【働き方改革】残業時間の上限規制はどう変化した？

残業（時間外労働）とは

残業とは、企業の就業規則で決められた労働時間の上限を超えた「所定時間外労働」と、労働基準法で定められた労働時間の上限を超えた「法廷時間外労働」の2種類があります。どちらの残業時間も「残業」と呼ばれていますが、働き方改革で規制の対象となるのは後者の残業時間です。

厚生労働省によれば、企業は「原則として、1日に8時間、1週間に40時間以内」という法廷労働時間を超えて社員に労働させることはできません。法定労働時間は、一般的に修業規則や雇用契約で定められている所定労働時間であることが多いですが、所定労働時間が8時間未満の企業も中にはあります。したがって、仮に所定労働時間が1日に8時間を満たない場合で1日に8時間働いたとしても、法定労働時間内の労働となるため残業ではありません。つまり、8時間を超えて働いた時間が残業となります。

このように労働基準法の原則としては、1日に8時間、1週間に40時間までしか社員を働かせることはできません。また、休日は「原則として、毎週少なくとも1回与えること」とされています。しかし、時間外や休日労働に関する36協定（サブロク協定）を結んでいる場合は残業や休日労働が認められます。

36協定とは、労働基準法第36条に基づいた労使協定です。事前に労使間で36協定を結び、所轄の労働基準監督署に届け出ることで、残業や休日労働が行えるようになります。36協定の締結では「残業をさせる必要のある具体的理由」「業務の種類」「労働者の範囲」「延長することができる時間数」「協定の有効期間」などを決めなければなりません。

残業時間の上限規制とは

働き方改革の法改正により、残業時間の上限規制が定められました。ここでは、規制の内容や例外、違反した場合の罰則を解説します。

改定前と改定後の比較

今までの36協定に基づく残業の上限は厚生労働大臣の告示によって「月間45時間、年間360時間以内」という上限が設けられていましたが、上限を超えて残業をしても罰則はなく、行政指導のみで残業時間に法的な拘束力はありませんでした。そのため、年間6ヶ月を超えない範囲であれば、上限なく残業を行うことが可能となっていました。

しかし、働き方改革に伴う法改正により、残業時間は「月間45時間、年間360時間以内、1日残業2時間程度」を原則とすることが罰則付きで法律で定められました。

突発的な仕様変更や機械トラブルへ対応、大規模なクレーム対応などの臨時的な特別の事情がある場合は、労使で合意した上で「月間100時間未満、年間720時間以内」で残業を行えます。ただし、残業時間が月間45時間以内であっても、同月の休日労働時間を足した合計が月間100時間を超える場合は法律違反となります。さらに、月間45時間を超える時間外労働は「年に6ヶ月まで」で、残業時間は「2〜6ヶ月の平均が全て1ヶ月あたり80時間以内」である必要があるので注意しましょう。

このように、働き方改革により残業時間の遵守が厳格化しました。企業は残業を必要最低限にとどめるためにも、残業時間を減らす取り組みを行うことが必要です。残業時間を減らす具体的な方法は以下の5つが考えられます。

• 勤務管理の見直し
• 業務の効率化
• ノー残業デーの導入
• 業務終了後にプライベートの予定を入れる
• 退勤時間を宣言する

まずは、労働時間を正確に把握することが重要です。勤怠管理システムなどを導入して、残業時間を含めた労働時間を可視化しましょう。勤怠管理システムを導入することで、従来のタイムカードやエクセルでの勤怠管理よりも、人事労務担当者の負担を軽減しながら効率よく集計作業ができるようになります。また打刻の正確性も高まります。時間外労働の上限規制に対応している勤怠管理システムを選べば、残業時間が上限を超えないように残業時間を自動監視し、上限を超えそうな社員に警告アラートを発することも可能です。リモートワークや外出先でも入力できるよう、モバイル端末でも利用できるシステムを導入するのがおすすめです。

また働き方改革の目的は、残業時間を減らして業務を効率化させることです。制限のある時間で取り組むために、業務の内容や手順を見直しましょう。残業時間に影響する非効率な業務があれば、外注やITツールを活用して定型業務を自動化するなど、業務を効率化する方法を検討すると良いです。

