業務改善がうまく進まない3つの理由と悪習慣

なぜ業務改善が進まないのか？問題点は大きく3つ

早速ですが、なぜ業務改善がうまく進まないのでしょうか。2020年頃からテレワークなどが盛んになり、業務効率について考えている方も多いと思います。

身近なところでも当てはまる理由があるかもしれません。業務改善が失敗してしまった、業務改善が進まないという3つの理由をお伝えします。

現場を無視した業務改善

業務改善を進めるためには、現場を担当している社員の声をヒアリングし、その現場に合った業務改善策を検討、実行しなければなりません。

もし業務改善を進めるために現場の声をうまくヒアリングできても、現場の効率などを無視した改善策では、社員のやる気を奪うだけになってしまいます。現場を担当している社員の方がマイナスの感情を抱くかもしれないような改革は進めるべきではありません。

社員にとって負担だけが増えてしまうような業務改善はやめておきましょう。
結果、活性化されることもなく、生産性が上がることもなく業務改善は失敗に終わるでしょう。

課題の洗い出しが不十分

課題の洗い出しが不十分であった場合、業務改善はうまく進まない可能性があります。これではせっかく業務改善に向けて活動しても意味がありません。

現場を担当している数人の社員や単行で課題の洗い出しを行っても、根深い問題点に気づきにくく、解決出来ないかもしれません。

よって課題の洗い出しを行う場合は、できる限り業務に関わっている担当者全員で行うのが理想でしょう。

新しい業務フローが定着しない

目星を付けて問題点を洗い出し改善提案できたとしても新しい業務フローが定着せず、業務改善が進まない場合もあります。

導入したシステムやツールが本来の改善部分から食い違っていたり、改善案の内容が伴っていないなど、ズレが生じた場合、定着せず以前の処理方法に戻ってしまう危険性があります。

業務改善は焦ってもうまく進まないでしょう。一つひとつ丁寧に課題を洗い出し、自分自身でも新しい業務フローを導入することで業務改善できる内容であるか確認すべきです。

見直すべき悪習慣

業務改善がうまく進まない理由についてお伝えしました。業務改善を進める場合、見直したほうがいい悪習感もあります。

問題提起と解決策をセットで提示させる

業務改善は働き方改革、要するに生産性向上のためにも必要な対策です。

ただ結果を求めすぎた挙句、現場に問題提起と解決策の双方を出せと強要するのはおすすめできません。もし強要した場合、業務改善が進まない可能性がでてきてしまいます。
もちろん状況によっては、早急に進めなければいけない場合もあるでしょう。

ただし、その場限りの業務改善案では課題解決になりません。現場は通常業務と並行して解決策を考えている場合が多く、どうしても片手間になりがちです。

片手間で且つ、管理ムラがある状態で業務改善を進めても、本来の問題点を吸い上げられず業務改善は進まないでしょう。

できる限り現場の意見を尊重して、どのように進めるのがいいか現場と一体になって検討していくようにしましょう。現場と一体になって考えることで業務改善が進まないという悪習慣から断ち切ることができます。

改善策に対し制約条件を考える

業務改善策を考えるとどうしても制約が出てきてしまいます。

例えば「コストをかけられない」「人件費はかけられない」など、業務改善が進まない、できない理由が先走りしてしまいがちです。
また社員にとっても「今まで問題なく入力していたのだから、業務改善しなくても問題ないのでは？」というようなマイナス発言も聞こえてくるかもしれません。

業務改善について考えると制約条件はでてきてしまいがちですが、まずは業務改善を進めて得られる理想的な状態について考えるようにしましょう。

例えば業務改善のためにocrを導入したとします。
画像や手書き文字を読み取りデジタル化することで、一瞬でアナログデータをデジタルデータ化することができます。2021年現時点ですが、AmazonなどでもOCRソフト商品は多数ヒットしました。

