手書き文字を瞬時にデータ化できる「 AI-OCR」とは？機能やメリットを解説

オフィスにはさまざまな重要事項を記した書類が数多く保管されています。これらを保管するのは、いざという時に参考にするため、法律上保管の義務があるからなどの理由からです。

しかし、紙の書類のデメリットとして検索ができない、業務スペースを圧迫するなどが挙げられます。これらのデメリットを解消して業務効率を高めるべく、近年は書類をデータ化する動きが見られます。

しかし、一つひとつの書類をスキャンするのは単純でありながら大変な作業です。この作業を簡単に素早く行うためのツールとして、OCRが注目されています。

このOCRがさらなる進化を遂げたのが、AI-OCRです。今回は、AI-OCRの特徴やRPAとの連携について解説します。

AI-OCRとは？

まずは、この記事のテーマとなるAI-OCRとはどんなものなのかを確認しておきましょう。

AI-OCRとは

AI-OCRは、OCRとAIを組み合わせた技術です。まずはこのOCRについて説明します。

OCRとは

OCRは“Optical Character Reader（またはRecognition）”の略で、日本語では「光学式文字読み取り装置（光学的文字認識）」を意味します。

具体的には、書類などをスキャンして画像として取り込んだデータの中からテキスト部分を認識し、文字データに変換する仕組みのことを指します。具体的な商品名として、AI inside株式会社が提供する「DX suite」、NTT東日本が提供する「AIよみと～る」などがあります。すでに大企業を中心に導入が始まっています。

これまでは、手書きの書類や印刷された書類のデジタル化を行う際にはスキャナーを用いてPDF化する、目視しながら人間がパソコンに入力していくなどの方法で行っていました。しかし、手書きの書類や印刷された書類のデジタル化をこのような方法で行うと、ヒューマンエラーが生じる可能性があったり、ミスを減らすためにダブルチェックをする必要があったりと、何かと時間や手間がかかるものでした。

また、スキャナーを用いてPDF化すると、従来型のスキャナーでは手書きの文字がつぶれてしまう、表や帳票などのレイアウトが崩れてしまうなどのデメリットがありました。

そこで、OCRを使うことで、表や帳票を読み込むことが可能です。文字を読み込んでテキスト化しているので、範囲選択や検索といった機能が利用でき、書類の利用や管理がより便利に行えます。OCRで読み込んだ表をエクセルなどの表計算ソフトウエアに出力してグラフを作成するなど、データを違う形で応用することも可能です。

このように、OCRを利用することによって単純業務に割く時間を削減できるだけでなく、効率的な業務遂行に役立てることもできます。そのため、データ入力から文書管理などビジネスの幅広い業務での活用が期待されています。

AI-OCRとはAIとOCRを組み合わせたもの

AI-OCRは、このOCRとAI技術を組み合わせたものです。OCRとAI技術を組み合わせることによって、これまでよりさらにスムーズに文字のデジタル変換が可能となりました。具体的にはAIの機械学習によって文字認識率がさらに向上し、内容に相違ないかなどのチェック作業や修正作業が大幅に削減され作業が効率化ました。

また、これまでは帳票や宅配便の送り状など独特の形式の書類や手書き書類を読み込む際にはフォーマットの設計が必要でしたが、AIによってこれら項目を抽出できるため、以前より簡単に読み込めるようになりました。

AI-OCRが業務効率性を高めることは、企業だけでなく行政機関も注目しています。近年は企業だけでなく自治体での導入も進んでおり、総務省も「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック」を作成して導入を支援しています。

AI-OCRとOCRの違い

それでは、AI-OCRはOCRと比較してどんな点が違うのでしょうか。

文字認証の正確性が向上

まず、文字を認証する機能がOCRと比べてスムーズかつ正確に行えるようになっています。OCRは1枠に1文字が入力されているという仕組み（「固定ピッチ」と呼ばれる）に基づいて文字を認識しています。そのため、自由記入欄があるアンケートなど、枠の中に自由に文字を記述している書類をスキャンする際には、この仕組みが適応されていないことから認識率が低下してしまうという欠点がありました。