残業時間をゼロにする「ノー残業デー」を導入することも効果的です。定時までに終わらせることを徹底するために、社員や時期によって例外を認めないようにしたいものです。残業時間の削減に全社員で取り組み、働き方改革を促進させましょう。

さらに、業務終了後にプライベートの予定を入れることも残業時間の削減に有効です。楽しみな予定が待っていれば、モチベーションが高まって業務に集中できますし、仕事もプライベートも充実させることが可能になります。

1日や1週間の始めに退勤時間を宣言するようにすれば、明確に1週間の計画を立てられるようになり、残業時間を意識して業務に取り組める効果が期待できるでしょう。上司よりも先に帰りづらい場合は、働き方改革の施策として部署や社内で取り組むと有効です。

このように、勤怠管理の方法を見直しながら、業務をどのように効率化するかを検討しましょう。「ノー残業デー」を導入したり、プラーベートな予定を立てやすい環境を整えたり、退勤時間を宣言するなど、職場内で労使がよく話し合いながら、残業時間の削減に取り組むことが大切です。

上限規制の例外

大企業への時間外労働の上限規制は2019年4月から、中小企業は2020年4 月から施行されていますが、建設事業、自動車運転の業務、医師、⿅児島県及び沖縄県における砂糖製造業といった一部の業種は、残業時間の上限規制が2024年まで猶予されています。

建設事業と自動車運転の業務の猶予期間が長く設定されている理由は、人手不足と長時間労働の常態化にあります。このような業界の体質は急に改善することが難しいため、2024年に施行が猶予されました。そして医師は、医療現場において労働時間の短縮策を長期的に検討する必要があります。そのため、5年間の猶予が与えられました。さらに⿅児島県及び沖縄県における砂糖製造業は、季節的な業務量の変動が著しく、農家の高齢化や担い手不足となっています。人材の確保や機械設備の導入には時間がかかることから、⿅児島県及び沖縄県における砂糖製造業にも5年間の猶予が適用されました。

また新技術・新商品等の研究開発業務は上限規制の適用が除外されていますが、労働安全衛生法も改正されたことで、規制が設けられました。研究開発業務においては、週40時間を超えた労働時間の合計が、月間100時間の上限を超えると医師の面談が義務となります。そして企業は面接を行なった医師の意見を考慮して、必要に応じて就業場所や職務の変更、有給休暇の付与などを行わなければなりません。

違反による罰則

働き方改革に抜け道ができないよう、残業時間の上限は罰則付きの法律で定められました。前述した通り、労働基準法は「1日に8時間、1週間に40時間以内」の法定労働時間を超えて働かせることを禁止しています。法定労働時間を超える残業を行わせる場合には36協定の締結と届出が必要です。

36協定を締結せずに残業をさせた場合や、残業時間が36協定で定められた上限を超過した場合は労働基準法第32条の違反となり、企業に30万円以下の罰金、または6ヶ月以下の懲役が科せられます。

また、36協定で定めた時間数にかかわらず「残業時間の合計が⽉100時間以上となった場合」や「残業時間の合計が、２〜６ヶ月の平均のいずれかが80時間を超えた場合」は労働基準法第36条第6項違反となり、こちらも30万円以下の罰金、または6ヶ月以下の懲役が科せられます。

例えば、以下の4つのケースは労働基準法違反となるので注意が必要です。

• 月間の残業時間が45時間を超えた回数が、年間７回以上となった場合
• 単⽉の残業時間と休日労働の合計が100時間以上となった場合
• 残業時間の合計の２〜６ヶ月平均のいずれかが80時間を超えた場合
• 36協定で定めた時間を超えた場合

法律に違反してしまわないように、日頃から労働時間を適正に把握することが大切です。

上限規制により発生する課題とは？

働き方改革による残業時間の削減は、長時間労働を削減により社員のワークライフバランスが改善される一方、新たな課題が発生する可能性もあります。ここでは、上限規制により発生する課題とその解決策を解説します。

残業代減少による社員のモチベーション低下

残業時間は減っても仕事内容が同じ場合は、サービス残業や仕事の持ち帰り、休日出勤が増える恐れがあります。また、残業時間が減ると残業代も減るため、社員のモチベーション低下につながる可能性があります。

