経費削減の進め方やアイデアをご紹介!

新型コロナウイルスの感染拡大により、経営への影響を受けている企業は少なくありません。 このような状況の中、上司から経費削減を求められているけれど「具体的に何をしたら良いか分からない」「経費削減のアイデアやネタを探している」という総務部や人事部の方も多いのではないでしょうか。 本記事では、経費削減の進め方とアイデアをご紹介します。経費削減を進める上での注意点もまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

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知識

目次

    経費削減の進め方

    ここでは、会社で経費削減をどのように進めたら良いのかを解説します。

    経費が発生しているもの全てを洗い出す

    まずは、何に経費が発生しているかを洗い出しましょう。

    経費が発生しているもの全てを洗い出すことで、何にどのくらいの費用がかかっているのか等、経費の内訳を把握できるようになります。また経費の内訳を把握すると、取り組むべき課題が見えてきます。

    優先順位を決める

    現在発生している経費を全て洗い出したら、どれから経費削減に取り組んでいくか、優先順位を決めていきます。

    優先順位を決める際は、「すぐに始められて、コストダウン幅が大きいもの」「すぐに始められて、コストダウン幅の小さいもの」「手間がかかって、コストダウン幅が大きいもの」「手間がかかって、コストダウン幅が小さいもの」の順に取り組むのがおすすめです。

    「手間がかかるもの」は効果が出るまでに時間がかかりますが、「すぐに始められるもの」は比較的早い段階で効果が得られます。

    目標を設定し、社内で共有する

    削減する経費の優先順位が決まったら、目標を設定して社内で共有しましょう。

    目標を設定する際は、数字を使うのがポイントです。例えば、「消耗品代を3ヶ月で20%削減する」というように、目標を具体的に示すことで、社員の意識が高まり、行動しやすくなります。この時、マニュアルを作成して業務の手順を明確にして伝えると良いです。

    上司へ経費削減を提案する際は、コストダウン提案書を作成するのがおすすめです。提案書の書き方のポイントは「なぜ経費削減をする必要があるのか」「どのような根拠に基づいて、どのような経費削減を実行するのか」「具体的な手順」「どのくらいの効果が期待できるのか」等、経費削減の目的、根拠、手順、見込める効果やメリットを明確に記載することです。

    会社全体で経費削減に取り組めば、より大きな効果が期待できます。

    経費削減のためのアイディア

    それでは、実際にどのように経費削減を実行していけば良いのでしょうか。具体的な経費削減のアイデアを紹介します。

    消耗品代の見直し

    事務用品等の消耗品代を見直すことで経費削減が可能です。

    例えば、大量パックで売られている事務用品を総務部で一括購入して社内で在庫を共有すれば、事務用品一つあたりの単価を抑えられます。

    また複合機のカウンター料金は、白黒1枚あたり約2円、カラー1枚あたり約13円で設定されている場合が多いです。そのため、社内で利用する資料のコピーや印刷を「白黒両面印刷」にしたり、必要最低限の資料のみを印刷してPDFを活用したりすれば、消耗品費の節減につながります。印刷に使用する紙は裏紙を再利用すると良いでしょう。ただし、個人情報が書かれた紙は裏紙として利用しないように気をつける必要があります。

    テレワークの導入

    テレワークの導入により、オフィスコストと通勤手当を削減できます。

    オフィス勤務の場合、社員一人一人に机と椅子が用意されている会社が多いと思います。テレワークを導入して、個人専用の座席を持たないフリーアドレス制を取り入れれば、座席数を減らせます。無駄なスペースを削減してオフィスを縮小すれば賃料の削減を実現できるでしょう。また出社する社員を減らすことで、通勤手当や消耗品費、光熱費などの削減にもつながります。

