AI-OCRをトライアルするときの注意点は？

AI-OCRの違いを調べたらトライアルに進もう

AI-OCRサービスを比較検討して、自社に最適なツールが見つかったら、実際に利用してみることが大切です。トライアルには無料と有料がありますが、多くのAI-OCRサービスは1カ月などの一定期間、無料で体験できる期間を設けています。

トライアル期間には、「AI-OCRの導入で解決したい課題を、そのサービスで解決できるのか」に焦点を当て、どのような効果を得られたかを検証していきましょう。情報収集の段階で気になっていたポイントなどがあれば、積極的に確認することを心がけます。本格導入の前に使用感や機能性などを確認することで、導入予定の部署や業務とのミスマッチを予防します。

トライアル前に準備するべきことは？

トライアル期間は限られているので、有効活用するためには事前準備が重要になります。準備の第一歩は、AI-OCRサービスの導入で解決したい課題や業務を洗い出すことです。そして、具体的にどの書類をAI-OCRで読み取り効率化したいのか、対象業務を決定し書類を準備しましょう。

対象業務が決定したら、AI-OCRサービスの活用で見込まれる効果や目標とするゴールを、具体的な数値を用いて設定しておくことが大切です。20％の工数削減ができたら導入する」など、どのような効果が出たら有用であると判断するのか、「判断基準」を定めておくことも忘れてはなりません。

トライアル中はたくさん帳票を読み込もう

トライアル期間中は、積極的にAI-OCRツールを操作して使用感や機能性を確かめておきましょう。サービス代理店の担当者や自社のシステム部などに任せてしまうのではなく、現場のスタッフが自ら操作して確認することが大切です。導入予定の部署や業務を中心に、さまざまなスタッフが試してみることで、多角的な意見が集まるでしょう。

トライアルは限られた期間のため、実際にAI-OCRを活用したシーンを想定して、たくさんの帳票を読み込んでみるとイメージがつきやすいです。帳票は複数用意し、種類やボリュームなど条件を変えて、さまざまなパターンで試してみることも重要です。

多機能なツールの場合は、「自社が求めている機能が備わっているか」を第一に検証しましょう。実際に自社で使用している帳票のデータを、どのよう処理するのか、事前に決めた解消したい課題は解決できそうかなど1つ1つ丁寧に確認しましょう。

トライアルが終了したら本格導入を検討

トライアル期間の終了が近づいてきたら、社内・部内でAI-OCRサービスの本格導入について検討が必要です。トライアル前に設定した、AI-OCRサービスの導入で見込まれる効果や目標とするゴールに対して、どの程度の効果を実感できたかという視点で判断しましょう。

判断をする際には、「単純に負担が減った気がする」というような曖昧な表現ではなく、「50時間かかっていた作業が20時間に短縮できた」「帳票の処理スピードが25％向上した」のように、具体的な数値で表すようにします。

「20％の工数削減ができたら導入する」など、有用性を判断する「判断基準」も事前に決めてあるはずなので、トライアル結果と照らし合わせて判断しましょう。

トライアル期間で効果が実感できた場合は、そのツールが自社に合っていたということです。短期間で効果が得られたということは、長期的な視点でみると、さらに大きなリターンを得られるので、本格導入のステップに進んでも良いでしょう。

まとめ

AI-OCRの導入前には、トライアルで使用感や機能性を体験することがおすすめです。活用シーンを想定して具体的な目標を設定するなど、事前準備を行います。トライアル中は現場のスタッフが率先して操作し、幅広い帳票を読み込んで試しておくと、導入後のミスマッチを予防することができるでしょう。トライアルを有効活用して、自社に最適なAI-OCRツールを見つけてみてください。

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