業務改善の進め方とは?具体例や注意点もご紹介!

多くの企業が業務改善について取り組み、効率化できる方法を日々模索していることでしょう。 また2020、2021年は新型コロナウイルスの影響で職場やオフィスへの出社を7割減らさなければいけないということもあり、リモートワークがより盛んになりました。このような背景から今後も業務改善を推進していく必要があると言えるでしょう。 そうはいうものの業務改善の進め方やどのような具体例があるのか知識がないと失敗に終わってしまいます。 今回は業務改善の進め方や具体例についてお伝えします。具体例も出して紹介するのでぜひチェックしてください。

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目次

  1. 業務改善とは?
  2. メリットとは?
  3. 具体例も含めた進め方について
  4. 業務改善の具体例
  5. 業務改善を進める上での注意点や具体例
  6. まとめ

業務改善とは?

まず業務改善とは、業務にかかる時間やコスト等で無駄なものを見直し効率化を図ることです。
企業は人・物・金・情報という多くの資産を動かすことで、価値あるサービスを提供しています。

ただ、そのビジネス活動で無駄があるとスムーズに進まない場合があります。結果、企業には余計なコストがかかり、その上品質もいいとは言えないものを提供せざるを得なくなります。

このような負のループに陥らないように業務改善を行い、企業体質等を見直すことが重要となります。

メリットとは?

早速、業務改善を進めることで得られるメリット、合わせて具体例を一緒にお伝えします。業務改善を進めることで、会社にとっても多くのメリットや効果を得ることができます。

コスト削減

業務には本来必要だと思えないような作業がどうしても存在してしまいがちです。
言われるがままに何となく作業工程の中に導入し、放置していると業務効率が低下してしまいます。

また業務効率が低下してしまうことで余計な人件費がかかったり、コア業務に注力できない等、利益に悪影響を及ぼしかねません。

業務改善を進めることでコスト削減にも大きな効果を得ることができます。

業務効率化

業務効率化とは仕事の中でムリ・ムダ・ムラを省くことです。営業や事務、他のどのような職種でもムリ・ムダ・ムラは存在します。

業務フローを見直し、業務効率を向上させることで業務改善につながります。

生産性向上

業務改善を進めることで生産性も向上します。

会議等で定めた目標に向かって業務を進めていたとしても無駄な作業が多ければ本来注力すべき業務への時間を確保することができません。

しかし無駄な作業を省き、業務改善することで生産性についても向上させることができます。

働き方改革の推進

少子高齢化が加速していることを受け、多くの企業では働き方改革を推進しています。
これからは少ない人数で効果的に、生産性を向上させることが重要となります。

業務改善することで働き方改革についても推進させることができます。

具体例も含めた進め方について

業務改善の進め方について確認してみましょう。具体例も一緒に紹介するのでぜひご確認ください。

Step1 業務の見える化

まず現状の把握から進めるようにしましょう。日頃行っている業務の棚卸しを行い、どの部署が担当しているのか、誰が対応しているのか、業務にかかる時間や発生頻度、どのようなスキルが求められるか等を洗い出していきます。

業務の見える化を行うことで問題点や課題を把握することができます。

Step2 課題や問題点の洗い出し

現状の把握ができたら課題や問題点を一つずつ確認していきます。問題点の中には同じ作業を別部署でも行っていることが発覚したり、担当者以外は作業方法を知らない等、さまざまな課題が隠れている可能性もあります。

無駄な作業はできるだけ減らしましょう。また属人的な業務はマニュアル作成等が必要になります。

Step3 スケジュールを立てる

改善点の洗い出しができたら、どのように進めるべきかスケジュールを立てましょう。

通常業務を遂行しながら、業務改善について進めている場合がほとんどです。他業務の妨げにならないように現場と確認しながら無理のないスケジュールを立てることをおすすめします。

Step4 改善案の実施

業務改善すべき点やスケジュールが確定したら早速改善案を実施しましょう。
想定した通り業務改善されたのか、作業はスムーズに進んだのか確認することも大切です。

Step5 PDCAサイクルでさらに改善

業務改善を進めるためにECRSやPDCAサイクル等のフレームワークを活用するのも良いでしょう。PDCAサイクルとは、Plan・Do・Check・Actionによって一連の流れとして実行していくことです。

業務改善にPDCAサイクルを活用することで次のようなメリットを得ることができます。

  • 考えやアイディアが整理されていく
  • 無駄な行動がなくなる
  • 失敗しても解決策を導きやすい

業務改善の具体例

業務改善の進め方についてお伝えしました。では業務改善すべき業務の具体例にはどのようなものが考えられるでしょうか。
事例も含めてお伝えします。

具体例1 無駄な業務をなくす

例えば毎日のデスクワークの中で、無駄だと気づき感じるものはありませんか?

