DXを推進するおすすめツールをご紹介！DXの進め方やツール選びのポイントを解説します。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？

最近ビジネスの場でよく聞くDXとは、一体どんなものなのでしょうか。

この言葉を提唱したスウェーデン・ウメオ大学のエリック・ストルターマン教授によると、「ICTの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」ことを指します。

日本においては、経済産業省が2018年に「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」を公開したことがきっかけでDXという概念が広く知られるようになりました。このガイドラインによると、DXとは以下のような定義です。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジ タル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

DXのメリット

それでは、DXに取り組むメリットはどんなものがあるのでしょうか。さまざまなメリットが考えられますが、ここでは代表的なものをご紹介します。

コスト削減・生産性の向上

DXを進めると、コストの削減とそれに伴って生産性が向上することが見込まれます。なぜかというと、多くのDXツールは作業の自動化ができるものが多く、業務の時間を短縮できたり、人為的なミスを減らしたりできるからです。

レガシーシステムからの脱却、「2025年の崖」を克服

レガシーシステムとは、時代遅れの古い仕組みのことを指します。多くの場合、これらは複雑化・ブラックボックス化しています。レガシーシステムを放置していると、システムの保守や運用にムダなリソースが費やされることになり、業務の生産性も改善されません。

経済産業省が2018年に発表したレポートによると、2025年にはレガシーシステムを運用している会社は6割に達するそうです。そして、これらの企業は事業機会を失うと考えられており、その経済損失は最大で12兆円にのぼると報告されています。このことは「2025 年の崖」と呼ばれています。 DXを推進すれば、2025年の崖を脱して多くのビジネスチャンスを獲得できることが期待できます。

新たなサービスやビジネスの開発

DXの推進を通して新たなデジタルテクノロジーに触れると、これらを利用した新たなサービスやビジネスモデルを開発できる可能性があります。また、DXにより業務の自動化が進めば、社員が開いた時間を創造的な業務やコア業務に当てられます。それにより、社員が能力を発揮できて新たなサービスやビジネスが生まれるということもあるでしょう。

働き方改革の推進

DX推進ツールの中には、会計ソフトやMAツール、SFAなど働き方に大きく影響を与えるものも数多くあります。これらを導入することにより、業務時間が削減されたりリモートワークが実現しやすくなったり、あるいは残業が削減できて社員の健康維持につながったりなど、働き方改革が強力に推進されることも考えられます。

DXの進め方

それでは、どのようにDXを進めたらよいのかをご案内します。

Step1　DX推進の目的を決める

まずは、DXを推進する目的を決めます。社内にはどんな課題があり、どんなことを改善したいのかを把握した上で目的を決定します。

上に挙げたようなDX推進によるメリットを得たい、というのも大きな目的でしょう。しかし、それが本当に自社の課題とマッチしているのか、そしてそれを改善することで何を達成したいのかをじっくり考え、目的を決めてください。

Step2　経営トップの同意を得る

先にお話しした通り、DXは自社のサービスやビジネスモデル、働き方などにも影響を及ぼすものです。そのため、実行するにあたっては経営トップの同意を得ることが求められます。

経営トップがDXにコミットし、社員に向けてDXを推進することをアナウンスできれば、より強力にこのプロジェクトを推進できます。

Step3　経営戦略・ビジョンの作成

DXは自社サービスやビジネスに関わるため、経営戦略・ビジョンにも大きな影響を与えます。そのため、DXを推進し、それによってどんなことを達成したいかをこれらに盛り込みます。

Step4　現状を把握する

Step1でも述べたように、DXを推進する前には必ず現状を把握することが求められます。社内にはどんな課題があるのか、社員は業務プロセスのどんな部分に不満があるおか、社内におけるレガシーシステムはどんなものかなどを把握します。

Step5　優先度を決める

社内にはさまざまな課題があると思われますが、全てを一度に解決することは難しいです。なぜなら、コストや時間、導入できるツールなどには限りがあるからです。

そのため、優先度を決める必要があります。すぐにできそうなもの、社内や社員に大きなインパクトを与えそうなものなど優先度の基準はさまざまなものがありますが、どれを優先すべきかは社内の状況によって変わります。

Step6　組織全体のデジタル化をする

上記のステップを経た上で、まずは組織全体のデジタル化を図ります。例えば、労務管理や決済システムなど、全ての社員が利用するシステムをデジタル化します。また、人事や経理、IT部門などのバックオフィス部門の効率化も組織全体に影響を及ぼします。

Step7　ビジネスモデルや事業をデジタル化する

次に、ビジネスモデルや事業をデジタル化します。具体的には、ビジネスモデルを構築・検討するプロセスや直接部門においてデジタル化が進んでいない部分をDX化することを指します。

Step8　PDCAを長期で実行する

DXの推進にはPDCAの実行が不可欠です。どんな部分がどれくらい改善できてどんな部門が達成できていないのか、どんな改善があるのかを考え、実行するサイクルを回していきます。

これについては、経済産業省がDX推進指標を設け、公開していますので参考にするとよいでしょう。

それぞれの会社の事情や環境、課題によってDX化の適した方法は異なります。トライアル&エラーを繰り返しながら、よい方法を探っていきましょう。

DXを推進するツール

DXを推進するためには、自社のリソース内で行うのではなく、法人向けに提供されているツールを活用することをおすすめします。ここではどんなツールがあるのか、どんな課題を解決できるのかをご紹介します。また、種類ごとに代表的なツールを挙げ、一覧できるようにあわせてご案内します。