しかし、AI-OCRはAIがディープラーニング（深層学習）を行うことにより、書類をスキャンすればするほど文字の認識率を向上させられると考えられます。そのため、利用すればするほどスキャンの精度が高まります。これにより、より効率的にかつ大量の文書をスキャンすることが可能となっています。

AI-OCRのこの仕組みを支えているのは、API（Application Programming Interface ）と呼ばれている仕組みです。APIとは、簡単に説明すると「アプリケーション-ソフトウエア」と「プラグラム」をつなぐための仕組みです。AIとOCRに限らず、パソコンやスマートフォンに複数のソフトウエアやアプリケーションをインストールして組み合わせて使うというシチュエーションは多いことでしょう。このスムーズな連携を支えているのが、APIなのです。

さまざまなAI-OCRの中でも、特にMicrosoft Azureによる「Azure cognitive services」や「Compture Vision API」などは日本語の認識能力に優れているといわれており、さまざまなOCRサービスの基礎となっています。

レイアウト解析能力が向上し、さまざまなフォーマットに対応可能

表や帳簿などをOCRでスキャンする際、これまでは事前に読み取り位置などの詳細を設定をしてからスキャンする必要がありました。AI-OCRではAIが自動で読み取り位置を自動的に抽出します。そのため、表や帳簿だけでなく請求書・見積書・発注書といったビジネスに欠かせないさまざまなフォーマット（非定形帳票）も瞬時に読み込み、項目を抽出できます。これらのフォーマットが混在している書類でも、難なくスムーズに読み込みができます。

AI-OCR導入のメリット

それでは、AI-OCRを導入することにはどんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、導入するにあたってのメリットをご紹介しましょう。

入力作業やデータ化の効率化

資料を一つひとつスキャンする、テキスト部分を目視でパソコンに入力するなどの方法に比べて効率的にデータ化が行えます。また、人的作業によるミスも抑えられますので、作業時間の短縮にもつながります。 作業効率が上がる、作業時間の短縮ができるということは、ただ単に楽になるというだけではありません。空いた時間をコア業務やクリエイティブな時間に当てることで、新規業務を展開できる、残業時間が削減できて社員の余暇が増え健康が守られるなどのメリットも生まれる可能性があるということも、導入のメリットといえます。

資料保管スペースの削減

従来であればドキュメントファイルなどに閉じて保管していた資料をデータ化し、パソコンのハードディスクや社内サーバー、クラウドサーバーなどに保管することで、社内のスペースを有効活用できます。新しい社員を雇い入れる、商談スペースやコミュニケーションのためのスペースにするなどのアイデアがあります。

RPAなどの連携でさらに効率化

RPAとはRobotic Process Automationの略で、ロボットに一連の業務（シナリオ）を覚えさせて実行させる仕組みを指します。RPAはデータ入力や数字の自動抽出など、定型作業や大量に処理する必要のある業務といった事務系部門に多い作業を得意としています。しかし、RPAには紙に記載された情報を読み込むことが不得意であるという欠点があります。 そこで、RPAはAI-OCRはと連携することにより、データのスキャンから抽出、入力や加工、出力までをワンストップで自動化できるのです。文字データを自動的に読み込み、作業の自動化までを一貫して行えるので、さらにツールに任せられる業務が増え、その分コア業務やクリエイティブな分野に集中できるでしょう。

AI-OCR導入のデメリット

どんなシステムや仕組みにもデメリットはあるものです。それでは、AI-OCRを導入することにはどんなデメリットがあるのでしょうか。 口コミや導入事例を見る限り、AI-OCRを導入することのデメリットはほとんど見当たりません。しかし、AI-OCRによる文字の認識率は100％には到達しないのが現状のようです。例えば、癖の強い手書きや特殊文字が印字された書類などは判断が難しいようなので、使用する際には目視でのチェックを行うなどの仕組みをつくるとよいでしょう。

AI-OCRの認識精度は？

自動的に文字を読み込む際にハードルとなり得るのは、以下のような文字や記号です。

• 書き損じ、取り消し線
• 記号を含む文字列
• 大文字や小文字が混在するアルファベット
• 文章の途中に改行やスペースがある文章
• 手書き文字

高精度を誇るといわれているAI-OCRですが、実際には認識精度はどの程度なのでしょうか？ここでは、AI-OCRサービスの一つ「DX Suite」の「Intelligent OCR」を例に挙げながら解説します。

