バックオフィス業務の効率化におすすめのサービス9選!

人材不足や残業規制などの影響で、社内全体の業務効率改善を目指す企業が増えていますが、その第一歩ともいえるのがバックオフィスの効率化です。今回はバックオフィスにまつわる業務を効率化するためのおすすめツールを紹介します。

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知識

目次

  1. バックオフィスとは
  2. 効率化できる業務
  3. ツールを活用してバックオフィス業務の効率化を

バックオフィスとは

バックオフィスとは経理や総務、人事などの間接部門が担当する業務を指します。営業サポートやマーケティングサポートなども含まれ、製品開発や宣伝、販売・営業など事業の中核となる業務を支援することで会社の売上に貢献します。

中小企業にはバックオフィスの専任担当者がいないことも多く、営業担当の社員が人事を兼任したり、経営者自らが経理を担当したりするケースも珍しくありません。また、バックオフィスの担当者がいても、データ入力などの定型作業や他の部署からの問い合わせ対応に追われ、業務が滞りがちです。コア業務のリソースを増やすには、バックオフィスをアウトソーシングしたり、業務を電子化・自動化してくれるクラウドサービスを導入したりすることで効率化につながります。

効率化できる業務

バックオフィスは煩雑な作業が多く、手作業で行うと膨大な時間がかかることもあります。ツールを導入して作業を自動化・効率化することで、作業の正確さや生産性を向上させることができます。効率化できる業務とそのために有効なツールは以下の通りです。

勤怠管理

社員の勤怠管理をタイムカードで行っている場合、出退勤時間や欠勤、遅刻や早退の確認、有給休暇の取得状況などを毎月手作業で確認、集計する必要があります。そうした作業は手間がかかる上、社員の正確な労働時間を適時把握しにくいというデメリットがあります。

勤怠管理システムは、クラウド上で出退勤時間や勤務時間を記録し、残業時間を自動的に集計することで、勤怠管理に関する業務を効率化します。

ジョブカン勤怠管理

3万社以上の導入実績を誇るクラウド型勤怠管理システムです。働き方改革関連法に合わせた有給休暇や時間外労働の管理などが可能で、社員の勤怠を正確に把握できます。また、ICカード、指静脈認証、LINE、Slack、PCやタブレットなど、さまざまな方法から自社に合った打刻形式を選ぶことができるため、在宅勤務の社員や出張の多い社員にも対応可能です。

MoneyForwardクラウド勤怠

社員の出勤状況を一覧で確認できるだけでなく、シフト制や裁量労働制などさまざまな勤務体制に対応しており、自社の就業ルールに合わせた勤怠管理が可能です。また、有給休暇の自動付与設定をすることで、有給休暇の取得状況や残日数を自動で管理できます。勤務データを出力して給与ソフトに取り込むこともできるため、給与管理にも役立ちます。

採用管理

採用活動では、採用ページや求人サイトなど複数のルートからエントリーする応募者と面接担当者のスケジュールを調整して面接日を設定する必要があり、さらに応募者とのメールや電話のやりとりも頻繁に発生するため、繁忙期には担当者に業務が集中してしまいます。

採用管理システムは、応募者の選考ステップに合わせたメールを自動で送信することができたり、応募者の選考状況がひと目で把握できたりするため、採用活動がよりスムーズになります。

Mynavi Web Manager

大手求人サイト「マイナビ」による新卒採用に特化した管理システムです。エントリー済の学生に対して説明会の案内メールを、そして説明会に参加した学生に対して一次選考の案内メールを配信するなど、選考状況に合わせたメールを簡単に送ることができます。また、自社のホームページや他のサイトからエントリーした学生の情報も一括管理できるため、応募経路別に管理する手間が省けます。

HRMOS(ハーモス)採用管理

ハイクラス求人サイトで知られている「ビズリーチ」が運営する採用管理システムです。新卒・中途などあらゆる採用活動に対応しています。また、AI(人工知能)によるレコメンド機能で、ビズリーチの人材データベースの中から、自社の採用ターゲットに近い人材をピックアップしてくれます。そのため、自社が求める人材に効率的にアプローチすることが可能です。