RPAツール

RPA（Robotic Process Automation）とは、オフィスのパソコン上で行われる作業を自動化する技術です。ロボットにシナリオと呼ばれる一連の作業を覚えさせ、ロボットを稼働させることによって自動的に作業を行わせることができます。

法人向けRPAはさまざまなサービスが提供されています。RPAはシナリオ作成が難しいというデメリットがありますが、中にはRoboTANGOのように、画面上の作業を録画するなどの方法で簡単にシナリオが作成できるものもあります。

チャットツール

社内外の人と連絡をとるツールは、電話やメール、FAXなどさまざまな方法があります。しかし、これらのツールにはレスポンスが悪い、いつでもどこでも受け取れるわけではないなどのデメリットがあります。これらのデメリットを解消し、スピーディかつ活発なコミュニケーションを行えるのがチャットツールです。

こちらもさまざまなツールが提供されていますが、現在日本ではSlack、Chatwork、Teams、LINE WORKSなどが利用されています。また、StockやNotePMのなど情報を残せる、あるいは蓄積できるツールも便利です。

オンライン会議ツール

遠隔地にいる相手とデバイスを介してオンラインでつながり、会議ができるのがオンラインツールです。2020年には新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴い、リモートワークが推奨される中急速にユーザーを獲得しました。そして、2021年に及んでも多くのビジネスの場で利用されています。

オンライン会議ツールはSkype、Zoom、Google Meetなどが代表的なサービスです。

会計ソフト

現在法人向けに提供されている会計ソフトは、数字の入力などの繰り返しの作業を自動化するなどして人為的なミスを減らし、会計業務に関わる時間を大幅に減らせることなどをメリットとしています。また、クラウド型の会計ソフトは比較的低コストで導入できるものも多いです。

クラウド型のソフトとしてfreee、マネーフォワード、弥生会計オンラインなど、またインストール型のソフトとして弥生会計、勘定奉行などがあります。

MAツール

マーケティングには顧客や売上などさまざまなデータを抽出・加工する必要があります。この作業は人の手で行うと膨大な時間を必要とすることがほとんどです。そこで、これらの作業を自動化するのがMAツールです。MAはMarketing Automationの略です。

MAツールは単なるデータの抽出だけでなく、メルマガの自動配信や資料請求に対する応答、顧客のトラッキングなど高度な作業を担うことができます。代表的なサービスとしてSATORI、b→dash、SHANON MARKETING PLATFORMなどがあります。

SFA

営業の仕事には、単に商談やプレゼンテーション、クロージングだけではありません。顧客リストの作成やテレアポ、提案書や企画書などの作成、既存顧客やクレームへの対応などさまざまなものがあります。そして、中には定型業務や繰り返しの業務、またヒューマンエラーが起こりやすい業務もあります。

これらの業務を自動化し、効率化を図るのがSFAです。SFAはSales Force Automationを意味し、営業支援ツールと呼ばれることもあります。代表的なツールとして、LEADPAD（旧：​​makibisi）Salesforce、eセールスマネージャーなどがあります。

こう説明すると、SFAはMAと似ていると感じる方も多いでしょう。この2つは似通っていますが、使い分けることでさらに業務効率を高めることができます。MAは主に顧客獲得やインサイドセールスの場面で、SFAはMAで得られた情報を引継ぎ、商談やクロージングなどの分野で使うことが一般的です。

チャットボット

インターネット上でテキストをやりとりするコミュニケーションをチャットといいます。これを、プログラムによって自動的に応答できるようにしたものがチャットボットです。

チャットボットは人工知能を組み込んだコンピューターが人に変わって対話を行います。これにより、よくある問い合わせを自動化できます。コールセンターや営業の分野で少なくない割合を占める顧客対応を自動化し、効率的な対応を支援します。

ツール選びのポイント

DXに役立つさまざまなツールを紹介しました。それでは、これらのツールを自社に導入する際、どんな点を見て選べばよいのでしょうか。

使いやすさ

どんなに評判のよいツールでも、自社の課題に合わない、使いづらいと感じたものは導入したとしても使われなくなってしまいます。導入事例集などに目を通して比較し、検討した上でたうえで必ずトライアルを行い、操作性や使いやすさを確認しましょう。

適切な料金プランか

法人向けのツールの料金は利用人数、容量、オプション、また月額払いか年額払いかによっても変わります。利用人数や想定される容量、必要なオプションを確認し、自社にとって適切な料金プランであるかを確かめましょう。

セキュリティ

法人がツールを導入する際、気になるのはセキュリティです。特にクラウド型のツールを利用する場合、インターネットに接続して利用することからサイバー攻撃や情報漏洩などのリスクが懸念されます。利用したいツールがどんなセキュリティ対策がなされているのかを必ず確認し、自社のセキュリティ課題に適しているのか、リスク管理が行えるのかを検討しましょう。

ツールを導入してDXを推進しよう！

今回はDXを推進するメリットや進め方、利用できるツールをご紹介しました。これを見てDXに興味をもたれた方は、まずはそれぞれのツールの導入事例や推進事例などを見てみるのがよいかもしれません。特に業界や業種の近いものは身近な例と感じられるでしょう。

また、ツールの導入に限っていえば、いきなり全社を挙げたプロジェクトとして進めるのではなく、特定の部署に導入してスモールスタートから始めるというアイデアもあります。これを成功させて社内事例とすることで、導入のハードルを下げられます。

ぜひDX化を推進し、多くのメリットを享受してください。