書き損じ・取り消し線

手書きの文書によくある書き損じや取り消し線があっても、正確な認識が可能です。

記号を含む文字列

帳簿や請求書などで見られる▲や￥といった記号が含まれている場合でも、問題なく読み取ることができます。

アルファベット

大文字や小文字が混在したアルファベット表記でも、それぞれ判別して正しく認識します。

複数行にまたがる長文

文章の途中に改行やスペースが入った長文でも、スムーズに認識できます。

手書き文字

癖が強い文字も混ざる手書き文字でも、難なく認識できます。

「Intelligent OCR」に限らず、ほとんどのAI-OCRは、これらが混じった書類でも難なく文字を判別でき、スムーズに読み込めます。しかし、あまりにもこれらが多い書類をスキャンする際には、終わった際に念のためチェックをするなどの体制をとると、よりミスのない作業ができるでしょう。

AI-OCRツール選びのポイント

それでは、AI-OCRの導入を検討している場合、どんな点に注目してツールを選べばよいのでしょうか。ここではAI-OCRツールの選び方ポイントをご紹介します。これを参考に、複数のツールと比較して自社に最適なツールを選んでください。

Point1　使いやすさ

AI-OCRを導入すると、大量の書類を日常的に読み込むことが想定されるでしょう。そのため、なんといっても使いやすいかどうかは重要なポイントです。導入を検討しているツールがあるのであれば、ぜひトライアルで試してみることをおすすめします。

現在は、ほとんどのAI-OCRは2週間〜1ヶ月程度のトライアルができる仕組みを設けているので、会社で利用しているさまざまなタイプの書類を読み込めるかや使いやすいかどうかを確かめてから導入しましょう。

Point2　他システムとの連携が可能か

AI-OCRは、先ほど紹介したRPAを始めとする業務用のアプリケーションやソフトウエアと連携するとより効率的に業務を行えます。 現在、RPAなどを利用している企業はもちろんのこと、現在利用していないという場合でもこれから導入される可能性を考慮し、どんなシステムと連携が可能なのかを確認しておきましょう。汎用性の高いアプリケーションやソフトウエアを使えるサービスであれば、後々使い勝手がよく、効率性の高い業務環境が実現できます。

Point3　セキュリティ

企業が取り扱う書類の中には、社外秘の情報や個人情報などが含まれていることも多いです。これらの情報が記載された書類をAI-OCRでスキャンし、保存したいというニーズもあるでしょう。 そのため、導入を検討している企業や個人情報を取り扱う機会の多い企業は、ツールのセキュリティ対策をチェックしましょう。近年はどのツールもセキュリティ対策に力を入れていますが、銀行や通信販売事業などの企業に導入実績の多いツールは、特に高いセキュリティ対策を講じているものもありますので、検討してみてください。

Point4　サポート体制が整っているか

初めて導入するツールは、使い方が分からなかったりトラブル対応に苦労したりということがよくあるものです。そんな際、これらのトラブルにスムーズに対応できないと「あのツールは使えないな」というイメージが強くなり、せっかく導入したのに使われないという状況が発生しかねません。そこで、このような状況を回避するために、ベンダーからのサポートが受けられるとスムーズに進みます。

サイトにQAやFAQを掲載しているツールは多いですが、より手厚いサービスを売りにしているサービスはそれだけではありません。例えば電話やメールでの対応やサポートコミュニティ（ユーザー同士が質問・アドバイスをしあえる掲示板のようなもの）、動画やセミナー、Eラーニングなど多彩なサポートサービスを用意しているツールもあります。自社がどんな対応を必要としているか（あるいは必要とすると予測されるか）を検討し、ツールを選ぶ際の評価基準の一つとしましょう。

RPA×AI-OCRで手書き帳票業務の効率UP

RPAとAI-OCRを組み合わせることで、手書き帳票が絡む一連のワークフローを自動化、業務にかかる工数を大幅に削減できます。 RPAは定型業務や大量に処理する必要のある業務を得意としています。そのため、RPAとAI-OCRを組み合わせて手書き書類の読み込みを行うと、それぞれのメリットを引き出してより一層効率性の高い業務遂行を実現できるのです。