経理業務

経理業務では、伝票作成や帳簿処理に毎月膨大な時間を取られます。また、紙の伝票や帳簿はかさばるだけでなく、紛失のリスクもあります。

会計システムは、会社の口座やクレジットカードを同期して帳簿に反映し、経費や給与の計算を自動化することができるため、人為ミスや業務負担を減らすことができます。さらに、帳簿のペーパーレス化を行うことで紛失のリスクを少なくし、会計士との情報共有などもスムーズに進むようになります。

弥生会計 オンライン

シンプルな機能設定で、簿記や会計の知識が少ない経理未経験者や開業したての方でも簡単に使うことができます。銀行口座やクレジットカード、レシートや領収書のスキャンデータ、アプリで撮影したデータを自動仕訳するので、効率的な帳簿作成が可能です。

会計freee

銀行口座やクレジットカードと連携させることで、自社の口座の入出金状況が正確に把握できます。また、スマートフォンやタブレットに専用アプリをダウンロードすれば、外出先からも入出金状況を把握できたり、領収書を撮影して経費申請したりすることも可能です。

帳票処理業務

帳票処理業務では、メールやFAX、郵送などで届く請求書や発注書を目視で確認し、システムに入力する作業が発生します。また、入力ミスが発生する可能性もあります。

文字を読み取ってデジタルデータに変換するOCRと定型作業を自動化するRPAを使えば、発注書や請求書などの処理を自動で正確に行うことができます。

ReiWorQ(レイワーク)の業務効率化ソリューション

OCRで受注伝票や請求書、セミナー参加者の手書きアンケートといった書類の文字をデータ化し、RPAで社内システムやエクセルに自動入力することで、データの確認・入力作業にかかっていた時間を大幅に削減できます。また、入力ミスを最小限に抑えることができるため、業務のクオリティーが向上します。

申請・承認業務

勤怠、出張、備品購入などの申請・承認業務は、人事・総務・経理などのバックオフィスを経由することがほとんどです。これらの申請を紙で行うと、都度申請用紙を探し、印刷し、記入し、そして次の承認者に渡すという手間がかかる上、処理後には保管する必要があります。申請方法に関する問い合わせがバックオフィスに集中し、他の業務が進まないという事態も起こりえます。

ワークフローシステムを導入して社内の申請業務を電子化・自動化することで、バックオフィスの負担を軽減できます。

Create!Webフロー

申請・承認業務のプロセスを可視化し、承認ルートや業務の進捗状況を把握できます。また、決裁後の申請書を電子化することで保管スペースを確保する必要もなく、ペーパーレス化につながります。クラウド上で手続きができることから、出張中や在宅勤務中でも場所を選ばずに申請業務を進めることができます。

会議運営業務

経営会議などの重要な意思決定が行われる会議の書類や議事録の管理はバックオフィスの重要な業務ですが、紙主体で行うと会議の準備~報告に手間やコストがかかります。

オンラインストレージを導入し、会議運営にまつわる書類を電子化してペーパーレス会議にすることで、資料の準備・保管、議事録の作成・共有にかかる手間を大幅に削減できます。また、電子化することで書類の検索性も高まるため必要な情報にアクセスしやすくなります。

※ペーパーレス会議について詳しくは「ペーパーレス会議で業務効率化! 導入を成功させる方法とは?」をご覧ください。

セキュアSAMBA

多くの中小企業に選ばれている法人向けオンラインストレージです。データのアップロードやダウンロードは、ドラッグ&ドロップで簡単に行うことができ、サーバー上でファイルの編集や上書き保存も可能です。また、ファイル・フォルダ毎にアクセス権限を細かく設定することで、情報漏えいのリスクを最低限に抑えることができます。

ファイル管理の基本について詳しくはこちらの記事を、その他の業務効率化の手法と役立つツールについてはこちらの記事をご確認ください。

ツールを活用してバックオフィス業務の効率化を

バックオフィス業務を効率化すれば、コア業務に取り組む時間を増やすことができます。自社に合ったツールを上手に取り入れて、業務効率化や労働生産性の向上を目指しましょう。

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