ペーパーレス化は必要か?メリット・デメリット、進め方を徹底解説

地球環境への対策やコスト削減等の効果を得るため、ペーパーレス化を推進している会社が増えています。 またコロナ過によりオフィスへ出社せず、在宅勤務が増えた為、働き方の変化も伴いペーパーレス化が更なる広まりを見せています。 そもそもペーパーレス化にする目的や、効果はどのようなことが考えられるのでしょうか?どのようなやり方や手順、方法で進めていくべきでしょうか。 ペーパーレス化について事例も含めて徹底解説いたします。

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目次

    なぜペーパーレス化が注目されているのか

    なぜ今、ペーパーレス化が注目されているのでしょうか?ペーパーレス化を推進している理由についてもお伝えします。

    そもそもペーパーレス化とは

    まず、ペーパーレス化とは今まで紙の資料や書類だったものをできる限り電子化することです。

    ペーパーレス化することで、森林伐採等による環境破壊から地球を守ることができます。企業にとっても経費削減や業務効率のアップ等、さまざまな問題や課題を解決し、高い効果を得ることができます。

    なぜペーパーレス化が必要なのか

    労働力の著しい減少により、少ない労働力でより効果を発揮させることが求められています。そのため日本政府は働き方改革を推進しています。この取り組みの一環としてペーパーレス化も対象としてます。

    業務効率の観点から考えるとペーパーレス化することで、書類のやり取りを減らすことができます。オフィス内で紙書類をやり取りする場合、そこまで負荷はかからないかもしれません。

    ただ、作業現場で書類をチェックするとなると、作業効率は落ちてしまい本来の作業時間が削られてしまいます。
    書類をデータ化しスマートフォン等のデバイスで書類の確認ができるようになると、このような負担を軽減させることができます。

    また、コロナ過により在宅勤務を導入する企業も増えました。書類や資料の電子化が進むことで、自宅でも難なく資料の閲覧、編集ができるようになります。

    資料の閲覧、編集が難なくできることで自宅でも業務速度を落とすことなく、作業を進められるでしょう。

    ペーパーレス化が進まない原因とは

    総務省が平成24年に調査した実態を見ると、社内業務のペーパーレス化は29.1%に留まっています。
    コロナ過ということもあり、現状はもう少しペーパーレス化が進んでいる可能性もありますが、紙の書類から抜け出せない企業はまだまだ多く存在しています。

    ペーパーレス化が進まない原因として下記等の理由が考えられます。

    • 新たな社内ルールや運用が必要になる
    • 一定レベルのITリテラシーが必要
    • 初期費用、設備費用の負担
    • セキュリティ部分等、情報管理について

    新たな社内ルールや運用構築に社員がついてこれるのか、今までの紙書類という慣習から抜け出せない、取引先が紙の見積書を必要としている等、さまざまな原因が考えられます。

    また、電子化することでセキュリティ部分等、一定のITリテラシーが必要になることもペーパーレス化が進まない要因の一つであるでしょう。

    さまざまな視点から考えても、全ての書類を電子化することは現実的ではありません。ただ、一部分だけでも電子化することで得られるメリットもあります。

    どのような方法で取り入れるべきか、検討してみましょう。

    ペーパーレスにするメリット・デメリット

    ではペーパーレス化にすることで得られるメリットやデメリットについて紹介します。

    メリット

    まずはどのようなメリットがあるか見てみましょう。

    書類の検索が容易(業務の効率化)

    書類が電子化されると、社内ネットワーク等にデータが保存されることになります。一括管理することで、書類の検索一つにしても手間がかからず、業務効率も必然的にアップします。

    席を立ちキャビネットまで度々会議書類を確認しに行くという手間も省けます。

    紙代やインク代が不要(コスト削減)

    ペーパーレス化はコスト削減にも繋がります。
    紙代やインク代、印刷機器のメンテナンス代、必要のなくなった書類の廃棄代等、紙の書類はさまざまなコストがかかります。

    電子化することで、コスト削減につながります。

    いつでも・どこでも・誰でもアクセス可能

    電子化することで個人宅等、ネット環境が整っている場所であればアクセスできるようになります。

    またPCだけでなくタブレットやiPad等、あらゆるデバイスからもアクセス可能です。
    ペーパーレス化することで働く場所に囚われず、業務効率も向上させることができます。

    紛失・劣化・情報漏えいのリスク低下(セキュリティ強化)

    書類を電子化することで、どうしても防ぎきれなかった書類の紛失や情報漏えい、書類の劣化というようなリスクを低下させることができます。

    また電子化することで、書類自体へのアクセスも制限をかけたり、データ等の閲覧履歴も残すことができるため、セキュリティ上も安心です。

    機密性の高い資料であれば、社内の中でもより強度なアクセス制限をかける等、セキュリティ強化させることができます。

    環境保護の実施(SDGs)

    国際社会共通の目標としてSustainable Development Goalsが発表されました。英語の頭文字をそれぞれ取ってSDGs、持続可能な開発目標のことです。
    利益を生みだすだけでなく、地球環境についても取り組んでいるということは企業のイメージアップにも繋がります。

