業務改善におすすめのフレームワーク6選!

生産性向上や働き方改革について叫ばれるようになり、多くの組織で業務改善について議論されるようになりました。 フレームワークを用いることで、より効果的に業務改善を進めることができます。ただフレームワークといっても手法はさまざまで、業務改善におすすめのフレームワークはどういうものがあるのでしょうか? 業務改善に実用的なフレームワーク6選についても事例やポイントを絞って案内するので、ぜひご参考ください。

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知識

目次

    フレームワークを活用した業務改善の目的とは

    まずフレームワークとは骨組みのことです。フレームワークを活用することで、業務改善の骨組みや土台が明確になり、効率よく効果的に業務改善を進めることができます。

    さらに業務改善にフレームワークを活用することで、作業に関わる人や作業工程に問題がないか、業務フローやプロセスを理解しているのか可視化する事ができます。

    ミスが多発している、社員育成ができていない、残業が減らないなど進め方で問題が潜んでいても、なぜなのか論理的に整理できないと業務改善を進められません。

    しかしフレームワークを活用して業務改善を進めることで、それらの問題を解決することができます。

    現場の担当者などできる限り業務に関わる人全てにヒアリングを行い、業務改善に有効なフレームワークを活用するようにしましょう。

    進める上での注意点

    フレームワークを活用して業務改善に向けて活動を進める場合、注意点がいくつかあります。
    それぞれの項目を闇雲に進めるのではなく、部署やグループで一つひとつ現状を確認しながら進めていくのが理想でしょう。

    業務を見える化し、課題を明確にする

    まず業務改善を進める場合、現状の業務を可視化しなければいけません。例えば何の職種の人がどの業務を行い、どれほどの期間や時間を掛けているのか可視化を行います。

    可視化することで業務フローが見える化され、さらに業務改善すべき課題が明確になります。明確になると業務改善に用いるフレームワークも選びやすくなります。

    可視化に有効な事例として、業務のヒアリングを行い、マニュアルを作成することが挙げられます。
    問題点の洗い出しフォーマットなどの使用も業務改善に向けて見える化されるため、いいアイデアかもしれません。

    また既存業務をマニュアルに落とし込むことで、他の社員もマニュアルを見ながら作業することができるようになります。

    業務の可視化は業務改善に対してフレームワークを作成するだけでなく、多くの社員に業務フローを共有することで、属人化も防ぐことができるのです。

    業務の改善範囲を決め、目的を明確にする

    現状業務の可視化、洗い出しができたら業務の改善範囲を決めましょう。
    いきなり全ての業務を改善する方法では、現場の負担も増えてしまい、あまりおすすめできません。
    業務改善の改善範囲、要するに優先順位をつけて目的を明確にするべきです。
    改善範囲が定まれば、段階的に業務改善を進めるように計画を練ってください。

    例えばコストや業務改善による効果の度合い、業務フローへの定着度などについて思考しながら優先順位を決めましょう。

    優先順位を決めて目的を明確にすることで、それぞれの業務改善に見合ったフレームワークを用いることができます。
    また業務改善全体のマニュアルを作成することで段階的に業務改善を進めることができます。

    すぐに取り組める業務改善に実用的なフレームワーク6選

    業務改善を進める上での注意点を例をふまえてお伝えしました。業務改善の効果を拡大させるためにもぜひご参考ください。

    業務改善に実用的なフレームワークは、キャップドゥやBPRなど他にもありますが、すぐに取り入れやすいフレームワークに絞って紹介します。

    BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)

    BPMNとはBusiness Process Model and Notationのことで業務プロセスの流れを図式化して可視化させるフレームワークのことです。

    多くの部署や事業部、グループをまたいで業務を進めていくものも多いでしょう。他にもRPAなどを導入した場合、どの工程で伝票などの入力処理を進めているのか、プロセスがブラックボックス化してしまいがちです。

    BPMNを用いることで、それぞれの業務過程が可視化されます。
    またフローチャートを使用して業務過程を可視化するので、誰が見ても一目瞭然で、理解しやすいフレームワークになります。

    ECRS(イクルス)

    ECRSは、Eliminate(排除)、Combine(統合)、Rearrange(交換)、Simplify(簡素化)の略で、それぞれの視点から業務改善を進めるフレームワークになります。

    BPMNのように可視化させるフレームワークではありません。ECRSは、コストや手間を省き業務のブラッシュアップや整理を図るフレームワークです。

    ECRSのそれぞれ4つの項目に沿って業務改善を進めることで無駄を省き、業務効率をアップさせることができるフレームワークです。

    KPT(キープ・プロブレム・トライ)

    KPTは、Keep・Problem・Tryの3つの視点から業務の振り返りを行うフレームワークになります。

    Keepは作業してみて継続するべきこと、Problemはよくないこと、やめるべきこと、TryはProblemに対して次回挑戦すべきことを意味します。

    割とすぐ取り入れることができるフレームワークです。日々の定例化した業務にKPTを取り入れることで客観的に振り返り分析することができます。

    若手社員であれば、お客さまとの商談方法の振り返りとしても取り入れることができるでしょう。

    MECE(ミーシー)

    MECEは、Mutually Exclusive, Collectively Exhaustiveの略称で、漏れがなく重複もしないという意味になります。

    MECEはテクニックというよりも漏れがなく重複もない状態を指します。さまざまな視点からMECEを使って分類、分析することで事業や業務における重複や漏れを防ぐことができます。

    このフレームワークを意識することで、全体像を理解し問題解決に導きます。

    4象限マトリクス

    4象限マトリックスは、二つの軸を元にして対象になる物がどのカテゴリーに分類されるのか可視化するフレームワークです。

    業務改善だけでなく、会議などあらゆる場面でよく使用される手法です。
    4象限マトリックスを用いることで、知りたいことが理解しやすい状態で可視化され、判断しやすくなります。

    決定木分析(デシジョンツリー)

    決定木分析は、「もし~ならどうなるか」という仮説を度々くり返し、その結果から考えられる予測を何通りも考えるフレームワークです。

    何度もくり返し仮説を立てながら問題点を掘り下げていくので、根本的な問題を見つけることができます。

    まとめ

    業務改善におすすめのフレームワークを6つお伝えしました。フレームワークを用いて業務改善を進めることでより行動に繋げていくことができます。

    さまざまなフレームワークがありますが、あなたにとってもチームにとっても合っているものを選び、業務改善に役立てて下さい。

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