事務作業を効率化する方法とは?メリットやおすすめのツールを解説

企業にとって欠かせない事務作業。多岐にわたる事務作業が原因で、日々仕事に追われていると感じる人も多いのではないでしょうか。 事務作業を効率化すれば、注力したい他の作業に時間を割けるため、生産性や売り上げの向上に繋がる事例が多くあります。特に営業職などの場合は、本業ではない事務作業や処理を効率化できたら、商談や発注などに集中しやすいでしょう。他にも、労働環境の改善やワークライフバランスの充実、人材不足の解消、ミスの削減など、様々なメリットがあります。 今回は、事務作業の効率化に焦点を当て、事務作業を効率化するメリットや方法、アイデアを解説します。活用したいツールも5つ紹介しますので参考にしてください。

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知識

目次

  1. 事務作業の多くは効率化できる!
  2. 事務作業を効率化するメリット
  3. 事務作業を効率化する方法
  4. 事務作業を効率化するツール
  5. まとめ

事務作業の多くは効率化できる!

効率化とは作業のムリ・ムダ・ムラを軽減し、コストダウンや売り上げ向上、業務改善などを目指すことです。限られた時間とコストの中で成果を出すには、非効率な作業を減らすことが近道です。

事務作業は企業にとって欠かせませんが、単純作業も多いため効率化しやすいメリットがあります。作業方法を改善したり、事務処理ツールを導入したりして、いかに仕事時間や労力を減らして効率化するかを検討しましょう。

事務作業を効率化するメリット

事務作業を効率化する方法やツールを紹介する前に、事務作業を効率化するべきメリットを4つ解説します。

ワークライフバランスの充実

事務作業の効率化により、社員の満足度を高めることができます。作業時間や負担を減らすことで仕事しやすい環境になり、ワークライフバランスの充実に繋がるからです。仕事環境や社内の雰囲気も良くなり、社員の定着率向上に貢献します。

人材不足に対処できる

労働人口が減少する日本では、人手不足は深刻な課題です。人材確保が難しい今、企業にとって事務作業の効率化は欠かせません。ツールや仕組みを検討して効率化すれば、少ない人材でも売り上げの維持や向上が期待できます。

ミスの削減

事務作業は多くのデータを扱うため、ミスが発生しやすい仕事です。一部を誤ったばかりに、多くの作業で修正が必要になることも。例えば、入力作業にエクセルのマクロやRPAツールを活用して自動化すると、事務作業の効率化に加えて、ミスの削減も出来るでしょう。

他の作業に時間を割ける

事務作業にかけていた時間を、他の作業に活用できる点も、事務作業を効率化するメリットです。特に、単純作業や定期的に発生する事務作業が多い場合は、優先順位を決めて仕事に取り組みましょう。目的に合ったツールを導入すれば、事務作業の効率化がスムーズです。

事務作業を効率化する方法

どのように事務作業を効率化するのでしょうか。すぐに実践できる仕事を効率化する方法を5つ紹介します。

デスク周りの整理整頓

様々なものを扱う事務作業は、デスク周りの整理整頓が大切です。必要なものをすぐに見つけるため、使用する際の動線を短くすることを意識しましょう。誤って重要書類を紛失・廃棄する前に、事務作業をしやすい環境構築が効率化の近道です。デスクワーク用の収納グッズも活用しましょう。

事務作業の優先順位を見極める

必要な作業に集中するためには、優先順位の見極めが大切です。事務作業を全て洗い出し、効率化を意識して作業を厳選しましょう。目標や納期に対して、優先度の高い作業から取り組むことが、事務作業の効率化には欠かせません。

タスク管理ツールを活用する

プロジェクトの成功にはタスク管理が必要です。タスクを一元管理できるツールを活用すれば、事務作業に必要なデータを可視化できます。各担当者の作業状況の確認も共有しやすく、コミュニケーションも円滑になるので効率化に繋がるでしょう。

ショートカットキーを活用する

事務のパソコン作業を効率化するには、ショートカットキーの活用がポイントです。ショートカットキーは種類が多いため、まずはエクセルなど日頃の事務作業に必要なものから取り入れましょう。処理時間を数秒でも効率化することで、数年後には大きな差となります。

事務作業を自動化する

事務職の作業には単純作業や定期的な作業があります。エクセルのマクロやRPAなどのソフトウェアで、作業を自動化して効率化する方法もあります。ボタン1つで自動化できれば、事務作業にかかっていた時間を大幅に削減でき、効率化の業務を図ることができるでしょう。

事務作業を効率化するツール

効率化したい事務作業が明確になったら、目的に合うツールを活用して効率化を図りましょう。

ビジネスチャット

書類郵送や電子メールの送受信に代わるコミュニケーション手法として、ビジネスチャットが注目されています。SlackやChatworkなど、ビジネスに特化したツールも多く、社内外のコミュニケーションを円滑にしながら効率化したい場合に役立ちます。

勤怠管理システム

勤務時間の打刻や給与計算ができる勤怠管理システムは、テレワークや外出先から利用できるクラウド型が人気です。集計や管理にかかる事務作業を効率化できる上、ミスも予防できるなどのメリットから、導入する企業が増加しているツールです。

クラウドストレージ

事務作業では大量のデータを扱うため、オンライン上でデータ共有や保存ができるクラウドストレージの利用がおすすめです。複数人で同じファイルを編集できるほか、外出先からの閲覧も可能です。ペーパーレス化により、印刷関連のコスト削減にもなるでしょう。

タスク・スケジュール管理ツール

タスクやスケジュールの管理ツールは、BacklogやTrelloなどがあり、タスクを可視化して管理します。緊急のタスク追加や、予定・担当者の変更にも柔軟に対応ができ、瞬時に共有できるため、事務作業の進捗確認を効率化できます。

RPAツール

事務のパソコン作業を自動化するRPAツールでは、データ入力や転記、メールの送受信など、マニュアル通りに行う事務作業を効率化できます。プログラミングの知識不要で利用できたり、事例集を用意しているツールもあるので活用しましょう。RPAの導入により、大幅に作業時間が削減できるため、単純作業を効率化したい場合におすすめのツールです。

まとめ

仕事をしやすい環境をつくることやコスト削減など、事務作業の効率化には多くのメリットがあります。効率化の方法は、デスク周りの整理やタスクの優先順位付けといった基本的なものから、エクセルのマクロやツールの活用まで様々です。タスクや勤怠管理、チャット、クラウドストレージ、RPAなど幅広いツールがあるので、効率化したい事務作業に合わせて使い分けましょう。課題を明確に、解決できそうな効率化ツールを選択してみてください。

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