手書き申込書の入力作業

AI-OCRで手書きの申込書やを読み込み、記載された必要事項をRPAで基幹システムに自動的に入力できます。 自動化という点では、RPAのみの利用でもよいと考えるかもしれません。しかし、RPAのみの利用では申込書の内容を目視し手作業でデータ入力する必要があります。また、OCRだけの利用では読み取ったデータの誤字脱字をチェックしてシステムに入力するという手間が発生します。 AI-OCRとRPAを組み合わせれば、読み取りから入力まで一連の作業を自動化できるため、大幅に作業効率を向上させられます。

FAXで届いた伝票の受注処理

FAXで受信した伝票は、手書き・印字ともに文字が潰れてしまったりかすれてしまったりして、文字が不明瞭になってしまうものが散見されます。AI-OCRを利用すれば、このよう読みにくい文字が記載されている受注伝票も自動的にクリーンアップし、正確に読み取ることができます。 AI-OCRは紙の帳票をスキャンする際に必ず生じるズレや不鮮明な箇所も自動で補正してくれるため、読み取りにかかる手間を大幅に削減できます。そのため、大量の帳票をよりスムーズに処理できます。 AI-OCRが受注内容を正確に読み取り、その後RPAが自動でシステムに入力することで、これまで受注処理に必要だった人的リソースをその他のコア業務に回すことができます。

セミナーアンケートの集計

セミナーを行った際、来場者に記入してもらうアンケートをデータ化したいとなると、膨大な数の手書き文書を一つひとつインプットしていく作業が発生してしまいます。目視して入力するとなると膨大な時間がかかりますし、ミスも発生しやすいです。 膨大な数の手書きのアンケートも、AI-OCRで読み取りRPAで集計処理することにより、その日のうちにデータ化し、報告できるようになります。

また、アンケートにはチェックボックス、数字記入、自由回答などさまざまな回答形式がありますが、AI-OCRはどんなフォーマットにも対応できます。手書きのアンケートにありがちな乱筆文字も、AI-OCRなら正確な認識が可能ですので、正確に確実にアンケート集計が行えます。

まとめ

今回はAI-OCRについて、その機能やメリットを解説しました。これを読んで、AI-OCRを導入することのメリットをお分かりいただけましたでしょうか。「AI-OCRという名前は聞いたことがあるけれど、どんなものなのかは分からない」という人から、導入を検討している人まで、AI-OCRについて少しでも理解を深めていただけたら幸いです。

これに止まらず、WEBサイトや書籍、セミナーなどでさらに知識を深めていきましょう。さらに、社内や部署内の担当者だけでなく、AI-OCRに読み込ませる書類に携わっている社員もAI-OCRに関する知識や使い方について理解を深められるよう、社内セミナーやEラーニング、書籍などを活用してメンバー間でもノウハウを共有し、分からない点は質問し合うなどしていけるのかが理想的な環境といえるでしょう。

また、AI-OCRだけでなく他のツールやアプリケーション、特にRPAを組み合わせることのよさやメリットもご理解いただけたと思います。AI-OCRやRPAを利用していなくても、すでにパソコン内の複数のソフトウエアやアプリを連携させて業務を行うということは、日常的に行われているものです。そのため、抵抗感なく導入できるものだと考えられます。

そして、この例だけでなく、複数のツールやアプリケーションを組み合わせて作業効率の向上を測ったり、ミスを減らしたりといった試みはAI-OCRやRPA以外の分野でも活発になっています。例えば、2020年11月に富士ゼロックスは自社の複合機「ApeosPort」とAI inside株式会社のAI-OCRサービス「DX Suite」を連携させるアプリの提供を始めました。

これは、複合機を利用して帳票の記載内容をAI-OCR処理し、データ化させるためのアプリです。このような傾向は今後も強まっていくでしょう。 そのため、一つのツールやアプリケーションを導入するのではなく、複数を導入して使っていく、あるいは組み合わせて使っていくというシチュエーションは、これからのビジネスの場ではよく見られる光景になっていくのではないかと予測されます。

ぜひAI-OCRを利用し、その利便性を体感してください。