけている人のほうが評価に繋がっていたといっても過言ではありません。短時間で結果を出すという意味では、生産性は低かったと言えるでしょう。

当然ながら、労働時間や残業が増えると疲れてしまいパフォーマンスも半減します。疲れた状態で働いても、よい結果は生まれにくく社員の離職率にも繋がるのです。

仕事のできる人に仕事が偏る

生産性向上に向けての取り組みを無理して進めてしまった結果、仕事のできる人にしわ寄せがいってしまう可能性があります。

生産性の向上を求めるあまり、表向きは業務効率化を図れているように見えても、影でサービス残業をしていては意味がありません。チーム内でバランスよく作業が振り分けられ、結果、組織全体の生産性向上に繋がった取り組みになっているかが重要です。

おすすめのツール

生産性を向上させるためのツールはさまざまあります。その中でもとくにおすすめのツールについてお伝えします。

グループウェア

業務を進める際、チーム内での情報共有が必要不可欠です。この情報共有がうまくできないと業務自体が円滑に進まない場合もあります。

グループウェアとは、チームやその組織に属する人々のコミュニケーションを図り、業務効率を向上させるアプリケーションのことです。

Microsoft Office 365、kintoneなどがあります。

タイムトラッキングツール

それぞれの仕事内容や作業時間を細かく計測、打刻することで、各タスクにかかった時間を可視化できるツールのことです。

作業時間を可視化することで、どれぐらい時間がかかっていたのか客観的に見直すことができます。

また、時間を測定することで集中して作業に取り組めるようになり、生産性向上にも繋がります。
スケジュールや時間の使い方を見直すきっかけにもなるでしょう。

タスク管理ツール

複数人でプロジェクトを進めるには、個々で担当している作業が問題なく、想定通りの納期で進められているか管理しなければなりません。

このような場合、TrelloやBacklogなどのタスク管理ツールが役立ちます。
情報の一元管理だけでなく、チーム内でのコミュニケーション、進捗状況も逐一で共有することができます。

情報が一元管理できるため、生産性を向上させることができます。

コミュニケーションツール

今までは電話やメールがメインでしたが、テレワークなどが活発になりコミュニケーションツールを利用、好む企業も増えました。チャットで気軽にコミュニケーションが取れるため、生産性向上にも一役買っています。

ChatworkやSlackなどが有名です。チーム内でリアルタイムにコミュニケーションを図れるのが特徴です。

ビデオ会議ツール

ビデオ会議ツールとは、インターネットに接続し離れた場所にいる相手と映像や音声で通話できるツールのことです。

zoomやGoogle Meetなどがあります。ビデオ会議ツールを使うことで、移動時間を削減することができます。

営業支援システム

営業の効率化を支援するシステムのことで、見積や請求書の作成、顧客情報の管理、営業活動の進捗情報などさまざまな情報を一括管理できるツールのことです。

Salesforce、Microsoft Dynamics、勘定奉行クラウド、Knowledge Suiteなどがあります。

電子契約システム

紙で契約書などを交わすことを好まれた時代もありましたが、ペーパーレス化が進み、電子契約システムに移行する企業もでてきました。

DocuSign、クラウドサインなどがあり、契約書の発送などにかかる時間やコストの削減にもなります。

業務自動化ツール

RPAを使用した業務自動化も生産性向上に有効的です。

日々行っているデータ入力や請求書発行、ファイル保存、データスキャンなど一定のルールの中で進めることができ、且つ判断を必要としない作業をRPAは得意とします。

このような内容の業務であればRPAに代替し、生産性を向上させることもできるでしょう。

ツールの選び方

生産性向上におすすめのツールをお伝えしましたが、どのような基準で選ぶと良いのでしょうか。選び方について記載します。

自社のニーズに合っているか

生産性を向上させるツールはさまざまあります。

当然、自社が求めるニーズに合った内容であるのか確認が必要です。責任者は自社のニーズを把握し、間違いなく生産性を向上させることができるツールを選ぶ必要があります。

そのためには、業務の可視化を進め、問題点を理解することが重要です。導入することで問題点を解決できるのか、生産性は向上するのか確認しましょう。

使いやすいか

せっかく希望に沿ったツールを導入できても、分かりやすい仕様でなければ現場で混乱を生じてしまいます。

現場の声をヒアリングしながら、使いやすく好まれそうなツールを選定すると良いでしょう。

トライアルの有無

本格的に運用を開始する前にトライアル期間が設けてあるツールであれば、ぜひ試してみましょう。

実際に作業してみないと、使用感や使い勝手は分かりにくいものです。また使い勝手が悪い場合、生産性の向上が見込めないかもしれません。

さまざまな場合を想定して、確認することでトライアル中に見えてくるものもあるかもしれません。

費用対効果が高いか

ツール導入には、さまざまなコストがかかります。それらコストをかけて導入しても生産性向上の効果を感じることができなければ、導入する意味がありません。

どれぐらい費用対効果を得ることができるのか、事前に計算してその上で導入を進めるようにしましょう。

まとめ

労働人口の減少に伴ない、企業は生き残るために、早急に生産性を向上させなければなりません。

生産性を向上させるツールは、さまざまあります。ぜひそれらの導入を検討し、時代に合った企業戦略を進めていかなければならないでしょう。

生産性向上の取り組みで悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

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