    IP電話を利用すれば、会社の電話番号での受発信も可能になるため、 電話応対のために出社する必要もありません。

    ただし、テレワークの導入は工場等の製造業や飲食店、ホテル、病院では難しく、全ての業種で導入できないのが難点です。

    光熱費の削減

    光熱費を削減する方法は、ガスや電気の契約会社を見直す以外にもいろいろあります。

    例えば、蛍光灯を消費電力が少なく、寿命が長いLED照明に切り換えると、手間をかけずに光熱費の削減ができます。また利用していない部屋やトイレの照明は消すようにしましょう。照明の電源スイッチ付近に「節電にご協力ください」等の張り紙を貼るのも有効です。

    業務プロセスの自動化

    業務プロセスを自動化するツールの導入は、経費削減だけでなく業務の効率化にもつながります。

    単調なデータ入力作業等をロボットに任せて自動化すれば、人件費を削減できるだけでなく、手作業によるミスもなくなります。業務自動化ツールの活用でコア業務に注力できるようになり、作業効率もアップするでしょう。

    クラウドサーバーの活用

    自社でサーバーを運用している場合は、クラウドサーバーの活用を検討しましょう。

    クラウドサーバーを利用するメリットは、使用した分だけ支払う従量課金制なので、無駄な費用を支払う必要がない点です。容量が不足した際は、料金プランの変更やオプションサービスの追加をするだけで、容量の拡張が可能です。

    ペーパーレス化

    書類を電子データとして作成したり、紙媒体をスキャナーでデータ化したりして、ペーパーレス化を進めましょう。

    書類のデータ化は、コピーや印刷にかかるコストを削減できるだけでなく、書類の検索や共有がしやすくなるメリットもあります。電子化した書類にパスワードをかけることで、セキュリティの強化にも役立ちます。

    さらにデータをオンラインストレージに保存すれば、テレワークで働く社員や外出中の営業担当者が時間や場所に縛られることなくアクセスできるようになるので便利です。電子契約サービスを導入すれば、手続きが簡素化され、業務効率も高まります。

    経費削減を進める上での注意点

    経費削減をスムーズに進めるために、注意したい3つの考え方があります。

    短期間での効果を期待しない

    経費削減は、短期間での効果を期待せずに行いましょう。

    すぐに始められる経費削減のアイデアはたくさんありますが、長期間実施しないと効果が得られないものも少なくありません。また、短期間で効果を出そうと必要な経費まで削減してしまっては事業に影響が出てしまいます。経費削減は、長期的に効果を評価しながら継続して行うのがポイントです。

    社員教育の経費を削減しすぎない

    社員教育の経費を削減しすぎないようにしましょう。

    社員教育は企業の「投資」であり、企業の対外的な信頼や生産性の向上につながります。また企業理念や方針の浸透により、社員の帰属意識が深まります。

    経費削減のために社員教育を止めるのではなく、集合研修をオンライン研修に切り換えたり、e-ラーニングを活用したりするとコストを抑えられます。

    人員削減による残業の増加

    人員削減によって残った社員に負担がかかり、残業が増えることのないようにしましょう。

    人員削減は大きな経費削減効果を見込めますが、安易な人員削減はやってはいけない経費の削減方法です。残った社員に負担がかかりすぎると、優秀な社員の流出につながる恐れがあります。人員の削減は最終手段とし、まずは他の経費削減から実行してください。

    まとめ

    本記事では、経費削減の進め方やアイデアをご紹介しました。経費削減は、現状を把握してから優先順位を決め、設定した目標を社内で共有すると、スムーズに進められます。今回ご紹介した経費削減のアイデアの他にも、ご自身で思いついたものがあれば、ぜひコストダウン提案書を作成して上司や会社に提案してみてくださいね。

    すぐに始められる経費削減のアイデアはたくさんありますが、目先の経費削減にとらわれずに、中期・長期的に効果を分析することも大切です。

    業務プロセスを自動化するツールやクラウドサーバー等の導入も経費削減につながるので、自社の環境に合わせて活用してみてください。

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