業務効率化がもたらすメリットとは？手法やアイディアも併せて紹介

業務の効率化＝生産性の向上というメリットだけではない！

業務効率化と言えば生産性の向上を頭に思い浮かべる方もいるかもしれません。

ただ厳密には業務効率化と生産性の向上は意味が異なります。
なぜ今、業務効率化が注目されているのでしょうか。

業務効率化の目的は「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすこと

まず業務効率化とは、作業やプロセスの中でムリ・ムダ・ムラを取り除くことです。

生産性の向上とは、より少ないリソースやコストで生産性をより向上させることを言います。言わば、パフォーマンスの向上です。

例えば従業員にムリな労働を課していないか、ムダなフローや作業がないか、一部の人に業務が集中していたりムラはないか等を見直します。

企業は会社の利益や従業員の満足度等を向上させるために、業務効率化を図るのです。業務効率が上がることで従業員の満足度も高まります。

もしかしたら前任者から引継いだ通りに処理していたとか、多くの人が関わる業務であるためフローの改善がなかなか着手できなかった等の理由があるかもしれません。

それら一つひとつを丁寧に見直すことで業務効率化を進めることができます。

なぜ業務の効率化が注目されているのか？

近年、少子高齢化が加速し、働き手が年々減少しています。15歳未満を占める人口の割合は2015年には12.5％でしたが、2045年には10.7％に減少すると言われています。

そのため、業務効率化や生産性の向上が注目されています。

大勢で対応し、大量生産していたのは昔の話です。これからは少ない人数で効率的に進めていくことを求められています。

また2020、2021年にはコロナウイルスの影響により、リモートワーク等を導入する企業も増えました。2020、2021年のコロナ過により効率化についてもより注目され、無駄な業務や無理な労働は懸念されるようになったと思われます。

離れた場所でも問題なく仕事ができるように、より業務効率化を進めていくべきでしょう。

メリットとは？

では早速、業務効率化を進めるメリットについて見てみましょう。

なぜ業務効率化を進めるべきなのか、もしかしたら見えていなかったメリットについても再確認できるかもしれません。

メリット1　生産性の向上と経費削減で利益率がアップ

業務効率化を進めることで、生産性を向上できるというメリットがあります。

業務効率化とはムリ・ムダ・ムラを除くことです。フローを改善しこれらを除くことで生産性も向上します。

また生産性を向上させることで経費削減もできるため、利益率がアップします。利益率が上がることで社員にも給料アップや賞与として還元することができるのです。

メリット2　無駄な業務がなくなり社員の満足度が上がる

フローの改善等、業務効率化を進めることで、ムダな業務や仕事を取り除くことができます。

もしかしたら無駄に工数がかかり、他の業務を圧迫していた作業があるかもしれません。業務の効率化を図ることで生産性が向上されるだけでなく、従業員の負担が減り、従業員の満足度も向上させることができます。

何のための作業なのか分からず、対応していた業務もあるでしょう。業務効率化を進めることで生産性が見込める仕事であるのか仕分けし、よりコア業務へ注力できるようになります。

さらに従業員の満足度が上がることで、離職への抑止や採用の強化にも繋がります。
業務効率化には多くのメリットがあると言えるでしょう。

メリット3　新規事業や注力したい事業へ時間を投資できる

業務効率化を進めることで、無駄な業務から解放され新規事業や注力案件へ時間を費やすことができます。

今まで会社本部への現状報告や雑務処理でなかなかコア業務の時間が取れなかった方がいるかもしれません。

業務効率化によってムリ・ムダ・ムラを省くことで、本来注力したい案件や新規事業にも時間を投資できるようになるでしょう。

業務効率化を進める手順

業務効率化によるメリットについてお伝えしました。業務効率化を検討していた方もメリットを確認することでより必要性を感じたのではないでしょうか。

では業務効率化を進める手順についてお伝えします。

現状把握と業務の可視化

どのような流れで業務が行われているか現状を把握し、可視化することから始めます。業務マニュアルや業務フローを作成することで作業工程や流れ、それに伴なう情報が見えてきます。

また業務フローやマニュアルの確認は現場を担当している複数名の担当者で行いましょう。一つずつ工程を客観的に確認することで因果関係や現状を把握することができます。

業務を効率化する対象業務の決定

現状の把握や可視化ができたら、どの業務を効率化させるか考えましょう。対象業務を決定させるポイントとして業務効率化の効果が得やすいものから選ぶことをおすすめします。