残業時間の削減により社員のモチベーションが下がらないようにするには、以下の3つを事前に検討しておくのがおすすめです。

• 福利厚生の充実
• 賞与で還元
• 基本給の水準を底上げ

福利厚生を充実させるには、各種手当や特別休暇を設けたり、社員食堂や資格取得、スポーツジム、旅行などが割引価格で利用できたりすると良いでしょう。これにより、残業時間が減ることで残業代も少なくなると考える社員に対して、支出を減らすという方向からサポートすることができるようになります。

また、残業代を削減する代わりに賞与で還元することができれば、社員の満足度を上げることができるでしょう。少ない残業時間で効率よく仕事を終え、帰宅時間が早まる上に賞与が割増されれば、社員のモチベーションも高まるに違いありません。

賞与に加えて、基本給の水準を底上げすることも効果的です。残業代を期待しているために、残業時間を減らしたくない社員もいます。一定の残業時間を固定支給することで、削減した残業代を社員に還元することができ、働き方改革の成功にもつながるでしょう。

業務が終わらない

残業を減らすということは、当然ながら労働時間が減るということです。勤務時間内に業務が終わらないという状況も起こるでしょう。そのような状況が続けば、企業の売上にも影響が出てくる可能性もあります。そのため企業は「売上は減らさずに残業を減らす」ように社員に求めますが、これまでと同じように業務を行なっていては同じ成果は見込めません。また、勤務時間内に業務が終わらなければ勤怠を正しく入力せずにサービス残業をする社員が出てくる可能性も考えられます。社員に負担をかけずに勤務時間内に業務を終わらせるようにするためには、業務効率を高めながら生産性を向上させることが必要です。

業務効率を高めながら生産性を向上させるために重要なことは「業務の無駄を省くこと」です。まずは、下記の3つのポイントを押さえて業務の見直しをしてみましょう。

• 業務量を減らす
• 業務ごとに時間を決める
• 情報を共有する

業務量を減らすには、RPAツールの導入がおすすめです。RPAツールとは「Robotic Process Automation」の略で、データ入力や転記作業、書類作成などの定型業務をロボットで自動化することが可能になるツールです。同じ作業を繰り返し行う定型業務をRPAツールに任せることで、担当者はヒトの判断が必要な非定型業務に注力できるようになります。ロボットは設定された業務を正確にこなすため、人為的なミスの削減にも役立ちます。またロボットは勤務時間に関わらず稼働でき、長時間稼働しても疲労することがなく同じペースで業務を進められるので、業務効率を高めながら生産性の向上が期待できるでしょう。

ツールを導入する他にも、時間を決めて業務に取り組むと生産性が高まります。例えば、社内の会議は無駄に長引いてしまうことがあります。あらかじめ会議の所要時間を決めて会議中に結果を出すように参加者が意識することで、効率的に会議が行えるようになるでしょう。会議ですぐに議論に入れるように、事前に会議の目的と議題、資料を参加者に共有しておいたり、会議を進行するファシリテーター役を決めておいたりするなどの工夫も大切です。オンライン会議ツールを導入すれば、会議会場への移動時間も削減できます。

生産性の向上を目指す上で、情報を共有することも大切です。業務の進捗状況やナレッジ、ノウハウを部署間で共有しておけば、社員同士がフォローし合ってスムーズに業務を進められますし、トラブルに直面した際も問題を解決しやすくなります。またナレッジやノウハウを共有することは、業務の属人化を防ぐという面でも有効です。情報を共有するITツールやクラウド上の共有ファイルなどを活用しながら、社員同士で業務をフォローし合うことで業務を効率的に進められるようになります。

管理職の負担増加

時間内に終わらない部下の仕事を管理職が引き受けることで、管理職の負担が増加する可能性も考えられます。しかし、働き方改革の目的は管理職に部下が完了できなかった業務を押し付けることではありません。前述した業務の見直しやITツールの導入といった、新たな解決策を模索しながら業務の無駄を省き、業務効率化を図る必要があります。

その他にも管理職にある程度の裁量権を与え、現場の声を取り入れて迅速に対応できる体制を整えると良いです。現場だからこそ感じている課題を管理職の裁量でスムーズに解決できるようにすることで、部署全体の負担の軽減につなげられるでしょう。