2010年頃からスマートフォンなどの普及で広がりを見せ、2018年から2020年はクラウドサービスなどの普及やAI技術によって更に広がりを見せています。2021年以降も更なる広がりを見せることでしょう。

これだけを聞くと、業務効率はもちろんのこと業務改善に繋がるのでOCRを導入する方向で考えると思います。
ただ導入にはどれだけのコストがかかり、導入現場に必須ツールとして前向きに受け入れてもらえるか分かりません。

それでもまずはこのように導入することで、得られる理想的な状態を考えるべきです。阻害部分は、カバーできるかもしれないからです。

その上で、各企業にとって何が可能で何ができないか思考し、現実的に取り入れることができる業務改善案を検討してみましょう。

あれもこれもと新しいことを取り入れ続ける

生産性が向上しないからと、あれもこれも業務改善に取り入れようとするのはおすすめできません。このようなやり方では業務改善はうまく進まないでしょう。

現場の負担は軽減するのか、残業時間は減るのか、そもそも組織や部署、チームに合った業務改善であるのか考え、一つずつ試して導入すべきか検討しましょう。

また導入までの道のりとして、綿密にスキームを立ててから実行に移しましょう。実行した結果を分析し、再実行をくり返すことで業務改善の形ができてきます。

さらにPDCAのようなPlan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）を時間をかけて繰り返すことで新たな課題や問題点も見えてきます。

簡単に対処できる業務改善であれば、それほど大きな効果は得られません。難しい問題であるほど業務改善は大きな効果を得ることができます。

業務改善が進まない時の対処法

業務改善を阻む見直すべき悪習慣についてお伝えしました。もし、業務改善が進まないような悪習慣があれば見直しましょう。

悪習慣以外にも業務改善が進まない場合があります。その時の対処法もお伝えします。

業務フローを可視化させタスクを洗い出す

もし業務改善が進まない場合、業務フローを可視化するのも一つの方法です。

業務フローとは作業の内容を図や絵、文章などを用いて手順にしたものです。この作業手順を可視化することができれば、業務自体を理解しやすくなります。

また、業務フローを可視化する時に、どのようなタスクが発生するのか洗い出すことで、どのような手順でどのようなタスクを処理しなければいけないのかも理解できるようになります。

業務改善がうまく進まない場合は、業務フロー一つひとつを可視化し、タスクを洗い出すようにしましょう。
そうすることで、どこで躓いているのか、どの部分を改善することで業務効率に繋がるのか見えてきます。

スケジュールに落とし込み、実行に移す

業務改善に対して問題提起して計画したとしても、計画倒れになってしまう場合があります。要するに、スケジュールに落とし込みができてなければ実行に移すことができません。
忙しい職場であれば、お互いのスケジュールを把握するのも難しいかもしれません。

そのような場合はグループウェアなどの活用も一つです。spaloは期限までのスケジュールを可視化してくれます。2020年から新型コロナウイルスの影響もあり、急なテレワーク勤務などでスケジュール共有がうまくできない場合もあるでしょう。

このようなツールの活用によってチーム内でスケジュール共有できるようになると、実行に移せるようになるかもしれません。

外部のコンサルティングに依頼する

どうしても業務改善が進まない場合は外部のコンサルティングに相談してみるのも一つの方法です。

「どこが問題なのか分からない」という根本的な課題の可視化から相談することも可能ですし、「できるだけ社内で業務改善したいが方法が分からない」という相談も可能です。

他にも多くの社員が業務改善に積極的ではなかったり、多少なり人間関係も関係している場合もあるかもしれません。

そのような問題を抱えている場合、外部のコンサルティングであれば客観的な視点で捉えることができるので業務改善がうまく進む可能性も高いでしょう。

まとめ

業務改善がうまく進まない3つの理由と悪習慣についてお伝えしました。業務改善が進まない場合は何かしら問題が潜んでいます。

そのような場合は今回お伝えした業務改善が進まない理由や悪習慣はないか確認してみてください。業務改善を成功させてより働きやすい職場環境を構築しましょう。