例えば発生頻度が高く、かつマニュアルや業務フロー化しやすい業務がいいでしょう。

発生頻度が低い場合、対応頻度が低いため業務効率化に繋がりにくい可能性があります。どの業務を業務効率化のテーブルにのせるべきか注意して選別するようにしましょう。

ECRSを用いて業務の見直し

効率化を進めたい業務が決定したら、ECRSに沿って進めてみましょう。
ECRSとは、4つの原則に沿って業務プロセスを改善する指針になってくれるフレームワークです。

Eliminate：排除
フローや業務の中で無駄な作業を排除します。例えば決裁フローの簡易化やマンネリしがちな会議やコストに見合わないもの、生産性に欠けているものを改善し排除します。

Combine：結合
別々に対応していた業務をまとめられるようにします。他にも作業を複数人で分業していた場合、1人にまとめられないか考えます。

Rearrange：再配置
作業工程や業務フローの手順、流れを再設計します。作業工程の順番を並び変えることで効率アップできないか検討します。人員の入れ替えも再配置に該当します。

Simplify：簡素化
もっと簡単な方法で作業できないか考えます。複雑すぎる作業は、コストがかかります。簡易化、単純化することで効率アップ、また作業負担の軽減を図ります。ツールやシステムの活用も簡素化にあたります。

実行・検証・評価を繰り返す

改善された業務フローや手順で、問題なく業務が遂行されているのか実行してみましょう。

業務フローを改善したことで、業務は効率化されたのか、作業自体の精度は落ちていないか等、あらゆる視点で検証・評価を繰り返しログを残します。処理時間やコスト等についての検証も欠かせません。

想定していた結果が得られなかったり不具合があれば、実行・検証・評価を行い、修正や課題解決に向けて話し合います。

すぐに取り組めるアイディア5選！

業務効率化を効果的に進めるには手順通り進めていくことをおすすめします。
すぐに取り組めるアイディアについて事例も含めてお伝えします。

マニュアルの作成・整理

現状の業務についてマニュアルを作成したり、業務フローを整備することで、効率化が図れます。

また、マニュアルを共有することで業務が見える化されます。
担当者が不在でもマニュアルを閲覧しながら作業ができるようになり、滞りなく業務を遂行できるというメリットもあるでしょう。

分業や担当者の割り振り

担当者の割り振りや人員配置にも注意しましょう。人には得意分野や苦手分野が存在します。

対応者にとって苦手分野ばかりの作業であれば、作業スピードも落ちてしまいがちです。
そのため個人個人のスキルに見合った割り振りを心がけましょう。

アウトソーシングの活用

業務の一部をアウトソーシングに依頼するのも業務効率化に繋がる手段の一つです。

アウトソーシングにもさまざまな専門分野があるため、求めているサービス内容であるのか、確認してから活用することが大切です。

HELP YOUなどのオンラインアシスタントもホスピタリティに定評があるようです。

業務の自動化を進める

RPAなどのシステムにより業務の一部を自動化させるのも業務効率化になります。

定型作業など決められたルールの中で判断し、作業を進めるものをRPAは得意とします。
そのような定型作業であればRPAでの自動化を検討してみましょう。

RPAで自動化させることで空いた時間をコア業務や新規事業等、注力すべき案件に時間を注ぐことができます。

ツールの導入

業務効率化に繋がるツールを導入してみるのもいいでしょう。

チャットツールやSPALO等のチャット入力ツール、他にも小売店であればposレジ、飲食店であればお客様自身が席でメニューを注文できるメニューセルフオーダーシステム等あらゆるジャンルのツールがあります。

ツールを導入することで、作業時間が軽減したりコストカットに繋がります。選ぶ際はデスクワーク、例えば事務系のサポートツールを求めているのか、どういうものを求めているのかサービス内容に合ったツールを選ぶようにしましょう。

またツールを選ぶ際は、使いやすく分かりやすい仕様であることが必要不可欠です。せっかくツールを導入しても、社内に浸透しなくては意味がありません。

実際に使用する複数の人に意見を聞き、使い勝手や見やすさ等を確認してから導入するようにしましょう。

まとめ

業務効率化がもたらすメリットについてお伝えしました。業務効率化を進めることで生産性の向上にも繋がり、企業にとっても多くのメリットを感じることができます。

ただ何となく効率化させようとしても高い効果は得られません。
業務効率を上げる際は手順に沿って進め、現場の対応者と仕事内容を確認しながら一つずつ丁寧に進めていく必要があります。

業務効率化を考えている際はぜひこの記事を参考にしてください。