    ペーパーレス化についても地球環境への配慮になるため、SDGsを実施している企業であると世間に認識されるメリットがあります。

    デメリット

    ペーパーレス化のメリットについてお伝えしました。ペーパーレス化を進めることで多くのメリットを得ることができます。

    しかしデメリットについても存在します。どのような点が懸念点なのか確認し、ペーパーレス化の導入に失敗しないようにしましょう。

    初期費用が必要(導入コスト)

    まず、ペーパーレス化を進める場合、システムやツール等を導入することになります。

    そのためサーバー等の環境構築や整備、セキュリティ対策、PC等のデバイス代等、初期費用が発生します。

    ただ長期的考えると、今まで必然的にかかっていた紙代やインク代、印刷機器のメンテナンス代等のコストから解放される点はメリットであるでしょう。

    書類の全体像が見えにくい(視認性の低下)

    紙の書類であれば当たり前のように書類の全体像を閲覧することができました。

    しかし電子化された書類であれば、細かい字の場合、全体像を把握することが容易にできない可能性もでてきてしまいます。

    拡大したり縮小できたりできる機能はあるものの、画面表示が限定されがちです。
    複数枚の資料を見比べたり、図面等を確認する場合、作業スピードが落ちてしまいかねません。

    システム障害や故障のリスク

    電子化された書類を保存しているサーバーが何らかの原因で故障したり、システム障害をおこす可能性もあります。

    書類が消失したり、閲覧できないというリスクも考えられます。

    このようなことにならないためにも、異なった場所に複数の同じデータを保存したり、バックアップをこまめに行うことが重要になります。

    社内のITリテラシーが必要

    ペーパーレス化を導入する場合、一定のITリテラシーが必要になります。
    社員の中にはITに不慣れな人もいるでしょう。

    導入研修やITリテラシーについての案内文やマニュアル整備はもちろんのこと、使用者のことを考慮して進めていくべきです。

    導入後、業務に支障をきたすことのないように無理のない導入計画を立てましょう。

    ペーパーレス化を進める際の注意点

    ペーパーレス化へのメリット、デメリットについてお伝えしました。
    さまざまな状況を想定して、どのような点に注意すべきかご確認ください。

    ペーパーレス化できない書類を押さえておく

    書類の中には、紙書類での保管が必要なものもあり、全てを電子化することはできません。

    業界や職種によっても異なるでしょう。
    ペーパーレス化を導入する前に、ペーパーレス化できない書類について確認し、押さえておくようにしましょう。

    ITに慣れていない人でも使えるように社内を整える

    先ほどお伝えしたようにITに苦手意識がある人も一定数存在します。
    そのためITに慣れていなくても、使いやすく分かりやすいツールやシステムの導入でなければ意味がありません。ペーパーレス化を効果的に進めていくためにも注意しましょう。

    他にも不明点が出た場合の問い合わせ窓口や、マニュアル整備等、社内環境を整えておくことも必要です。

    押さえておきたいおすすめのツール

    ペーパーレス化導入に向けて押さえておきたいソリューションツールを紹介します。
    どのようなサービス内容であるのか、ぜひチェックしてみてください。

    電子締結ができる「クラウドサイン」

    弁護士が監修し開発されたのが、クラウドサインです。国内シェア80%で導入企業は14万社にも及びます。

    紙と印鑑をすべてクラウドに置き換えることを目的として高い効果を発揮できます。
    今まで面倒だった書類の郵送や印紙の準備等をパソコンだけの作業で完結させることができます。
    契約書についても自動的に保管してくれるため、保管場所にも困りません。

    プランも複数あり、Standardプラン11,000円から導入することができます。

    オンラインストレージ「セキュアSAMBA」

    セキュアSAMBAは法人向けのクラウドオンラインストレージで高セキュリティにも関わらず、月額15,000円から利用できます。継続利用率も98%と高い効果を維持しており、中小企業から一番選ばれているオンラインストレージでしょう。

    インターネット接続があればタブレット等、デバイスを問わずどこからでも簡単にファイルへアクセスすることができます。
    アクセス経路やデータファイルもすべて暗号化されるため、安心して利用することができます。

    アクセス権限も細かく設定できるため、運用しやすい点もおすすめでしょう。

    手書き書類の自動読み取り「AI-OCR」

    手書きされた書類をAIが読み込みデータ化するAI-OCRもあります。手書き入力された名前や住所、電話番号等をデータ化し、後続処理であるシステムへの入力もRPA等を利用すれば自動化することができます。

    手書き書類の多い市役所や金融等で導入されればペーパーレス化はもちろんのこと、作業効率も向上するでしょう。

    まとめ

    ペーパーレス化のメリット、デメリット、進め方についてお伝えしました。ペーパーレス化を推進することで、コスト削減や業務効率にも一役買うことができます。

    ただ、やみくもにペーパーレス化を進めていいわけではありません。どの業務でペーパーレス化を導入すると、作業効率が向上するのかよく検討し導入するようにしましょう。

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