無駄だと思われるものがある場合、業務内容やフローの見直しを行うべきです。
そしてその業務についていつ、誰が担当しているのか、確認し無駄な業務を省いていきましょう。

具体例2 業務の自動化

RPAを導入して業務を自動化させるのも一つの方法です。

RPAは同じ作業を繰り返す定型業務を得意とします。メール送信や入力業務は日常的に行われており、時間を要するものもあるでしょう。

これらをRPAというロボットに代替することで、コア業務に集中できるのはもちろんのこと、アシスタントにかけていた人件費も削減することができます。

具体例3 文書を電子化する

多くの企業で取り入れ実践されているのが、文書の電子化です。
紙の書類だと印刷や押印、書類の郵送というような事務作業が必要になり、業務効率が良いといえる内容ではありません。

しかし文書をPDF等で電子化することで、PCのデバイス内ですべて完結させることが可能になります。

具体例4 業務をマニュアル化する

作業工程をマニュアル化することで業務効率を向上させることができます。

他にも作業の均一化を図ることができます。誰が作業しても作業ムラが出にくいこと、対応者が休みでもマニュアルを閲覧したら誰でも対応できる点もメリットであると言えます。

マニュアルは誰が見ても分かりやすく理解しやすいものにするために、お互いアイデア出しをしながら作成するようにしましょう。

具体例5 業務のフローチャートを作成する

作業工程のフローチャート作成も業務改善につながります。

作業工程が複雑なものや、複数名で作業を進めるものについては業務マニュアルだけでなく、フローチャートも作成しておくことで、視覚から理解を深めることができます。

マニュアルで細かい部分やそれぞれの作業方法を確認し、フローチャートで全体の流れを把握してみましょう。

具体例6 アウトソーシングを活用する

アウトソーシングの活用も業務の改善提案になるでしょう。

アウトソーシングにもさまざまな会社があり、単純作業から専門性の高いものまで依頼することができます。

業務を可視化した時に単純作業にかける時間や、専門性を問われる作業に多くの時間をかけてしまっている場合、業務改善が必要になります。

そのような業務はアウトソーシングに依頼して、本来時間をかけるべき業務に、リソースを費やすようにしましょう。

具体例7 タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを利用するのも一つの方法です。

これらツールはチームメンバー内で共有することができるため、全員でタスクやプロジェクトの進み具合を管理することができます。

必要な情報は一目で分かりやすいため、優先順位をつけやすいでしょう。

具体例8 リモートワークを導入する

自宅やコワーキングスペースというように職場以外の場所で働くことで業務改善に繋がることもあります。

社員の中には育児や介護というようにライフスタイルによって働き方が変わってしまう場合もあります。しかしリモートワークを導入することで働く場所に制限がなくなり、企業も労働力を確保することができます。

また労働力を確保できるだけでなく、企業イメージのアップや従業員の満足度の向上にもつながるでしょう。

具体例9 グループウェアを活用する

desknet’s NEO等のグループウェアを活用することも業務改善につながります。グループウェアを利用することで社内やチーム内での共有を円滑に進めることができます。

グループウェアの機能としてデータ等のファイル共有やタスク、作業工程等の管理があります。オフィス内や工場と異なった場所であってもグループウェアを利用することで最新の情報を共有し合うことができます。

またコミュニケーションも取りやすい作りになっているため、社内活性化にも一役買うでしょう。

具体例10 業務の担当者を変更する

業務の担当者を変更することも業務改善になるでしょう。人にはどうしても得意不得意があります。その人の得意分野を活かしている業務であれば、作業もスムーズに進むことが予想されます。
仮に資格や経験が必要な業務であるにも関わらず、無資格、未経験者の人員配置であれば、あまりよい結果を得ることはできないかもしれません。

このようなことのないように、人事担当者や上司と普段からしっかりコミュニケーションを取ることが必要です。
またあまりにも業務が円滑に進んでいない場合、本人の希望や現状を確認した上で業務担当者を変更するのも一つでしょう。

業務改善を進める上での注意点や具体例

業務改善の具体例についてお伝えしました。具体例を確認しながら、社内に合った業務改善の方法を取り入れるようにしましょう。
最後に業務改善を進める上での注意点についてお伝えします。

すべてを取り入れようとしない

業務改善には多くの具体例や事例集がありますが、全ての事例を取り入れることはおすすめしません。成功事例を見るとそのアイディアを取り入れることは必然であるかのように見えますが、必ずしもよい結果を導くとは言い難いからです。

また多くのことを一度に取り入れても、中途半端な結果しか得られない可能性が高いです。
現場の声をよくヒアリングして、無理のない導入計画を立てるようにしましょう。

ミスを報告する

どれだけ注意していても100%ミスを防ぐことは不可能です。大切なのはミスしても報告できる職場環境を構築しておくこと、ミスを隠さないことです。

ミスを先輩や上司に伝えるのは勇気がいるかもしれません。しかし伝えることで「なぜミスが起こったのか」「防ぐことはできなかったのか」「業務フローに漏れはないか」「今後どのような点に注意が必要か」ということを自分自身客観的に振り返ることができます。

また上司に報告することで、フィードバックや他の人がどう処理しているか参考になる意見を聞くことができます。

導入したツールが使いにくい

ツールを使用してから「使いにくい…」というような意見がでてきてしまうこともあります。複数名が使いにくいと声をそろえて言うのであれば、別のツールや方法を考えなければいけません。

業務改善に関わらずツールを導入する際は、使用する現場の声をヒアリングすることが重要です。ツールを導入することで業務効率は向上するのか、分かりやすく使いやすい仕様であるのか、大人数でも問題なく動作するのか等、さまざまな視点からツールを選択することが大切です。

また導入する前に現場担当者に動作を確認してもらう等、ツール導入の前に「導入してもうまく活用できなかった」という事態を最低限に抑えておくことも必要でしょう。

まとめ

業務改善の進め方についてお伝えしました。業務改善には多くの具体例や方法がありますが、いきなり多くの方法を取り入れるのではなく、現状にあったものを計画的に導入していくことが大切です。

またRPAを導入し、業務の一部を自動化させるのも一つでしょう。ぜひ自社に合った方法を導入し業務改善に活かしてください。

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