業務改善のメリットとは？目的や進め方を解説

業務改善の目的は経費削減だけではない

業務改善とは、日々の業務のムダを削減して効率を高めることを指します。おそらく日本で最も業務改善に力を入れているトヨタ自動車では、“業務の「ムダ・ムリ・ムラ」を排除する”ことで業務改善を実現しています。

業務改善を行う目的を問うと、「経費削減」と答える方がいます。確かに、業務のムダを省くとその分経費を使わなくて済むので、経費を削減することは可能です。

しかし、業務改善にはこれだけに留まらない多様なメリットがあります。

業務改善に取り組むメリット

ここで、業務改善を行うメリットを確認しましょう。さまざまなものが考えられますが、今回は下記の4つのメリットをご紹介します。

社内の課題が明確になりムダをなくせる

業務改善を行う際には、今行われている全ての業務を棚卸して問題点の洗い出しを行うことから始まります。これにより社内で抱えている課題が明確になります。それに伴い、いつも行っているけど実は不要な業務を発見でき、ムダをなくせるのです。

業務効率が向上し生産性が上がる

ムダな業務をなくしたり、時間のかかる作業を効率化したりすると生産性が向上します。中小企業庁が発行している「中小企業白書」の2018年版にも、業務プロセスの見直しは業務の効率に寄与すると考えられることが示されています。

見直し生産性はインプット（投入した資源、人員など）とアウトプット（製品、サービスなど産み出されたもの）の比率で表されます。生産性の高い状態とは、インプットに対してより多くのアウトプットが生み出されている状態を指します。業務改善によりインプットにかかるコストや時間を削減できるため、相対的に生産性が向上します。

業務環境が整うことで社員のモチベーションが向上される

複雑な作業や時間のかかる業務をしなくて済むことは、社員のストレスを軽減し、健康を保つことにつながります。また、残業時間を削減できるので、社員が余暇を楽しんだりスキルアップの時間に充てたりできます。これは社員のモチベーション向上に大きく貢献します。

さらに、業務改善によって効率的に業務を行っている会社、残業が少ない会社は、生産性の高いホワイト企業という評判につながります。これは、優秀な社員を獲得できたり離職率の低下につながるなどのメリットも期待できます。

メリットがあるものには必ずデメリットもあります。業務改善のデメリットは通常業務と並行して行わなければいけないので大変、結果が出るまでにある程度時間がかかるなどがあります。

最大のデメリットは、関係部門や社員へ事前に根回しを行い、業務改善への理解を得る必要があることです。誰もが業務改善に賛成すると思いきや、面倒くさい、既存の仕事を奪われるなどの理由から拒否反応を示されることもあるのです。そんな社員に対しては、「業務改善を行うとあなたにもメリットがありますよ」というメッセージを伝え、理解してもらいましょう。

【実践編】具体的な進め方とポイント

それでは、具体的にどのようにして業務改善を行えばよいのでしょうか。具体的な進め方や気をつけるべき点を見ていきましょう。

現状を把握し、業務を可視化する

先ほども述べたように、部門や社内の現状を把握するために、現在行われている全ての業務を洗い出します。これで、業務を可視化できます。

定期的に業務を見渡せるようにすることは、組織の問題点の把握などの観点からも大いに役立ちます。

課題を明確にし、改善する業務を決定する

次に、部門や社内の課題を明確にする必要があります。現在行われている業務について、どんなことが課題なのか、どんな点がやりづらいのか、時間を必要とする業務はどれかなどを確認していきます。

そして、業務改善の対象となる業務を決定します。全ての業務を改善できればそれに越したことはありません。しかし、多くのケースでは通常業務を進めながら業務改善を行うため、全ての課題を一度に解消することは難しいでしょう。

これは業務改善だけではなく、全ての新しいプロジェクトに当てはまりますが、まずはいくつかの業務を対象にスモールスタートで開始し、うまくいったら他の業務や部門、全社的に展開するのがうまく進めるコツです。

計画・実行・検証・評価を繰り返す

対象となる業務を決定したら、どのようにその業務を改善するのかを計画します。例えばクラウドツールやOCR、RPAなどの新しいツールを導入する、その業務を担当できる社員を増やす、あるいは不要と判断した業務を削減するなどのアイデアが考えられます。よい方法を見つけたら積極的に提案し、共有しましょう。

また、業務改善によって業務時間を○時間削減する、コストを○円削減するなどの目標を設定できるとなおよいでしょう。

業務改善を行ったら、必ず効果測定を行います。どれくらい業務改善ができたのか、目標はどれくらい達成できたのか、達成できなかった場合は何がよくなかったのかなどを測ることで、それぞれの方法に対する評価を行います。これにより、さらなる業務改善につなげられるのです。

まとめ

業務改善のメリットや目的、進め方を解説しました。業務改善が業務の効率化だけでなく、残業の削減や社員のモチベーション向上などさまざまなメリットがあることを理解していただけたことと思います。2020年から新型コロナウイルスが流行し、2021年においても依然として経営状況が厳しい企業も多いでしょうが、そんな状況を乗り切るためにも業務を見直し、効率化することは重要です。

現在、働き方改革を進めるためにノー残業デーを導入したり、離職防止のために社員へのヒアリングを行ったりしている会社も多いことでしょう。しかし、単にこれらを行っただけでは真の目標を達成するのは難しいのです。なぜなら、現在の日本の企業が抱えている問題の多くは生産性が低いことに由来しており、生産性を高めるためには業務改善が必須だからです。

そして、業務を改善する際には社内のリソースだけでどうにかしようとするのではなく、システムやアプリケーションなどのツールをを利用しましょう。どのツールが自社におすすめなのかは、ユーザーの声や導入事例を読むことで分かります。導入事例には業界や業種、課題などの具体例が記載されているので、自社に近い事例を見つけて読むことも参考になります。

ぜひ業務改善を行い、あなた自身の手で働きやすい職場をつくりましょう。