部署内のコミュニケーションを円滑にすることも、業務の効率化には必要です。勤務時間内で成果を出すには、社員一人一人が主体的に動かなければなりません。そのためには、部署内で企業の経営方針や目標を共有した上でコミュニケーションを図りましょう。またコミュニケーションを通して管理職と部下の信頼関係を築けば、お互いに連携しながら業務を進められるため、管理職の負担が軽減されます。コミュニケーションツールとして社内SNSを導入すると、時間や場所にとらわれずに気軽にコミュニケーションが取れるようになるのでおすすめです。

本来の目的は生産性向上

働き方改革において残業時間を削減する目的は、生産性を向上させることです。生産性が向上すれば少ない人数で同じ業務量をこなせたり、より重要な業務に時間が使えたりと多くのメリットがあります。

つまり、働き方改革で社員にとって働きやすい環境を整えることが、企業の利益に直結すると言えます。そのため、単に残業時間を削減するだけではなく、外注やITツールの導入で効率化を図ることや、残業時間を減らすことで余暇が増えるメリットを社員に伝えることが重要です。

残業時間を削減して生産性を向上させるには、以下の3つのポイントがあります。

• 業務のデジタル化
• ワークスタイルの自由度を高める
• テレワークの導入

生産性向上への近道は、業務をデジタル化して効率化することです。例えば、紙の資料は紛失リスクがありますが、エクセルなどでデジタル化すれば場所を問わずに利用できます。また、オンライン会議ツールの利用で、移動時間や交通費が不要になるなど、働き方改革を推進するためにデジタル化は欠かせません。

さらに、インターネットと端末があれば、場所を問わずに仕事ができる職種が多いので、フレックス制やテレワーク、副業など、自由度を高める働き方を取り入れてワークスタイルの自由度を高めるのも手です。育児や介護など状況やスキルに合わせて選択できれば、やる気を引き出して生産性向上につなげることができるでしょう。

また、働き方改革により、テレワークを導入する企業が増えています。オフィス外で仕事をすることで、企業は固定費を制限でき、社員は移動や準備の時間を削減できます。働きやすい環境で生産性が向上すれば残業時間も少なくなり、社員のモチベーション維持にも効果的です。上限規制により発生する課題の解決策として紹介した、社員のモチベーションを下げずに残業時間を削減するポイントや業務の無駄を省くポイントとあわせて「業務のデジタル化」「ワークスタイルの自由度を高める」「テレワークの導入」も検討しましょう。

まとめ

働き方改革で残業時間の上限規制が強化されたことで、業務効率化に取り組んで残業時間の削減を目指す企業が増えています。働き方改革で規制の対象となる残業時間は、労働基準法で定められた労働時間の上限を超えた「法廷時間外労働」です。この残業時間を減らす具体的な方法としては、勤怠管理の方法を見直しながら、業務を効率化することが挙げられます。また「ノー残業デー」を導入したり、プラーベートな予定を立てやすい環境を整えたり、退勤時間を宣言することでも残業時間の削減は期待できるでしょう。

しかし、上限規制による残業時間の削減により社員のワークライフバランスの改善が期待される一方で、残業代が減少することで社員のモチベーションが低下したり、就業時間内で業務が終わらなくなったり、その未完了の仕事を管理職が引き受け、管理職の負担が増加するなどの課題が発生する可能性が考えられます。これらの課題を解決するには、福利厚生を充実させたり、賞与で還元したり、基本給の水準を底上げして社員のモチベーションを高めたりしながら、外注やITツールを活用して業務の効率化と生産性の向上を実現することが大切です。例えば、RPAツールで定型業務を自動化したり、オンライン会議ツールを導入して会議を行なったりすれば、業務効率が高まり残業時間の削減につながります。働き方改革において残業時間を削減する目的は、生産性を向上させることです。外注やITツールの導入で業務を効率化しながら社員が働きやすい環境を提供しましょう。残業時間を削減して生産性向上を目指せば、働き方改革の成功につながるはずです。生産性を高めるには「業務のデジタル化」「ワークスタイルの自由度を高める」「テレワークの導入」この3つのポイントを検討すると良いでしょう。本記事で解説した残業時間の上限規制を正しく理解して、自社の残業時間の削減に役立ててみてくださいね。